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クラウドとは?4つのメリット(記録・収集・同期・共有)

今や、私たちの生活や仕事に欠かせない存在であるクラウド。
 

とはいえ、クラウドとは一体何なのか?何ができるのか?クラウドを利用するメリットを知らない人も多いのではないでしょうか?
 

今回は、知っているようでよく知らない、クラウドの4つのメリットについてご紹介します。
 


そもそもクラウドってなに?

いつでもどこからでもアクセスできるクラウド

クラウドという単語、最近よく聞きますよね。
 

「クラウド=雲」という英単語であるのは多くの人が知っていますが、ネットワークの世界では、このクラウドが今や欠かせない存在になっています。
 

ネットワークの世界において、クラウドの正式名称は「クラウド・コンピューティング」。
 

自宅であろうと外出先であろうと、ネットワーク経由でさまざまなサービスを提供できるシステムです。
 

このクラウドはどこにいようと、何時であろうと自由にアクセスできるという便利な特徴があります。
 

パソコンだけでなくスマホやタブレット、スマートウォッチなど、インターネットなどにアクセスできる媒体からならすべてアクセス可能です。
 

タイミングを逃さないクラウドのメリット

いつでもどこでも「記録」できるクラウド

クラウドにはさまざまなメリットがありますが、そのひとつが「記録」です。この記録には、テキスト情報だけでなく、画像や動画、音声情報なども含まれます。
 

そのため最近では、さまざまな職種でクラウドが採用されています。
 

例えば、出張中の同僚とオンラインミーティングをして、出てきた新しい情報をクラウドに記録することが可能です。
 

他にも、クライアントとの打ち合わせに必要な画像や動画データをクラウドに記録して、クライアントの元でその情報にアクセスする事もできます。
 

特定の情報を「収集」しやすいクラウド

クラウドの記録機能は、ただむやみに記録するだけではありません。
 

各情報にタグ付けをしたり、カテゴリー毎にファイルの分類分けをしたりできるので、収集した情報を必要に応じて、素早く引っ張り出すことができるのです。
 

そのため、複数のプロジェクトチームがひとつのクラウドを使用していても、チーム毎にファイル分けしておけば、他のチームと情報が混ざってトラブルになることもありません。
 

また、タグは「2月15日」「定例ミーティング」「A社」「山田チーム」などと、1つのデータに複数個つけることが可能です。
 

これにより、情報を必要とする際のアクセスをより簡便化することができます。
 

ストレスフリーに使えるクラウドのメリット

端末を選ばず使えるのは「同期」ができるから

クラウドがパソコンだけでなくスマホやタブレット、スマートウォッチなど端末を選ばず使えるのは、ネットワーク経由でクラウドのデータと同期することが可能だからです。
 

クラウド上のデータは誰かが新しい情報を追加したり、既存のデータを修正したりした場合、随時アップデートされます。そのため、いつでも最新の情報にアクセスできるのです。
 

また、紙媒体のように情報を修正する度に印刷しなおす手間もないので、期日ぎりぎりまで情報修正が可能というメリットもあります。
 

さらにクラウドの情報であれば、外出先でもスムーズに最新情報にアクセス可能です。
 

例えば、A社との打ち合わせに向かう移動中に、社内で部下が作成中のB社へのプレゼン資料の確認や指示出しも行うことができるのです。
 

いつでもどこでも最近の情報をチェックできるクラウドは、仕事の処理スピード向上にも一役買ってくれます。
 

必要な情報だけ素早く「共有」できる

クラウドの情報は必要に応じて、複数人と共有ができます。
 

プロジェクトメンバーや外部スタッフ、クライアントなど、その時々に合わせて共有するよう共有範囲を自由に設定できるのも大きなメリットです。
 

例えばAプロジェクトのメンバーに、社内メンバーと社外メンバーがいる場合を考えます。
 

この場合、メンバー全体で共有したい情報と、社内メンバーのみで共有したりデータの更新をしたりしたい情報とで分かれることがありますよね。
 

その場合、クラウドの管理者サイドで、プロジェクトメンバーごとにアクセス可能な情報を設定することが可能です。外部メンバーには閲覧のみ可能な設定にするなど、自由に設定ができます。
 

さらに、「Aプロジェクトのクライアントには社内での打ち合わせ段階の情報を見せたくないけれど、プロトタイプなど部分的にはチェックしてほしい」場合があったとします。
 

この時は、特定の情報のみを期間限定でクライアントに公開するよう設定することが可能です。これにより、見せるつもりではなかった情報をうっかり見せてしまい面倒なことになるのを防げます。
 

この共有範囲の設定は、状況に応じて自由に設定することが可能です。
 

設定したパスワードを入力しないとアクセスできないようにしたり、「3日以内」というようにアクセスできる期間を限定したりするなど、さまざまな設定を施せます。
 

状況にあった設定を行えば、大切な情報が外部に漏れてしまうミスを最大限回避することができるでしょう。
 

まとめ

クラウドは、紙媒体のように目で確認できるものではありません。
 

そのため、使い慣れないうちは「本当にちゃんと保存されているのだろうか?」「アップデートした内容は、ちゃんと反映されているのだろうか?」とつい心配に。
 

しかし、使い慣れてくると、非常に便利なものになっていきます。
 

例えば、クライアントとの打ち合わせ中に急に必要になった資料も、クラウド上にあればその場ですぐにアクセスすることが可能です。
 

日本だけでなく海外からでも簡単にアクセスできるので、時間や場所を気にすることなく好きな時に情報を閲覧・更新することができます。
 

ぜひクラウドを使いこなして、ビジネスをアップデートしてくださいね。

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