【Slack連携で効率化】簡単な仕事ほどシステム化するべき

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」の導入事例

 

「テクノスポーツで世界に夢と希望を与える」のビジョンを実現するため、「HADO」開発、運営している株式会社meleapの新津様にRECEPTIONISTについてインタビューしてきました!



簡単な仕事ほどシステム化するべき

Q:まず御社の事業内容を教えてください。

新津:サッカーを超える巨大市場・文化を創造するべく、テクノロジーを使ったスポーツの競技システムの開発と、革新的な観戦スタイルを提供しています。 弊社の「HADO」は、世界26カ国65店舗へ導入されており、日本では85万人、世界で160万人以上の方にご体験頂いています。

 

Q:新津様の業務内容を教えていただいてもよろしいでしょうか?

新津:入社時は、情報システム担当として社内の資産や社内インフラの管理、お客様に納品する端末のセットアップやマニュアル作成を担当していました。

 

昨年からは、総務庶務の業務も兼務することになり、受付周りやオフィス移転に関わるプロジェクトも任されています。

 

入り口にお客様が見えたら経理が一人で来客対応

 Q:導入前の課題について教えてください。

新津:1週間で来訪が約15組ほどあります。

 

入社した時は、経理担当の社員が一人で来客対応をしており、私が入社してからは2名体制となりました。

 

自分の席から入り口のお客様が見えたら、走ってお迎えに行くという形を取っていました。

そして、どの社員宛の来訪かを確認し、会議室に通して担当者を呼びに行きました。

 

当時のオフィスはかなり広かったので、往復も大変でした。

 

こちらがお客様に気づかない場合、勝手に執務スペースまで進んできてしまうこともありました。

 

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会社的にお客様を迎える対応ができていない

 Q:電話やシステムを置こうという話は上がらなかったのでしょうか?

 

新津:このままでは会社的にお客様を迎える対応ができていないと感じたので、まずは受付スペースを作りました。

 

当時の上司が遊び心がある方で、ボタンを押すと執務スペース近くにあるスマートフォンから音楽が鳴る仕組みを導入しました。これは、反応しなかったり、音楽が気になるとの声もあり止めました。

 

その後は、銀の呼び鈴、ボクシング等で使うゴング、鳥のおもちゃの中からお客様が好きなものを選んで鳴らしてもらう仕組みを導入しました。

 

しかし、社員から、「うるさいし、わかりにくい、お客様も困惑している」と、良い事がありませんでした。

 

そこでシステムを導入しようという考えになり、RECEPTIONISTを知りました。
 

総務が取るべき取次は1割に軽減

 

 

 Q:RECEPTIONISTを導入後、取次にどのような変化がありましたか?

 

新津:今までは

 

・お客様に用件を確認する

・案内する

・会議中で自席にいない担当者を呼びにいく

という手間がかかっていました。

 

今は、通知の入った担当者が「OK」ボタンを押しているかを確認することで、来客を把握していることがわかるため、私達が迎えに行くことはほとんどなくなりました。

 

来客のうち総務が取るべき取次は1割になりましたね。

 

予想外のオフィスの変化にも対応できてよかった

 Q:社内の浸透は特に問題なかったですか?

 

新津:今までは私ともう1名がすべて対応していたので、他の社員は自分たちで対応しなければならないことに対して戸惑いはあったと思います。

 

しかし、総務側負担軽減と、担当者を明確にして取り次ぎをスムーズにしたいことを説明して導入を進めました。

 

「自分たちに通知が来るので、見逃さないようにしてくださいね」と最初に伝え、気がつかない時は周りでフォローすることで徐々に慣れていきました。

 

 Q:その他、導入後に変化したことはありましたか?

 

新津:導入後に、以前のオフィスは途中からフロアが2つに分かれ、連絡通路で繋がっている隣のビルのフロアを借りることになりました。

 

各フロアにiPadを置くべきかという話にもなりましたが、実際にお連れし、打ち合わせをするのは1つのフロアなので、既存の場所のみで継続しました。

 

担当者がSlackの「OK」ボタンを押しているかどうかを見ることで、対応しているかがわかりますし、別フロアにいる社員がお待たせしないように、アポイントの前に来客スペースで待機するよう心がけてくれるようになったので、とくに大きい問題は起こりませんでした。

 

フロアが増えたのはこちらも想定外だったのですが、RECEPTIONISTがあってよかったですね。

 

別の建物のお客様の来客フォローは流石にできないので…(笑)

 

 Q:オフィスが変わってもRECEPTIONISTを活用いただけて嬉しいです!

 

新津:対応したかがわかる「OK」ボタンがあることが本当に役立っています!

 

4月に移転した現オフィスでは、1フロアですが奥に執務スペースがあり、席からは受付が全く見えません。

 

誰でもいいから出て欲しい配送業者などは全員に通知をしていることもあり、誰が対応しているかがわかるのは、本当に助かっていますね。
 

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集中できるオフィス環境の実現

 Q:その他で何か効率化に取り組んでいらっしゃることはございますか?

 

新津:弊社は電話内容をメール通知してくれる取次サービスをslack連携させて利用しています。

開発効率を上げることを優先し効率化を行なっています。

 

RECEPTIONISTを含め、集中を切らしやすいものをなくすことができてよかったですね。

 

また、こちらはRECEPTIONISTの使い方になりますが、移転してからは、配送業者には一部のスペースにまとめて置いてもらうようにメッセージを表示することにしました。

 

着払いや代引き以外は対応しなくなったので、より取次が効率化されました。
 

簡単な取次業務こそシステム化を

Q: 最後にRECEPTIONISTを検討している企業に一言お願いします!

 

システムを取り入れるのは「コストと比べるの必要なの?」と思われがちです。

 

取次の仕事は、一回あたりの分数はすごく小さいものですが、迎えに行かなければいけなかったり、席を外していた際は連絡をしなければいけなかったりと、重なると大きい手間になります。

 

それを少なくすることで他の業務に時間を当てることができるので、簡単な仕事ほどシステム化するべきです。

 

ぜひ一度使って体験してみて欲しいと思います。

 

特に弊社は導入前にかなり試行錯誤したので、特に恩恵を感じていますね。(笑)

社員の来客に向かう姿勢も変わりますよ!

 
 

新津様、本日はありがとうございました!

 

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