受付は会社の顔とも言われ、企業イメージを左右する大切な業務ですが、近年では無人化が進んでいます。
 
無人化によって受付業務はどのように進化し、どんなメリットがあるのでしょうか？
 
実際に多くの会社で利用されている無人化システム「Smart at reception」を紹介しながら、解説します。
 

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Smart at receptionの基本情報 | 受付業務をスマートに

 

Smart at receptionを導入する時に役立つ基本情報と、受付無人化システムの概要と必要性について説明します。
 

基本情報

公式ページ	https://reception.smartat.jp/-/product
運営会社	M-SOLUTIONS株式会社
利用料金	月額20,000円〜
主な特徴	iPadを設置するだけで、大掛かりな工事が不要
主な機能	電話・チャット・メールなど複数の通知方法など

 

Smart at receptionはiPadを設置するだけで受付無人化が実現できるシステムです。
 
無人化システムの導入には大掛かりな工事が必要と思われていますが、Smart at receptionなら簡単に無人化でき、短期間で実現できます。
 
受付無人化をためらっている会社にとって、設置の簡単なSmart at receptionは導入しやすいシステムです。
 
テレワークが増加している今の時代、受付無人化は喫緊の課題ではないでしょうか。
 

大手企業の導入実績も多数！クラウド受付システム『RECEPTIONIST』

Smart at receptionと同様に、大手企業をはじめ多くの企業に導入されているクラウド受付システム『RECEPTIONIST』もおすすめです。
 

• QRコードでの非接触受付に対応
• フラッパーゲート連携で、大手企業が求めるセキュリティ要件にも対応
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iPadでの受付とフラッパーゲートの連携は、実質的なセキュリティ向上効果だけでなく、スタイリッシュで好印象な見た目のエントランスを作り出すことができます。

 

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Smart at receptionの導入メリット

Smart at receptionによって受付無人化を実現した場合にどのようなメリットがあるのか、5つのポイントを説明します。
 

人件費の削減

有人の受付では人件費を削ることはできません。
 
来訪者がいつやってくるか分からなくても、常に受付担当者を置いておく必要があるからです。
 
Smart at receptionを導入して受付を無人化すれば、人件費コストを削減できます。
 
iPadを設置するだけなので、受付ロボットを置くより費用がかかりません。
 

トラブルの防止

有人の受付では来訪者と対面して業務を行うため、言葉の行き違いなどでトラブルが発生する可能性があります。
 
無人化すれば来訪者が名前や訪問目的などの情報を入力し、自分でチェックインできるのでトラブルが防げます。
 

待ち時間の解消

有人の場合、事前予約のない来訪者が来ると受付スタッフが担当者に取り次ぐまでに時間がかかり、来訪者を待たせてしまうことが多々あります。
 
Smart at receptionの場合、来訪者の多くは事前登録するので待つことなくスムーズなチェックインが可能です。
 

電話取次が不要

従来の有人受付では、来訪者があると必ず電話取次が必要です。
 
担当者が席を外している場合など、取り次ぐまでに時間がかかります。
 
Smart at receptionで無人化すれば電話取次は不要です。
 
事前登録してある来訪者は専用のQRコードをかざすだけで入館でき、受付業務がスマートになります。
 

担当者不在の解消

有人受付では予約のない来訪者の場合、担当者の不在がしばしば起こりがちです。
 
来訪者が担当者と会うことができず、帰らざるを得ないこともあります。
 
Smart at receptionなら事前予約が前提なので、担当者の不在はあり得ません。
 
例え予約なしであっても、メール・電話・ビジネスチャットなどの通知により担当者とすぐに連絡が取れます。
 

Smart at receptionの導入でできる4つのこと

Smart at receptionの導入で何ができるのか、具体的な事例を踏まえながら4つの特徴について説明します。
 

iPadの設置で無人化できる

 

Smart at receptionの特徴は、iPad一台で受付無人化ができるという点です。
 
iPadを受付に置くだけなので面倒な工事は不要なうえ、低コスト・短期間で無人化システムを導入できます。
 

簡単操作で受付できる

 

Smart at receptionなら取り次ぎやチェックが不要になり、受付業務がとても簡単です。
 
来訪者は事前に発行されたQRコードをかざすだけで受付が完了します。
 

多くの外部ツール・システム連携で、自社にあった来客受付を実現

 

