リモートにいるメンバーともいつでも会議ができると好評のMicrosoft Teams。
 

ビデオ会議の機能が急速にアップデートされており、注目です。
 

この記事ではより便利にビデオ会議ができるように、現在実装されている機能と今後すぐに実装される予定の機能について解説します。
 

Teamsのビデオ会議機能で会議を効率化

Microsoft Teamsは、ビジネスシーンで本格的に使えるチームコミュニケーションツールです。
 

OutlookやExcelやPower PointなどほかのMicrosoft社のサービスとシームレスに連携させながら使えるという強みがあり、さまざまな業種の会社に導入されています。
 

Teamsでは、社内でのコミュニケーションはもちろんのこと、Teams内のチームに招き入れることによって、会社の外部のメンバーとも上手に連携を撮ることが可能。
 

これにより、プロジェクトをよりスムーズに進捗させられるようになります。
 

Microsoft Teamsが使えるツールの理由のひとつは、ビデオ会議システムを備えているところ。
 

リモートにいるメンバーとも、実際に会って会議をしているかのようなスムーズなコミュニケーションができるのです。
 

250人までの規模でビデオ会議をすることができますし、会議に関連するスケジューリングや議事作成などの業務もTeamsだけで完結できる点も魅力的。
 

集まるための無駄を省略するだけにとどまらず、さまざまな要素がシームレスに連携されることによって、チームの業務をより成功に導くことができます。
 

Teamsのビデオ会議の使い方

Microsoft Teamsで会議を開催して、参加してもらいたい人を招待する場合は、Teamsの画面左端のチームタブから会議を開催するチャネルを選択しましょう。
 

トピックの画面で、会議を作成します。
 

 

件名を設定できますので、話し合いたいトピックをタイトルとするとよいでしょう。そののち、「今すぐ会議」ボタンを押します。
 

 

会議をはじめたら、「参加者を表示」を選択して、参加者のリストを表示させます。
 

 

会議に参加してもらいたいメンバーのところで「参加を依頼」を選択してください。
 

 

すると、「会議に参加するように勧めています」という通知が表示されます。Microsoft Teamsで開催された会議に招待され参加する方法は、この招待に応じるだけです。
 

なお、「ビデオ」で会議に参加するか、「音声のみ」で会議に参加するか選択できるようになっています。
 

 

どちらかを選択するだけで、会議に参加することが可能です。
 

 

Teamsのビデオ会議の5つのテクニック

背景をぼかす方法

Microsoft Teamsでは、ビデオ会議中に背景が映りこまないよう、背景をぼかす
 
ことができます。
 

自動でカメラの前にいる人物だけがちゃんと映って、背景となるところにはぼかしが入るのです。
 

ぼかしを導入する場合は会議中の画面から、「その他の操作」を選択して、「背景効果を表示する」を選びます。
 

 

右側に「背景の設定」画面が表示されるので、一番上にあるぼかしが入ったような画像を選択し、下部にある「適用」ボタンを押しましょう。
 

 

すると、背景だけがぼかしになった映像で会議に参加できます。
 

自宅でテレワーク中に急に会議に参加するときでもプライバシーが守られますし、相手側としても気が散らずにすみますのでおすすめです。
 

 

背景を変更する方法

Microsoft Teamsでは、画面の背景を他の画像に差し替えて、別の場所にいるような映像にすることも可能です。
 

背景をぼかす方法と同じように、会議中の画面から「その他の操作」を選択し、「背景効果を表示する」を選んでください。
 

あとは、右側の「背景の設定」画面で、任意の背景画像を選択し、下部にある「適用」ボタンを押せばOKです。
 

背景は工場・屋外のさまざまな景色・さまざまなスタイルの会議室・ゲームのなかに入ったような画像・教室などから選べます。
 

より違和感なくビジネスの会話をする会議に参加できるようになりますし、明るい雰囲気を醸し出したりすることもできるでしょう。
 

 

ノイズを消す方法

リモートの場所から会議に参加するときに問題となりがちなのは、屋外やカフェの背景の音や生活音です。
 

話しているあいだのノイズも相手に届いてしまい、聞こえにくくなってしまいます。
 

さらに、話していないときにもミュートにするのをうっかり忘れてしまい、雑音が伝わってしまって、会議全体に悪影響を及ぼすことも。
 

Microsoft Teamsにこれから実装されるのは、「リアルタイムノイズ抑制機能」。
 

AIが音声データを自動的にフィルタリング、リアルタイムでノイズだけが除去されて、より聞きやすい音声にしてくれます。
 

これにより、キーボードのタイプ音や家族の生活音だけでなく、ポテトチップスを食べながら会議に参加していることも隠せるようになるとのこと。
 

挙手ボタン

会議をスムーズに進行させるためには、発言者が誰なのかを明確にしておくことです。
 

リアルな会議だと、アイコンタクトなどで誰が話す順番なのかが伝わったりしますが、リモートで会議をするとなるとなかなか難しいもの。
 

Microsoft Teamsは今後、挙手機能が実装される予定です。
 

ホストが効率的に会議を進行できるよう、意見を述べたい人が手元の画面にある「挙手」ボタンを押して知らせ、ホストが指名して話し出せるというスタイルが可能となります。
 

どのように話し出せばよいかわからないというシーンが減り、より効率的な会議になることでしょう。
 

字幕追加

Microsoft Teamsの英語版では、話した内容がリアルタイムに字幕として表示される機能が実装されています。
 

これによって、聴覚のハンデがある方でも会議に参加できるようになるでしょう。
 

まとめ

Microsoft Teamsのビデオ会議機能には、たくさんの便利機能があります。
 

また、より使いやすくなる機能の実装が予定されています。
 

テレワークなど、遠隔で働くワークスタイルが増えてきていることから、より効率的なコミュニケーション方法を確立することも急務です。
 

充実したビデオ会議機能を持つMicrosoft Teamsの導入を検討してみてください。