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Dropbox(ドロップボックス)の応用編。10つの使い方とは

Dropboxはクラウドストレージとして有名なサービスの1つです。
 

さまざまな企業でも導入されており、既にビジネスで運用しているという方も多いでしょう。
 

今回はそんなDropboxの活用法を10個、ご紹介いたします。
 

ぜひこの記事を参考に、もっとDropboxを有効活用してみてください。
 


使い方1.大きなファイルの連携にも使える

ビジネスでもプライベートでも、ちょっと大きなファイルを送りたいということはままあることです。
 

ただ、プロバイダーやサーバーやフリーメールサービスの都合で、大きなファイルが送れなくなっていることあるため、心配ですよね。
 

Dropboxにアップロードして、そのファイルやフォルダを相手の方と共有するようにすると、大きなファイルであっても、とても簡単かつすぐに共有できるようになります。
 

使い方2.Dropboxを使っていない人ともファイルを送れる

Dropboxのよいところのひとつは、Dropboxのユーザーではない人とも手軽にファイル共有ができるということです。
 

方法は簡単。ファイルをDropboxにアップロードしたら、そのファイルへのリンクのURLを相手の人に送るだけです。これでファイルが共有できます。
 

ただ、だれでもアクセスできるファイルとなると、セキュリティーが心配になるでしょう。Dropbox Proなら共有したファイルにパスワードをかけることもでき、安心して使えます。
 

使い方3.Dropbox内でショートカットを使う

Windowsの機能であるファイルへのショートカットは、Dropbox内でも使用可能です。
 

ショートカットとは、特定のファイルをそのPC端末のどこにいても開けるように、そのPCの中でのファイルパスを持っているファイルのことです。
 

Dropboxのフォルダの中にショートカットを作成すると、当然ながら、他のPC端末に同期されます。
 

この際、もともとのPCでのファイルパスとしてではなく、同期されたPCのDropboxフォルダを考慮したファイルパスを参照してくれるのです。
 

使い方4.タブレットのPDF閲覧アプリと連動

タブレット端末などで使えるPDF閲覧用アプリの中には、Dropboxに保存されているPDFファイルが閲覧できるようになっているものがあります。
 

Dropboxのユーザー名とパスワードを登録して、そのアプリにDropboxへのアクセス権限を付与すればOKです。
 

他の端末で編集された内容もちゃんと自動的に同期されるものも存在します。お気に入りのPDFアプリで、Dropboxのファイルを自由に運用しましょう。
 

使い方5.端末ごとに共有するファイルを調整する

DropboxのファイルはWindowsなどのPC端末であれば、自動的に同期されます。
 

ということは、Dropboxに保存しているファイルの大きさ分だけストレージの容量が必要になる、ということになります。
 

Dropboxの応用的な使い方として、端末ごとに同期するディレクトリを指定して、そのディレクトリ内のファイルだけが、自動的に同期されるようにすることが可能です。
 

サブで使うモバイルノートなど、容量が小さいものを使うときも安心です。
 

使い方6.スクリーンショットを溜め撮り

DropboxをインストールしているPC端末でスクリーンショットを撮ると、自動的にDropbox内のフォルダに格納されていきます。
 

その機能を活用すると、連続的にスクリーンショットを保存していくことが可能です。
 

本来なら1枚撮影するごとにファイルを保存していかなければならないところですが、Dropboxがすべて自動で処理してくれます。
 

動画のキャプチャを連続で撮ったりするときに大いに活用可能です。
 

使い方7.消してしまったファイルを復元できる

Dropboxに保存したファイルは、完全にPCなどから削除してしまったとしても復元することができます。
 

無料プランのユーザーでも30日間以内であれば復元できますし、上級の有料プランなら120日間もの間バックアップを保持してくれるので、効率的なストレージ活用が可能です。
 

共有させているフォルダなら、他のメンバーのファイルは削除されることはありません。
 

使い方8.Dropboxを使っていない人からファイルを受け取れる

Dropboxを使っていない人からのファイル共有にも、Dropboxが一役買うことができます。
 

Dropboxのリンクを相手に送って、そこに送ってほしいファイルをアップロードしてもらうことが可能です。
 

指定したフォルダに、相手がアップロードしたファイルを自動的に同期することができます。
 

なお、送信時に相手は自分の名前とメールアドレスを登録する必要があります。
 

使い方9.Evernoteのように使えるDropbox Paper

Dropbox Paperという機能によって、文字を記録したいというときにもDropboxだけで作業を完結できるようになりました。
 

Evernoteのように、メモ帳としての基本的な機能を備えているだけでなく、複数人で同時にファイルを編集することも可能です。
 

これにより、チーム内でのドキュメント作成がよりスムーズになります。
 

使い方10.コメント機能を使って共有ファイルを管理する

共有しているファイルは、ただ複数人からアクセスできるというだけではありません。
 

そのファイルにコメントを付与することで、ファイルを見なくてもある程度の共有すべき情報をシェアできるようになっています。
 

加筆した内容やその理由などの、ファイル自体には記載しないような情報をコメントとして共有することで、よりスムーズなコミュニケーションが実現可能です。  
 

まとめ

今となってはほとんどだれもが使うようになっているDropbox。
 

基本的な使い方だけでなく、より応用的な使い方を徐々にマスターしていくことによって、さらにスムーズなコミュニケーションが可能となります。
 

いくつか挑戦してみて、Dropboxを使いこなしていきましょう。

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