Web会議の広まりにより、会議の回数が増えるにつれて、
 

「会議室がいつも埋まっている」
「会議室の予約をダブルブッキングしてしまった」
など、今多くの会社で会議室利用の問題が発生しているのをご存知でしょうか？
 

そういった問題を解決するため、会議室管理システムが注目を集めています。
 

SmartRoomsは、会議室を無駄なく効率的に使うための画期的なシステムです。ここでは、SmartRoomsを導入するメリットについて、特徴とともにご紹介していきます。
 

SmartRoomsの基本情報

 

 

公式ページ	https://www.uchida.co.jp/it/products/smartrooms/
運営会社	株式会社内田洋行
利用料金	要問い合わせ
SmartRoomsの主な特徴	会議室前に設置した端末でかんたん操作 　　　　　 会議室利用ログで利用実態を把握できる 　　　　　 低コストで導入もスムーズ
SmartRoomsの主な機能	リアルタイム連動 　　　　　 自動キャンセル 　　　　　 終了アラーム 　　　　　 今すぐ利用 　　　　　 利用状況レポート 　　　　　 英語モード

 

SmartRoomsは、予約しても使用されない「カラ予約」をなくし、会議室の利用状況がすぐに分かるなど、利用する人々にとってメリットの大きいシステムです。
 

既存のシステムの連携がしやすいことから、多くの企業で導入しやすい点がポイントで、業界問わず300社/9,000室以上の企業で利用されています。
 
会議室の予約管理システムは、Smartroomsの他にも『予約ルームズ』などのサービスがあります。
 

SmartRooms導入でできる3つのこと

SmartRoomsを導入すると、以下のようなことが可能になります。

【会議室利用者】会議室前に設置した端末でかんたん操作

会議室の前に設置した端末によって、その場で予約状況を確認することができます。
 
空いている会議室を使っても良いのか分からない場合や、予約した会議室を忘れてしまった場合でも、安心して使用できるようになります。
 
延長や終了の操作も簡単に行うことができ、会議室が空室になる状況を回避して効率的に使用することが可能になります。

【運用管理者】会議室利用ログで利用実態を把握できる

会議室が足りない、という苦情を受けた場合、その利用実態をデータで確認することで、会議室増設の必要性を客観的に判断することができます。
 
使用者の声だけを頼りにするのではなく、実情を知ることで後悔のない決定ができるでしょう。

【システム担当者】低コストで導入もスムーズ

SmartRoomsは、クラウドサービスのため導入コストを抑えることができます。
 
Android、iOS、Windowsの各端末を利用でき、使用中のグループウェアの会議室予約情報との連携が可能。
 
専用サーバを準備する必要はありません。
 

SmartRoomsの機能を解説

SmartRoomsの機能は以下の6つです。

順番に解説いたします。

機能1. リアルタイム連動

会議室の使用状況を、リアルタイムで把握することが可能です。
 
会議室前に設置した端末で延長や終了の操作をすると、その内容も即時に反映されます。

機能2. 自動キャンセル

会議室の利用時は部屋前の端末で「入室ボタン」を押します。
 
この動作が一定時間ない場合は自動的にキャンセル扱いとなり、他に使いたい人が速やかに使用できます。

機能3. 終了アラーム

会議の終了時間が迫ると、アラームが鳴って知らせてくれます。時間どおりの運用ができ、次の利用者を待たせることがありません。

機能4. 今すぐ利用

今すぐに使いたいとき、空室があった場合は「今から○分」という形で利用時間を指定できます。急な来客や会議の必要性が生じた時に便利です。

機能5. 利用状況レポート

利用ログは管理画面から確認できます。利用状況をグラフで表示すると、その状況や傾向がはっきりと分かり分析にも役立ちます。

機能6. 英語モード

日本語と英語の両方に対応しています。お客様や社員が英語でコミュニケーションをとる場合も安心です。外資系やグローバル企業のオフィスにも使いやすくなっています。
 

SmartRoomsの導入企業例

SmartRoomsは、さまざまな分野の企業に既に導入されています。
 
その数は300社以上にのぼり、会社によって規模はさまざま。
 
ここでは、実際に導入してどのような変化やメリットがあったのか、ご紹介します。

三菱自動車工業株式会社の導入事例

2019年の新オフィス開設と本社移転時には、新しい働き方にもマッチする機能的な環境に注力されました。
 
その1つに、来訪者登録システムとSmartRoomsの導入も含められることに。
 
以前は、カラ予約の多かった会議室の利用ですが、来訪者予約とSmartRoomsの連動により「とりあえず来客会議室だけ予約しておく」ということができないシステムに変更。
 
すると、カラ予約がほぼゼロとなり、予約がいっぱいでずっと使えないという状況はなくなりました。
 
終了アラームの利用によって、次の利用者への交代もスムーズになり、効率的な運用につながっています。

森永製菓株式会社の導入事例

会議室の使用状況がいつも把握できず、使用したい時は足を運びノックするしか確認するすべがなかったことが課題でした。
 
空室の会議室があっても、いつ誰が使いたいのか分からず使用できないという点も問題になっていました。
 
SmartRoomsの導入後は、簡単に会議室の使用状況が確認でき、ノックをして会議の邪魔をすることがなくなりました。
 
また、空き時間が明確になったことで、会議室を有効活用でき不足に対する不満も改善しています。
 

SmartRoomsの料金プラン

SmartRoomsの料金・価格はWEB上では非公開となっています。
 
SmartRoomsの導入に関するお見積りやご相談は、お問い合わせくださいますようお願いします。
 

SmartRoomsの導入で会議室のムダ削減と利便性の向上を実現

「会議室が空いていない」問題は、SmartRoomsの導入で改善することが可能です。
 
会議室の増設を悩んでいる企業さまも、まずはSmartRoomsで現状を把握し、効率的な運用をした上で決定されてはいかがでしょうか。