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タスク管理【トレロ】一味違う使い方~営業ツール編~

トレロは優れたToDo管理ツールとして知られていますが、それだけがトレロの魅力ではありません。
 

トレロは運用次第で、非常に優れた営業ツールに変化するのです。
 

けれど「いったいトレロで、どうやって営業に使えるの?」と不思議に思う人もいるのではないでしょうか。
 

そこで今回はトレロを営業で使うための、おすすめのアイデアをお伝えします。
 



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1. トレロで名刺管理ができる!

カードを使って名刺管理

トレロにはToDoを入力する「カード」という機能がありますが、このカードを使って名刺管理ができます。
 

トレロのカードには写真を張り付けることができるのですが、この機能を活用するというわけです。
 

やり方は簡単、名刺交換後、名刺を写真に撮ってその名刺をカードに貼り付けるだけ。
 

これでデスクの上や引き出しの中が名刺だらけということも防げます。
 

また、出先で「あの人に連絡したい!電話番号は何番だったっけ?」というときも、パソコンやスマホアプリのトレロからすぐに確認可能です。
 


 

まず、名刺のボードを作り、その中に会社ごとのリストを作っていきます。
 

そのリスト内に名刺をもらった人の名前のカードを作成。
 

 

カードを開き、右側の「添付」を選択し、名刺を撮影した画像データを選びます。
 


 
名刺の画像は、リスト内のカード名の下にも表示されるため、ボードを開けばすぐに目視可能です。
 


 

コメント欄を有効活用

それぞれのカードにはコメント欄があり、自由に内容を入力できるようになっています。
 

このコメント欄に、話した内容や相手の情報を入力しておきましょう。次に会う前にトレロを開いてチェックすれば、雑談のネタになるからです。
 

コメントを折に触れて入力していけば、独自のデーターベースを作成できます。
 

 

2. Slackと連携できる

Slackとトレロは親和性が高い

Slackとトレロを連携させておけばSlack上からトレロの操作ができ、メッセージやタスクを追加できます。
 

トレロをいじりたい時に毎回トレロを開かなくても良いので非常に便利です。普段Slackを利用することが多い人は、ぜひ連携させておきましょう。
 

より詳しい説明が知りたい方はコチラ↓

 
Slackとトレロを連携するには、まずスラックの画面左下にあるAppの隣の+マークをクリックします。
 


 

するとアプリ選択画面が出てくるので、トレロ(Trello)を選びましょう。
 

アプリをインストールしていない人は、ここでインストールを選択する必要があります。
 


 

インストールが終わると「Add to Slack」というボタンが出てくるので、それをクリックします。
 


 

トレロにログインし、リンクするSlackのチームを選択すれば完了です。
 


 

通知する方法を選択する

Slackからトレロの通知設定を変更することも可能です。
 

トレロをインストール後、トレロアラートのアプリもインストールしてください。
 

あとはアプリから通知が必要なトレロのボードを選択や、どんな時に通知をしたいかを選択。
 

最後に、どのチャンネルにトレロからの通知を反映させるか選択して完了です。
 

3. 営業部みんなの意見をまとめるトレロの使い方

アイディア出しはトレロにお任せ

 

トレロでできるのはToDoリストだけではありません。
 

トレロ自体はカード、リスト、ボードというシンプルな構造なので、アイディア次第でさまざまな使い方が可能です。
 

 

例えば、使えそうなアイディアを思いついたら、カードに書き記してトレロにどんどん貼付けていきましょう。
 

アイディアがある程度溜まったら、ジャンルごとに分けておけば見やすくなります。
 

打ち合わせなど、状況の進捗に合わせて、トレロから引っ張り出してみるとよいでしょう。
 

また、クライアントの反応次第で、トレロ内のカードの場所を変えれば、打ち合わせ後の仕事もスムーズに進みやすくなります。
 

打ち合わせ中の発言もトレロで管理

 

 

