空予約で迷惑するあるある10選まとめ。会議室が空いてない人が改善すべきポイント

会議室が足りなくて困っている企業が昨今増えています。
 

理由は、会議室の見かけ上の利用率に比べて、実際の利用率がとても低いためです。
 

何故そんなことが起きているのか。
 

その主な原因は空予約です。
 

今回は空予約で迷惑するあるある話から、会議室を効率よく使う方法、改善すべきポイントについて紹介します。
 



空予約とは?なぜ発生するの?

空予約とは、ひとことで言うと「予約があったのにもかかわらず結果使われなかった」現象のことです。
 

最近だと飲食店の空予約が社会問題になっているので、知っている方も多いと思います。
 

オフィスの会議室で空予約が発生する原因はさまざまですが、例えば
 

・スケジュール調整が終わったのにも関わらず、仮押さえしておいた予約のキャンセルを忘れていた
 
・スケジュール調整に時間がかかり過ぎてしまい、結果仮押さえしていた会議室を使わない状況になった
 
・空いている会議室がなくなることを恐れて、早めに会議室を予約したまま忘れていた

 

などがあげられます。
 

空予約で被る被害あるある10選!

空予約で会議室が使われてない!

「会議室の予約があったので打ち合わせをずらしたが、実際はその予約時間には誰も使ってなかったことが発覚した。」
 

など、
 

会議室を使いたかったのに使えなかった、ということが起きています。
 

仮予約の消し忘れで、使いたいのに使えない?

「すでに必要なくなっている予約を消し忘れてしまったため、使いたい人が使えない状況になっていた。」
 

これは、スケジュールが確定したら、すぐに仮押さえを解除するというフローが徹底されていないため起きてしまう問題です。

仮予約が多くて本当の空きが分からない

「予約で会議室が埋まっているが、本当に会議室を使うのか仮予約なのか判断できず、結局空いている時間や日時を探して、打ち合わせが先延ばしになった。」
 

これも予約後のキャンセルが徹底されていなかったり、予約ルールが決められていないため起こる現象です。

会議室が満室のため会議を延期した

「会議をしたい日時に予約があり、緊急性が高い会議も延期せざるを得なかった。」
 

常に会議室が予約でいっぱい、もしくはそもそも会議室数が足りていない、という際に起きがちな問題です。

急いで会議したいのに場所がない?

「急な打ち合わせ、来客によって会議室を使いたいのに場所が空いておらず、急な会議に対応できなかった。」
 

緊急のミーティングに備え、会議室は常に余裕を持って管理しておくとよいのですが、常に会議室が予約でいっぱい、そもそも会議室数が足りていない、という際にはこうした問題も起きてしまいます。

仮予約を消すタイミングが遅い!

そもそも、仮予約を取り消すタイミングが遅いため、本当は使いたかった人が予約できなかったということもあります。
 

また、仮予約が多すぎる場合、全ての仮予約を取り消したつもりが取り消せていないこともあるので気をつけなくてはいけません。
 

仮予約が仮予約と空予約を生む!

常に会議室が満室の状態だと、他の予約で埋まってしまう前に早めに予約を入れようという考える人が多くなります。
 

しかしそれも仮予約のため、空予約になる可能性も高く、仮予約だけで予約がいっぱいになっています。

会議室が足りない?

会議室を使いたいが空いている時間がまったくない、というとき、会議室が足りないのではないかと思ってしまいます。
 

ですが実際には、会議室の利用率が悪いだけで、空いている時間も多くあり、会議室は足りている、という場合が多いです。

会議室のダブルブッキング…!

