【Slack連携で効率化】アナログな部分を効率化したことで、仕事のクオリティーは飛躍的にあがった

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」の導入事例

 

「テクノロジーでお金と経済のあり方を変える」という企業理念のもと、テクノロジーを駆使して新しい経済を作っていこうと様々な事業を展開されている株式会社メタップス様、株式会社メタップスペイメント様、株式会社メタップスワン様に、RECEPTIONISTについてインタビューをしてきました!

 


アナログと時間ルーズから生じた「2つの課題」

Q:内線で運用されていた際、それぞれの業務ごとの課題感はどこにありましたか?

 
水島: 特にペイメントはグループの中でもかなりアナログな会社でした。少し時間にルーズなところもあったので、
 
・「誰も対応せずにお客様を待たせてしまう」
・「複数名で対応してしまう」
 
という事態が発生していました。
 
会議室の重複等もあり、うまく運用できていない部分は正直、諦めていましたね。
 
篠崎: 経理の仕事で数字を集中してチェックしていた時、突然、内線がかかるとどこまで計算したか分からなくなってしまうことがありました。作業効率が下がり、集中力も切れてしまう状況だったので、自分のタイミングで来客を確認することができればな、と常日頃思っていました。
 
姫野: 以前バックオフィスは、来客のたびにカレンダーを見て担当者を確認し、本人がどこにいるのかを確認しなければなりませんでした。自分が担当者ではないのに、なぜやらなくてはならないのだろうというジレンマも正直抱えていましたよ。(笑)
 

見た目がカッコ悪い

Q:受付システムをご導入されたキッカケを教えてください。

 
姫野: 先ほどお伝えした2つの課題を抱えていたことに加えて、受付に内線電話があるのはITベンチャーにとって見た目がかっこ悪いと思っていました。
 
御社の受付システムは、スマートで、シンプル。弊社にとってもイメージアップにつながると考えたのが導入のキッカケですね。
 
現在1つのフロアでグループ企業数が10社ほどあり、メンバーが約200名います。
 
その中で、自分の仕事に集中できるようにするため、そしてお客様が迷わず担当者に連絡が取れるようするために、御社の受付システムを導入することに決めました。
 

オフィスに突然鳴る「音のストレス」

Q:受付システムを導入した際、特に工夫した点はありましたか?

 
姫野: 実証実験としてバックオフィスのみに導入し、10名以下で利用し様子をみました。
 
バックオフィス宛の来訪やアポイントメントだけで初めは利用していましたが、役員対応がある社員も入り、郵便や宅配もあったので検証としては、とても使用感がわかり充実していたと思います。
 
突然、オフィスに内線電話が鳴り響いていたのに対し、RECEPTIONIST導入後は通知がSlackになったので、音によるストレスが軽減されました。
 
水島: 担当者が手を離せない時に「HELPボタン」を押すことで、チャンネルに通知され、別の社員が来客対応を行えるようになりました。この「HELPボタン」の登場により、仲間と助け合える仕組みができたので、とても助かりました。
 
本当にHELPボタンが活用される場面がすごく多いですよ。社員はかなりスケジュールが詰まって入っているので、HELPボタンが活発に活用されています。
 
姫野: 役員の来客があった時は、役員と秘書である私に通知が飛ぶようになりましたが、私が外出・離席していた時に、代わりに誰かがHELPボタンを押すと代理で誰かが担当してくれるので、そこも助かった点です。
 
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役員がネクタイを締めてジャケットを羽織って来客準備できる時間が生まれた

Q:RECEPTIONISTを導入してから受付の取次はどう変わりましたか?

 
姫野: 作業工数は確実に減りましたね。
 
受付システムを導入するまでは
 
1「内線を誰かが取る」
2「その人が私に伝える」
3「私が案内する」
4「役員に伝える」
 
という4つのステップを踏んでいたのですが、導入後は役員と私に直接通知が来るので、ステップ1の「内線を誰かが取る」がなくなり、
 
1「Slackから通知がくる」
2「私が案内する」
3「役員に伝える」
 
と、最初のステップが削除されて、さらに通知が担当者(私)に届くことでコミュニケーションコストが無い状態で案内ができるようになりました。
 
関係ない社員が対応せず、仕事に集中しやすい環境になりました。
 
役員にも同時に通知が飛ぶことにより、役員自身も来客を知ることができるので、事前準備をしてスムーズに案内できるようになったのもよかったです。
 
例えば、私が迎えに上がる頃には、役員がネクタイを締めてジャケットを羽織って準備してくれるようになりました(笑)
 
その分のお客様の待ち時間もかなり短縮されているのではないかと思います。
 
水島: 来客通知が個人に飛ぶのではなくグループ全員に飛ぶので、部下に準備を頼んで自分の業務をギリギリまで行うことで生産性を高めることができています。
 

ルールを作る

Q:導入するにあたって、社員の方に向けての説明会等は開かれましたか?

 
水島: Slackを通して全体に「受付システムRECEPTIONIST導入のお知らせ」をしましたが、説明会はしませんでした。
 
UI・UXがものすごくわかりやすいのと、使い方についてはヘルプセンターをRECEPTIONIST側が作って下さっていたので、それを展開しただけです。
 

Q:来客通知に気づかなかったことやお客様を取りこぼしてしまったことはありましたか?

 
姫野: アポなしで来られたお客様は担当者が分からず、結局みんな触れないので放置されてしまうというケースはありました。
 
水島: そこで、ペイメントでは受付システムからの来客通知に対して、グループの誰かが対応していなかったら、5分以内に必ず誰かがボタンを押さなければならないというルールを作りました。
 
すでにプラットフォームはあったのでルールは決めやすかったです。
 
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業務効率化だけでなく見た目のスタイリッシュさも外せない

Q:皆様の働き方はどう変わりましたか?

 
姫野: これまで受付対応に割かれていた時間を他の業務に使えるので、仕事を止めることなく集中ができる時間が増えました。自分のペースで仕事ができるようになったので、1つ1つの仕事の質もかなり上がったと感じています。
 

Q:RECEPTIONISTを検討している企業様に一言お願いします!

 
姫野: 1時間ごとに誰かが来るような状況下で、一番来客に時間を取られることが多いという方がいらっしゃるのであれば、ぜひおすすめしたいです。
 
内線を取ることもバックオフィス側の仕事だったので、負担はだいぶ軽減されます。見た目もスタイリッシュなので、イケてる企業に見えますよ!
 
姫野様、水島様、篠崎様、本日はありがとうございました!

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