大切な打ち合わせの中では、以下のような発言が出てくることが少なくありません。
 

・今後の展開のキーワードとなりそうなもの
・クライアントの反応から避けた方が良さそうなもの
・誰が発言したのかはっきりさせておきたいもの
 

これらを例えば「NGアイディア」「今後のキーポイント」「クライアント発言」といった風に、カテゴリーを分けてリスト化しておくのもおすすめです。
 

事前にカテゴリー分けをしておけば、後は打ち合わせ中にカードの位置を移動させたり、新たなカードを追加していったりするだけでOKです。
 

トレロでプロジェクトメンバーを管理

 

 

プロジェクトメンバーの役割などをメンバー全員でしっかり把握しておきたい時におすすめなのが、トレロを使ったメンバー管理。
 

部署ごと、プロジェクトメンバーごとにリストをつくり、「1つのカード=1人のメンバー」として、顔写真や所属、担当などをリスト化しておくのです。
 

この方法だと部署や担当が変わっても、その人のカードを移動させるだけで配置換えが完了します。
 

誰がどのポジションで働いているのかすぐに分かるので、とても便利です。
 

もちろん、自社内だけでなく、営業先で出会った人を企業や部署ごとに分けることにも有効。
 

「以前、同じ部署の〇〇さんにお会いしましたよ〜」といった会話でアイスブレイクできるかもしれません!
 

4. Chromeの拡張機能でもっと便利に

カードを開かずリストをチェックできるプラグイン

トレロはChromeの拡張を使うことで、さらに機能を追加することができ、より便利になります。ここではトレロを使う上でぜひ入れておきたい、便利なプラグインをご紹介します。
 

最初におすすめしたいのが、Next Step for Trelloです。
 

こちらはカードを開かずにリストがチェックできるプラグイン。
 

パッと見でリストの内容が把握できるので、トレロの操作時間を短縮できます。
 


https://chrome.google.com/webstore/detail/next-step-for-trello/iajhmklhilkjgabejjemfbhmclgnmamf
 

Next Step for Trello
 

カードのタグを表示させる

Card Color Titles for Trelloは、カードにタグ付けされた内容を色分けして表示してくれるプラグインです。
 

カードの内容が視覚的に判別しやすく、使いやすいのでおすすめ。
 


https://chrome.google.com/webstore/detail/card-color-titles-for-tre/hpmobkglehhleflhaefmfajhbdnjmgim

 
Card Color Titles for Trello
 

リストを折り返して表示

List Layouts for Trelloはリストを折り返し、上部のいくつかだけを表示させるプラグインです。
 

リストがたくさんある人、縦長の表示でトレロを利用したい人におすすめです。
 

https://chrome.google.com/webstore/detail/list-layouts-for-trello/aldklnbenbdgfgfbflalmlddkkndgnlc

 
List Layouts for Trello
 

作業を自動化してくれるプラグイン

butlerはトレロの作業を自動化できるプラグイン。
 

何を自動化するかは、ユーザーごとに指定できます。
 

例えばリスト内のカードを自動で並べ替えたり、タスクを繰り返したり、完了に移動させたカードは自動で削除するなどの設定が可能です。
 

ただし、自動化する作業はコマンドを入力して指定する必要があるので、慣れていないと「分からない」「面倒」と感じるかもしれません。
 

ちょっと大変ですが、使いこなせば劇的にトレロが使いやすくなる機能です。
 

https://butlerfortrello.com/
 

Butler for Trello
 

拡張機能についてさらに知りたい方はこちらもチェック!

 

まとめ

トレロはちょっとしたアイデアで優秀な営業ツールに早変わり。
 

特に最初にお伝えした名刺整理機能は、外出が多いビジネスパーソンにはうってつけ。
 

スマホにもトレロを入れておけば、いちいち会社に戻って名刺を確認して、という手間を省けます。
 

トレロを使いやすくするChromeのプラグインも種類が豊富。
 

その中でも作業を自動化してくれるbutlerは、最初は難しいと感じるかもしれませんが、使いこなせればもう手放せなくなるツールです。
 

もちろん探してみれば、もっと使いやすいプラグインがたくさん見つかるかもしれません。
 

自分のスタイルにあわせてトレロをカスタムしていきましょう。

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