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【Slack連携で効率化】ITが苦手な人でも直感的に使えるデザインと仕様。
クラウド受付システム「RECEPTIONIST」の導入事例
「ロボティクスで、人間のちからを引き出す」をミッションに掲げ、LOVEをはぐくむ家族型ロボット「LOVOT[らぼっと]」を開発しているGROOVE X 株式会社に、RECEPTIONISTについてインタビューしてきました！
▼目次
1日10~20件の来客対応に総務が関わるのが1割程度になった。
Q：LOVOTについてお伺いできますか？
池上：「LOVOT」は、LOVEをはぐくむ家族型ロボットです。テクノロジーで追求したのは、効率や便利さではなく、抱いた時の心地よさや、愛くるしいしぐさ、憎めないキャラクターです。
人の気持ちをやさしく揺さぶり、幸せな気持ちで満たしてくれます。 2019年12月頃から順次出荷予定です。
1日10〜20件の来客。
総務直通電話にかかる電話は、不在時の対応が困難に。
Q：これまでの来客対応と課題についてお伺いできますか？
竹井：RECEPTIONIST導入前は、来客対応は総務チームで行っていました。
来客は1日で10〜20件程度でしょうか。開発のフェーズによっても変化がありますが、徐々に増えている印象です。
以前のオフィスでは来客の呼び出しが、総務の直通電話へかかっていました。
開発が進み社員が増えるのに伴い、来客だけでなく、外部からの電話も増えました。
来客で担当者を呼んでも、担当者が不在であったり、手が離せないといったこともあり、取次ぎまで時間がかかってしまうこともありました。
また、始業前に外部の方とのミーティングが入ると、取り次ぐ者が不在で、お客様にお待ちいただいてしまうということもありました。
来客電話と代表電話がどちらも鳴ることが増え、メンバーが少ないので対応が難しくなってきていました。
「価格・使いやすさ・管理のしやすさ」をポイントに受付システムを比較
Q：それは大変でしたね。その状況の中、RECEPTIONISTを検討された理由を教えていただけますか？
竹井：2018年8月にオフィス移転をすることになり、受付フロアと執務フロアが分かれることになりました。
先ほど挙げた課題のほか、総務がフロアを跨いで対応するのは難しいので、来客対応フローの変更は必須でした。
受付システムの存在は知っていたので、ちょうどいいものがないかと探していました。
「価格」
「お客様の使いやすさ」
「管理のしやすさ」
をポイントに各社のサービスを比較しました。
バックオフィスにかかるコストを抑えたいということはもちろん、お客様の使いやすさも重要でした。
また、システム担当がいないため、管理がしにくく時間を取られてしまうのを避ける必要がありました。なるべく簡単に管理ができて仕組みも複雑でないものというのもポイントでした。
ITが苦手な人が触っても直感的にわかるRECEPTIONIST。
導入までの手順もカンタンで不安も減った。
Q：他のサービスもご検討いただいたと思うのですが、RECEPTIONISTに決めていただけたのは何故でしょう？
竹井：運用をスムーズに行いたかったので、ITが苦手な人が触っても直感的にわかるものを探していました。
RECEPTIONISTは、お客様が使いやすいデザインなのと、かな入力が選択でき、使いやすい印象を受けました。
受付をされていた方が作られたプロダクトなら、使い勝手が配慮されているのではないかという期待もあり、テスト使用に至りました。
また、導入までの対応が迅速だったことも大変助かりました。導入までの手順もわかりやすくご説明いただき、不安を減らしていただけました。
他のサービスも試してみましたが、RECEPTIONISTが最も使いやすいと感じました。
Q：ありがとうございます！スムーズに導入できましたか？
竹井：特段困ったことはなかったですね。
社内でテスト導入を行っていたので、使い勝手はある程度わかっている状態で導入しました。
その際に懸念点をご相談させてもらったのですが、その際のレスポンスも早かったですし、フレキシブルな印象を持ったため導入の中で障害はなかったですね。
開発に携わるエンジニアが多いので意見も出ましたが、御社の今後の改修の予定などお伺いできたので納得できました。
はじめは電話と併用した。
すぐにRECEPTIONISTだけになった。
Q：社員の方にうまく触ってもらえるようにしたコツはありますか？
竹井：弊社は週に1回全体共有の場があるので、その場で共有をしました。
テスト導入で設置した場所がリフレッシュスペースだったので、多くの社員に遊んでもらう感覚で触ってもらいました。
触ってもらいたい導線上に置き、社内で全体に共有したことが良かったんだと思います。
Q：導入後の取次はどのように変化したのでしょうか？
竹井：最初は電話とRECEPTIONISTを併用していました。
iPadでの受付がスムーズで受付電話の鳴る回数は極端に減ったため、運用後しばらくしてから、ほぼRECEPTIONISTだけで運用ができるようになりました。
総務が受付に関わることが少なくなり、担当者が対応する文化が浸透しました。
総務が受付対応をするのは、今は全体の1割程度です。
Q：導入して良かった点はありますか？
竹井：管理画面で会議室の利用状況や来客数のデータが取れることが良いですね。
次にオフィス移転などがある際はそのデータを使って待合のスペースや会議室の検討がしやすいのでは、と感じています。
また、採用や配達業者など用件によって通知のチャンネルを分けられるのがありがたいです。
来客通知を受け取れるスマホアプリが嬉しい
Q：導入前には想定していなかった良かった点はありますか？
竹井：リリースされたアプリで来客通知を取れるのは良いですよね。
必要な来客だけをスマホアプリで通知してもらえるのはありがたいです。
Q：ありがとうございます！御社のコミュニケーションで何か工夫していることはありますか？
池上：社内でおにぎりを食べる文化があります。（笑）
毎日19時になると社内の有志メンバーが握ったおにぎりが振舞われます。そのときは社員が行列を作り、普段接しないメンバーとも顔を合わせることができます。
オフラインの場も大切にしたいとの考えが弊社の特徴ですね。
来客対応コストが大幅に削除できる。 テスト利用すれば導入のハードルが把握できる。
Q：最後にRECEOTIONISTを検討している企業に一言お願いします！
竹井：来客対応に関わるコストは大幅に削減できるので、課題感を感じる企業にはぜひ使っていただきたいなと思います。
企業の規模が小さければスモールスタートできますし、規模が大きくてもテスト利用で事前に慣れてもらうと導入のハードルが把握できると思います。
最初は不安があると思いますが、一通り使ってみるとシンプルで簡単なのが実感できると思います！
竹井様、池上様、ありがとうございました！
チャット連携で来客業務を自動化へ
まだ来客業務を人任せにしていませんか？
・来客前の日程調整のコミュニケーション
・スケジュールや会議室の仮押さえ、日時決定時の削除作業
・「空いている会議室がわからない」などの会議室管理
・来客時、「席にいない」「会議中」「会社にいない」など担当者への取次苦労
・Pマーク対応の来客履歴の管理
これらを自動化できるRECEPTIONISTでは、チャット連携をすることで来客の度に働く社員の仕事を止めません。
