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Dropbox(ドロップボックス)の初心者が知るべき10の使い方

インターネット環境さえあれば、クラウドサービスほど便利なシステムはありません。
 

今では多くの企業や個人が利用しています。
 

たくさんのクラウドサービスがありますが、世界的に利用されているのが「Dropbox(ドロップボックス)」。
 

Dropboxでは何ができるのか、初心者にもわかりやすいように説明します。
 


なぜクラウドサービスが注目されているのか

Dropboxはクラウドサービスの1つ

たくさんのクラウドサービスがありますが、世界的に人気があるのが「Dropbox」。なぜ人気があるかというと無料プランがあるからです。
 

ただしデータの保存量は無料プランだと2GBが限度で、それ以上の大容量は有料になります。
 

例えば、Plusプランなら1TB(1,024GB)で月額1,200円、グループで利用できるStandardプランなら3TBで1人あたり月額1,500円という安さ。
 

この他にも色々なプランがあります。
 

データや資料などをDropboxにアップしておけば、パソコンだけでなくスマホやタブレットでどこからでもアクセス可能です。
 

Dropboxには個人向けと法人(ビジネス)向けがある

Dropboxには個人向けとビジネス向けの2種類があり、会社などの法人で使う場合はビジネス向けプランがおすすめです。
 

大きな違いは料金で、個人向けは無料プランがありますが、ビジネス向けは最低5人の利用者が必要で、5人あたりの月額は8,100円となります。
 

ビジネス向けは容量が無制限となっているため、グループで利用する場合でも容量の不安がありません。
 

また、個人向けに比べると管理者権限が強化されています。
 

個人向けDropboxの使い方

写真を保存できる

今はスマホのカメラで誰でも写真が撮れます。特にインスタ映えする被写体は人気です。
 

従来はHDDやDVDなどに保存していましたが、最近はDropboxにアップして保存するケースが増えています。
 

動画を保存できる

運動会や生活記録の動画の保存には大容量のHDDやDVDが必要ですが、Dropbox有料版は容量が大きいので動画保存も可能です。
 

写真や動画はHDDが故障したりDVDを紛失したりすると全てが失われます。
 

Dropboxにバックアップとして保存しておけば安心です。
 

大切なメールや資料を保存できる

Dropboxには大切なメールや資料なども保存できます。
 

HDDなどの場合、常にクラッシュの可能性があり、取り出せなくなることがあります。
 

また、地震や風水害の被害にあうと、焼失したり泥水を被ってダメになったりするケースも考えられるでしょう。
 

Dropboxに保存しておけば自然災害が起こっても大切なメールや資料などは保全されます。
 

離れて暮らす親も写真や動画が見られる

Dropboxに保存すれば、インターネット環境があればどこからでも保存した写真や動画が見られます。
 

例えば遠く離れた実家の両親でも、パソコンやスマホ、タブレットがあれば自宅に居ながら息子や娘家族の写真や動画を楽しむことが可能です。
 

ファイルを共有してコミュニケーションできる

Dropboxの大きな特徴の1つが、ファイル共有です。
 

例えば、ファイルに家族日誌というタイトルをつけてDropboxにアップしておけば、遠くにいる両親もその家族日誌ファイルを見られます。
 

ファイルに色々なメモや申し送り文書をアップして遠方の両親と共有化すれば、双方でコミュニケーションができます。
 

法人(ビジネス)向けDropboxの使い方

どこでも会社のデータを見られる

会社には色々な情報や大切なデータがありますが、それをDropboxに保存しておきます。
 

すると外回りの営業マンが急に資料が必要になった時、スマホやパソコンがあればインターネットでDropboxに保存してある資料をダウンロードできます。
 

わざわざ会社へ戻らなくてもいつでもどこでも必要な書類を見られるので、時間を有効に使えるのです。
 

社内コミュニケーションがとりやすくなる

伝達事項などをDropboxにアップしておけば、それを社員間で共有できるのでコミュニケーションがとりやすくなります。
 

進行中のチームプロジェクトなどでも、Dropboxを介して指示や報告のやり取りができるので業務の効率化が図れます。
 

共同作業の打ち合わせがやりやすくなる

Dropboxにはオンライン上で共同作業をする機能があるので、わざわざ会議を招集しなくても複数のメンバーが打ち合わせしながら企画書などを作成できます。
 

離れている本社と支社であっても、Dropboxを利用すればそれぞれの場所から打ち合わせが可能です。
 

専用アプリがなくてもOfficeファイルが見られる

ビジネスにアプリのOfficeは欠かせませんが、Dropboxにはオンライン上でOffice Onlineを利用できる機能があります。
 

Officeを購入しなくても、Dropbox上でWordやExcelのファイルを開けますし、編集も可能です。
 

思いついたアイデアをすぐに保存できる

アイデアは思いがけない時に思い浮かんだりするものです。
 

そこで、アイデア専用のファイルをDropboxに置いておくと、思いついたアイデアをいつでも保存できます。
 

またチームスタッフたちもDropboxにアップされたアイデアを見ることができるので、すぐにアドバイスや意見を伝えられます。
 

まとめ

クラウドサービスの「Dropbox」についてわかりやすく説明しました。
 

個人向けとビジネス向けの使い方を5つずつ取り上げていますが、「Dropbox」にはまだまだ多くの機能があります。
 

実際に使ってみて初めて「Dropbox」の便利さが理解できるでしょう。
 

導入に迷っているのなら、まずは無料体験をしてみることをおすすめします。

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