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Teamsを効果的に使おう!最初にやっておくべき初期設定

Teamsの導入を検討している企業が増えています。Teamsをより効果的に使うためには、やっておくべき初期設定があるのを知っていますか?
 

これから導入する管理者の方のために、Teamsを使う前にやっておくべきこと、初期設定のやり方について説明いたします。
 



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Teamsを使う前にやっておくべきこと

企業がTeamsを導入したとき初期設定をする前に管理者がやっておくべきことがあります。
 

今回は、3つのポイントに絞って説明します。
 

デスクトップアプリのインストール

TeamsはWebブラウザから利用できますが、より活用するにはデスクトップアプリが必要です。
 

デスクトップアプリを使うと、チームへの投稿やチャットでのメッセージがあった際、リアルタイムで画面に通知してくれます。
 

Teamsデスクトップアプリは下記のMicrosoftの公式サイトからダウンロード可能。
 

ダウンロードはこちら
 

Windows用とMac用が用意されているので、どちらかをダウンロード。ダブルクリックすればインストールされます。
 

名前を入力してチームを作成する

デスクトップアプリを起動するとチームの作成画面がでますので、チーム名を入力してチームを作成します。
 

チーム名はあとから変更可能です。
 

次にプライバシー設定をしますが、「プライベート」と「パブリック」から選べます。
 

プライベートはチーム所有者のみがメンバーを追加でき、パブリックは組織内の誰もが参加可能です。
 

以上は初期起動時のチームの作成法です。
 

Teamsの権限について知っておく

Teamsでチームを作成したら、メンバーを追加します。その際に必要なのがメンバーの権限設定。
 

権限の種類は「所有者」と「メンバー」の2つのみです。Teamsはたくさんのチームが作れますが、各チームには必ず1人以上の所有者が必要となります。
 

所有者が持つ権限は主にメンバーの追加、チームを編集、チームを削減の3つです。
 

チームの編集はチーム名の変更やプライバシー設定ができ、他の部署などに情報を公開しないように設定できます。
 

その他にも所有者は社外ゲストのアクセス許可などもできます。なお、新規のユーザーはメンバー権限でチームに追加されます。
 

Teamsを使うときに管理者がする初期設定

企業のIT管理者はTeamsを導入したら、チームメンバーが利用しやすいように初期設定をする必要があります。
 

初期設定の中でも基本的な設定について説明しましょう。
 

チームに必要な情報にアクセスできるようにする

管理者は「Office365」の管理ページからチームメンバーを直接管理します。
 

新しいユーザーを追加するにはアカウントを作成しますが、そのときにライセンスの割り当てが必要です。
 

ライセンスを割り当てられたユーザーはOffice365のサービスが利用可能となり、必要な情報にアクセスできるようになります。
 

なお、管理者はチームのユーザーライセンスをいつでも無効にでき、それによってアクセスを禁止することもできます。
 

チャネルを作成して機能を有効化する

チャネルはチーム内における専用のセクションで、特定のトピックや分野別に会話をまとめ、保存することが可能です。
 

管理者は各チームの既定のチャネルを有効にしたり、新たなチャネルを追加したりして、すべてのチームが表示できるようにする必要があります。
 

この際チャット内のユーザーだけが見られるように、プライベート設定にすることも可能です。チャネルの作成によってチーム内の情報整理がしやすくなり、情報を活用できるようになります。
 

またチャネルへの電子メールを統合したり、制限付きの送信者リストを作成したりすることもできます。
 

チームにユーザーを追加する

管理者はチームで共同作業を行うユーザーを招待でき、メンバーに追加できます。
 

Teamsにはゲストアクセス機能があり、管理者はこれによって組織外の人にチームやチャネルへのアクセス権を付与できます。
 

ゲストとして参加すると、チームチャットや会議、ファイルへアクセスできるようになるため、チームの活性化が可能です。
 

チーム規模を設定して管理する

管理者はチーム規模を設定して管理できます。
 

チーム規模というのはプロジェクトによってチームの数を増やす、チャネルを作成する、タブを追加する、などです。
 

例えば画像を追加する機能を設定したり、チーム全体のメンション使用などの権限を設定したりすることができます。
 

メンション機能を設定することで、緊急情報の見落としなどを防げます。チームの必要に応じて規模を設定すれば、よりTeamsの使い勝手がよくなります。
 

必要なアプリをインストールする

TeamsはOffice365と連携してWordやExcel、Powerpointなどが使えますが、インストールした外部アプリも設定で有効化可能です。
 

有効化された外部アプリをカスタマイズすれば、タブからの利用ができるようになります。タブによって頻繁に使うドキュメントやクラウドサービスに素早くアクセス可能です。
 

また、WordドキュメントやExcelスプレッドシートなどのタブも追加できます。
 

まとめ

Teamsを導入するにあたって管理者が必要とする初期設定について説明してきました。
 

非常に多くの機能があるので、まずチームに関する設定からマスターしていくのがよいでしょう。
 

初めからあれもこれもと手をつけず、Teamsを活用しながらノウハウを蓄積することをおすすめします。
 

この記事がその一助となれば幸いです。

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