会議室の回転率を上げるため、仮予約なら重複でも受け付けるルールにする企業もあるようですが、仮予約のまま確定し忘れて、当日ダブルブッキングということも起きるようです。
 

こうしたルールだと、どうしてもミスが起きやすくダブルブッキングになる可能性があります。

会議室が狭い・広すぎる問題

会議参加者の人数と取れる会議室の収容人数がかけ離れていたり、どうしても使い勝手の悪い部屋は空きがちになる、なんてこともあるあるですよね。
 

そうすると、空いている部屋とミーティングする人数の乖離や必要な設備が使えないなどの問題が起きてしまいます。
 

できるだけ、会議の人数や内容に合わせた適切な会議室を予約できるようにしたいですよね。

空予約を改善する方法

会議室を使わない会議をしよう!

空予約を防止するための方法はいくつかありますが、一例をあげると
 

  • ・会議室を使わなくても会議ができるようにする
  • ・会議室の予約システムなど、ツールを使う

 

などの対策が考えられます。
 

インターネットの普及によって、直接会わなくても会議ができるようになっている現在、特に会議室を使わなくても会議をすることはできます。
 

例えば、Web会議やビジネスチャットでの会議です。
 

もちろん、全ての会議をWeb上でする必要はありません。
 

大事なお客様との打ち合わせや商談、重要なことを決める社内会議やプレゼンなどの場合には会議室を使い対面で行い、そうでないものや遠方の方との会議ははWeb会議にするなど、メリハリをつけるとよいでしょう。
 

会議室の予約システムを運用しよう!

会議室の予約システムなど、ツールを導入することでも空予約を防ぐことができます。
 

ツールを利用すれば、会議室が今使えるのかどうかや使いたい時間に使えるかどうかが確認可能です。
 

また、空予約の自動削除や、どこからでも空き状況がチェックできるようにすることもできます。
 

これにより、本当に使いたい人が会議室を使えるようになり、会議室の有効利用につながります。
 

空予約を無くそう!便利なツールをご紹介!

RECEPTIONISTの会議室予約・管理機能や調整アポを使おう

 

RECEPTIONIST for Spaceを使えば、簡単に会議室予約・管理がかんたんにできるようにになります。

 

また、RECEPTIONISTの調整アポを使うことで空予約を無くすことが可能です。
 

調整アポはスケジュール調整を簡素化するだけでなく、スケジュール調整が終わった後は会議室の仮予約で必要のないものを自動削除してくれます。
 

打ち合わせの日程調整を自動化することで、仮予約の削除忘れも対策可能。
 

全ての調整が自動で行われるので、解除や取り忘れなどのヒューマンエラーも防げます。
 

そのほかの会議室管理システムを使う

会議室の予約管理システムはさまざまなものがリリースされています。
 

中には無料で使えるものもあるので、お試しでの運用も可能。
 

会議室を人の手だけで管理をすることが、空予約を生む原因の1つです。
 

システマティックに効率よく管理することで、空予約を防げます。
 

チャットツールを使う


 

チャットツールを使うことで、会議室の利用自体を減らすことが可能に。
 

例えば情報の共有などであればわざわざ会議をする必要が無く、ビジネスチャットをつかった情報共有でも十分でしょう。
 

会議をする時間よりも、短時間で、関係者へ即時に情報共有できるため、仕事の効率を向上できます。
 

チャットを利用すれば、ミーティングの時間だけでなくその数自体も減らすことが可能です。
 

チャットツールの導入をお考えの方は、ぜひ下記記事も参考にしてみてくださいね!
 

ビジネスチャットのすべて
 

Web会議ツールを使う

Web会議ツールを使って会議をすることで、会議室の利用そのものを減らすことができます。
 

会議室の利用が減ることで、仮に空予約があっても迷惑を被る機会が減る、というわけです。
 

空予約を無くすための直接的な手法ではありませんが、会議室の空きを増やすことや仮予約を減らすことにはつながります。
 

Web会議でも可能な会議は、会議室を利用せずに行うという方法もよいでしょう。
 

まとめ

会議室の空予約で迷惑を被った経験のある人は多いでしょう。
 

今回はあるある話をもとにしながら、空予約を減らすための方法を紹介しました。
 

空予約によって必要な会議が後回しになる、必要のない会議室を増やすといった現象を、各種ツールの運用によって防ぎましょう。

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