【Slack連携で効率化】本来やるべき業務に集中できるようになった!

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」の導入事例

 

「経済情報で、世界をかえる」ことをビジョンに「SPEEDA」,「NewsPicks」, 「entrepedia」,「FORCAS」を運営している株式会社ユーザベースの星野様と川嶋様にお話を伺いました。



経済情報で、世界をかえる

Q:御社の事業内容について教えてください。

 

ユーザベースは、「経済情報で、世界をかえる」ことをミッションに掲げ、2008年に設立しました。

 

「世界中のビジネス情報をテクノロジーと専門家の力で整理し、ビジネスパーソンの生産性を高め、創造性を解放する事で世界に変革を起こしたい」という志をもって、

企業・業界情報プラットフォーム「SPEEDA」と、ソーシャル経済メディア「NewsPicks」、日本最大級のベンチャーデータベース「entrepedia」、B2Bマーケティングエンジン「FORCAS」を開発・運営しています。

 

Q:星野様と川嶋様は、普段どのようなお仕事をされていますか?

 

私達は、来客対応、備品管理といった庶務業務から、ワークフローの整備や契約管理等総務全般を担当しています。社員が快適に働いていける環境を整備したり、サポートする業務が多いですね。

 

Q:それだけの仕事をしながら受付の取次もされていたのですね。
これまではどのような受付方法だったのでしょうか?

 

弊社では、RECEPTIONISTを導入する前は、内線電話での運用をしておりました。

 

各部署に内線があり、お客様に部署代表に電話をかけてもらうという運用方法です。

 

1日のうちの2時間ほどは、来客対応に追われていた

Q:内線電話で取次をしていた頃に、困っていたことはありましたか?

 

はい、困っていた点が大きく2つありました。 一つ目は、コストがかかること。

弊社は、組織改編が頻繁に起こる会社です。

 

組織改編があるたびに、人の入れ替わりがあるので、チーム・レイアウトの変更に伴い、内線電話の設定変更工事をしなければいけません。

 

金銭的にはもちろん管理コストが非常にかかっていました。

 

二つ目は、代理対応です。

 

弊社は人数増加に伴い、1年ほど前からフリーアドレス制を採用していますが、電話機が置いてある机は限られています。

 

それによって打ち合わせをする本人が電話を取れないということが頻発していました。

 

結果的に、総務が代理対応をすることになり、負担が非常に大きくなっていました。

 

仮に、1時間のうちに来客が4件だったとしても、「お客様の電話をとって、カレンダーを確認して、会議室にお通しして、担当者を探す」というフローを踏むと、20分ほどかかることが日常です。

 

1日のうちの2時間ほどは、来客対応に追われていたというぐらい業務を圧迫していました。
 

 

Q:受付の取次をする度に業務の圧迫があるのは大変ですね。
それでは、RECEPTIONISTを知った経緯を教えていただけますか?

 

他にも導入を検討している受付システムがあったのですが、追加開発などで自社のエンジニアのリソースがかなりかかることがわかりました。

 

その時に、知人からRECEPTIONISTを紹介してもらいました。

 

導入を決めた理由は、自社のエンジニアのリソースがかからないこと、デモを使ってみた時に、操作とUIがシンプルだったところと動きが分かりやすかったところです。

 

あとは、弊社がSlackを全社的に導入したのが2016年の3月頃なのですが、

RECEPTIONISTを検討した時点でSlackとの連携が済んでいたので、社内コミュニケーションツールを変えずに運用できるというところに大きな魅力を感じて、導入しました。

 

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総務が受付の取次に奔走しなくてよくなった

Q:受付システムを導入することで、「受付」に変化はありましたか?

 

3つあります。

 

まず大きく変わった事は、私たち総務が受付の取次に奔走しなくてよくなったことです。

 

それにより、本来やるべき業務に集中できるようになったことが、一番大きいです。

 

二つ目は、RECEPTIONISTを導入したことにより、来客のフローも変わりました。

 

これまでは来訪があった時に、総務がお水を出していましたが、導入してからは、それぞれ担当の社員がお水を持ってお迎えに行く、というフローになったので、総務の負担がだいぶ減りました。

 

3つ目は来客時の社内のコミュニケーションが簡単になったことですね。

 

Slackの受付専用チャンネル内で、代理対応などのコミュニケーションを各社員同士でとってくれます。

 

例えば前の会議が長引いてしまった時に、同じチームのメンバーに代理対応を頼むなど、簡単にコミュニケーションをとれるようになったので、お客様をお待たせする時間も短くなったと思います。

 

また、来客の履歴や対応状況が常に可視化されているため、総務側でもフォローができ、とても安心です。

 

 

Q:そう言っていただけて幸いです!たくさんの来訪があると思いますが、どのようなお客様が多いでしょうか?

 

まずユーザベースでは、対企業様向けのサービスをご提供しておりますので、銀行をはじめとする金融機関の方が多いですね。

 

一方ニューズピックスでは、やはりメディア関係のお客様がほとんどです。

 

あとは中途採用の面接の方も多いですね。

 

たまに電話機を探されているお客様もいらっしゃいますが、基本的にはRECEPTIONISTの操作には大きな戸惑いはなく、使っていただいている印象です。

 

Q:ありがとうございます。実際に導入するときの苦労や不安、工夫したことはありますか?

 

総務として私たちが一番不安だったのが、社内の混乱です。

 

なので社内に対するアナウンスを徹底して行なったり、マニュアルを作ったりしました。

 

ですが、Slackが組織に浸透していたこともあり、思っていたほど大きな混乱もなく全社導入できました。

 

また、もうひとつの心配事項としては、電話のように大きな音がならないSlackで、各社員が本当に来客対応を漏れなく行ってくれるのかということがありました。

 

この点はかなり心配していましたが、日常的にSlackで社内コミュニケーションをとっており、社員がSlackのメッセージを見る習慣が根付いていたので、最初こそ少し対応が遅れたりすることもありましたが、慣れてからは全く問題なく運用を回すことができました。

 

Slackに慣れていれば、気づかないということはまずなさそうです。

 

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検討する段階まで行っているなら早く入れた方がいい

Q:最後に現在RECEPTIONISTの導入を検討している企業様に向けて一言お願いします。

 

導入を検討していて迷っていらっしゃるなら、早く導入された方がいいと思います。

 

最初は新しいシステムなので戸惑いもあるとは思いますが、チャットツールを全社的に導入している企業なら導入コストはとても低いですし、何より来客時の手間がびっくりするほど削減されます。

 

特に新しく用意するものもありませんし、社員も簡単に使ってくれています。

 

また、いらっしゃったお客様に、これいいですね!と言われることも少なくありません。

 

そんな時は社内での実際の利用シーンなどをお話ししたりして、すごくいいですよ!とオススメしています!

 

 

星野様、川嶋様、本日はありがとうございました!

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