来訪者が担当者へ来訪通知する場合には複数の通知方法があり、電話だけでなくメールやチャットでの通知も可能です。
 
チャットツールは「Microsoft Teams」「slack」「LINE WORKS」「Chatwork」との連携を実現。
 
来訪者は最適な通知方法を選んで担当者に直接連絡ができるので、担当者はスムーズに対応できます。
 
また、カレンダーやスケジューラなど外部ツールとも連携しており、来訪予約も簡単です。
 
AI検温による体温登録もできるので、ウィルス対策も安心です。
 

クラウド管理できる

来訪者のデータをクラウドで一元管理できるので必要な情報をすぐに取り出すことができ、到着時間や滞在時間などの訪問状況をレポート作成することができます。
 
異動などで担当者の部署が変わっても、来訪者はiPadで検索すればすぐに連絡を取ることが可能です。
 

Smart at receptionのマニュアルはWEB上で取得可能

Smart at receptionの導入に当たっては、WEB上でオンラインマニュアルが公開されています。
 

 

管理画面の設定やアプリの設定など画像で分かりやすく解説しているので、事前にSmart at receptionの導入イメージを確認できます。
 

Smart at receptionの導入企業例

次に、Smart at receptionを導入した企業の実例をご紹介します。　
 

「阪急阪神不動産」

 

「阪急阪神不動産」がSmart at receptionを導入したきっかけは、事業拡大によって社員が増えたのでフロアをフリーアドレス化したことです。
 
Smart at receptionの導入により社員が固定電話に縛り付けられている状況が改善され、より働きやすい環境になっています。
 
導入効果としては、受付電話の取り次ぎが減ったことで来訪者を待たせることがなくなり、社員の仕事の効率化が実現しました。
 

「東急ハンズ」

 

「東急ハンズ」でSmart at receptionが導入されたきっかけは、部署異動があるたびに紙の電話番号表の書き換えが必要だったからです。
 
Smart at receptionはクラウドサービスなので、導入後はオンライン上ですぐに修正できるようになっています。
 
Smart at receptionのUIが洗練されており、使いやすい点も導入の決め手です。
 
iPadによる無人受付は来訪者からも好評で、社内のフリーアドレス化の後押しに役立っています。
 

「アパマンショップホールディングス」

 

「アパマンショップホールディングス」では来訪者の取り次ぎに時間がかかり、総務部の業務負担が大きかったことがSmart at reception導入のきっかけです。
 
導入後は総務部の取り次ぎが減り、来訪者への応対がスムーズになっています。
 
電話機能を残した上でメールやチャットを使った通知機能があること、QRコードを発行できることなど、基本的機能の充実が社内で高い評価を得ているようです。
 

「SBテクノロジー」

 

「SBテクノロジー」の課題は、本社移転により従業員がリラックスして働ける環境作りと先進性を両立させることでした。
 
Smart at receptionを選んだのは、スマートな無人受付システムであること、汎用性の高いiPadによる運用のしやすさです。
 
導入後は受付情報を支社と把握して事務作業がスムーズになり、来訪者からは「先進的なシステムなので、自社にも入れたい」という声が上がっているということです。
 

Smart at receptionの料金プラン｜月額20,000円から利用可能

Smart at receptionの利用プランですが、要望に応じたカスタマイズも可能です。
 
BasicとPremiumは中小企業向け、Enterpriseは大企業向け、HD Groupはグループ企業向けとなっています。
 

	Basic	Premium	Enterprise	HD Group
月額費用	20,000円/月	30,000円/月	50,000円/月	100,000円/月～
初期費用	0円～	0円～	0円～	0円～
人数	5～299名	300～999名	1,000名	5社以上
iPad	～1台	～2台	～5台	～5台

 

まとめ

会社にとって従来のシステムを変えることは、大変な作業と意思決定が伴います。
 
受付業務の無人化にもそのイメージがありますが、Smart at receptionの場合はiPadを設置するだけなので工事が必要ありませんし、導入がとても簡単です。
 
実際にSmart at receptionを導入した企業例を見てもわかるように、受付システムの無人化は様々な効果を上げています。
 
クラウド受付システムにはSmart at reception以外にも「RECEPTIONIST」がありますので、導入を考えている場合は参考にしてください。