NEW
新着記事

オフィス移転時に導入すると仕事が楽になるデジタルツール10選

オフィスの移転は環境が変わるだけでなく、日々の業務をよりスムーズに処理できるようにサポートしてくれるデジタルツールを導入するチャンスともいえます。
 

今まで以上に業務に集中しやすい環境を作るためにも、ぜひ、導入して欲しいおすすめのデジタルツールをご紹介しましょう。
 



オフィス移転時にデジタルツールを導入するメリットとは?

オフィス移転は、旧オフィスでの体制を大きく変更できる絶好のチャンス。
 

同じ業務内容であっても、オフィスの移転は仕事環境を大きく変えてくれます。
 

旧オフィスでは導入が難しかったさまざまなデジタルツールを導入し、よりスムーズに日々の業務を処理できるようにしてしまいましょう。
 

デジタルツールは、より少ない労力でより大きな成果をあげるための手助けをしてくれます。
 

そのうえ、デジタルツールはテレワークとも相性抜群なので、社員それぞれの望む働き方を叶えやすくなります。
 

オフィス移転時に導入したいおすすめのビジネスチャット5選

Microsoft Office系ツールと連携しやすい「Microsoft Teams」


 

Microsoft WordやMicrosoft Excel、OneDrive、OneNoteなど、Microsoft Office系ツールをオフィス移転前から既に導入している会社も多いでしょう。
 

その場合、ビジネスチャットは「Microsoft Teams」を採用するのがおすすめです。
 

Microsoft Teamsは、Microsoft Office系ツールと連携しやすい設計になっています。
 

Microsoft Excelで作成した資料を同僚とMicrosoft Teams経由で共有することも可能です。
 

また、チャットや通話、ファイル編集などの基本機能だけでなく、最大1,000人まで参加可能なオンライン会議も開催できます。
 

出張中の上司やテレワーク中の同僚など、場所を選ばす、いつでもどこでも大切なミーティングを行えるのも見逃せないポイントです。
 

さらに、Microsoft Teamsには有料版だけでなく、基本機能の利用が可能な無料版もあります。
 

オフィス移転を機に、まずは無料版で仕事が楽になるかどうかを気軽に試しやすいのも魅力です。
 

ビジネスチャット初心者さんでも使いやすい「Chatwork」


 

シンプルなデザインと使い勝手で、ビジネスチャット初心者さんが多い職場でもすんなりと受け入れてもらえそうなのが「Chatwork」です。
 

  • ・1対1のプライベートな話ができる個別チャット
  • ・プロジェクトチーム全体でのミーティングの場としても使えるグループチャット
  • ・期限が決まっているタスクを分かりやすく表示してくれるタスク管理
    •  

      など、さまざまな機能がついています。
       

      また、送信したチャットに既読や未読のマークがつかないので、既読未読の反応がストレスになってしまうという方でも安心して使いやすいです。
       

      さらに、Chatworkは無料でも複数のグループチャットが使えるので、社外スタッフなどともChatwork上でコミュニケーションを取りやすいというメリットもあります。
       

      豊富な外部サービスと連携可能な「Slack」


       

      さまざまな外部サービスと連携でき、自分好みにカスタマイズして使いやすい「Slack」。
       

      世界で75万社を超える企業がSlackを社内のコミュニケーションツールとして導入しています。
       

      Slackは2,000以上もの外部サービスと連携可能なので、新オフィスで欲しい機能もきっと見つかるはず。
       

      また、個人チャットやグループチャットだけでなく、会社や部署単位で社員に告知したい事柄だけ発信できるチャンネルと呼ばれるグループも作成可能。
       

      よりスムーズに社員と連携をとることができるようになります。
       

      LINEスタンプも使える「LINE WORKS」


       

      家族や友人とのお喋りなどにも使うことが多いLINE。そのLINEの使い心地そのままで使えるビジネスチャットが「LINE WORKS」です。
       

      • ・チャット機能
      • ・上司や同僚のスケジュールを簡単に把握できるカレンダー機能
      • ・親睦会やセミナーの出欠確認にも使えるアンケート機能

       

      など、「こういう機能があると便利だな」と望んでいた機能がついています。
       

      また、LINEでおなじみのスタンプ機能もついているので、同僚とのコミュニケーションをより円滑に弾ませてくれるのも嬉しいポイントです。
       

      Facebookユーザーにもおすすめ!「Workplace by Facebook」


       

      プライベートだけでなく、仕事の情報収集やプロモーションなどにも欠かせないFacebookによるビジネスチャットの「Workplace by Facebook」。
       

      使い勝手はFacebookとよく似ているので、Facebookユーザーなら導入後スムーズに使いこなしてくれそうです。
       

      とはいえ、Facebookと大きく異なる点は、やはりビジネスを円滑に進めるために必要な機能が充実していること。
       

      ZoomやDropboxなどの外部サービスとも連携可能なうえ、音声通話やビデオ通話を使ってオンラインミーティングも可能です。
       

      また、日本語を含む46の言語を自動翻訳してくれるので、日本国外のスタッフやクライアントとのコミュニケーションもスムーズにサポートしてくれます。
       

      オフィス移転時に導入したいおすすめのデジタルツール5選

      来客対応がよりスムーズになる「RECEPTIONIST」


       

      業務に集中しているときに来客があった場合、せっかく続いている集中力を途切れさせて、来客対応をしなくてはなりません。
       

      また、担当者に来客がきたことをすぐに伝えられればそれに越したことはないでしょう。
       

      しかし、担当者の姿が見当たらない時は内線電話をかけたり、他部署のスペースを探したりと、自分とは直接関係ない作業に手間をとってしまう場合があります。
       

      「RECEPTIONIST」は、来客から担当者まで直接通知が届くクラウド受付システムです。
       

      来客の取次業務がなくなるので、よりスムーズに担当者への面会が可能となります。
       

      また、全てオンラインで完結するので、来客履歴を記入する用紙の用意や保管が不要。
       

      日程調整、会議室の予約などを効率よく行うことができるようになるのも大きな魅力です。
       

      効率よく業務をすすめられる「Trello」


       

      新しいオフィスで心機一転、今まで以上に業務に集中するためには、効率よく作業を進められるツールが必要です。
       

      「Trello」はプロジェクトチームごとや部署ごとで、各々の進捗状況をひと目で分かりやすく可視化してくれます。
       

      まるで大きなホワイトボードにタスクをひとつずつ書いた付箋紙を貼り付けたり、移動させたりするように必要な情報を整理でき、画像などの資料データも添付可能です。
       

      直感的に操作できるので、デジタルツールが苦手な方でも使いやすい点も魅力的です。
       

      大規模オンラインミーティングも可能な「Zoom」


       

      オンラインミーティングの不安な点といえば、予期せぬネットワーク回線の不具合で強制的に接続が途切れてしまったり、終了したりしてしまうこと。
       

      「Zoom」は、独自の技術によって狭帯域であっても音質を最優先するので音声の途切れをできる限り防いでくれます。
       

      また、PCだけでなくモバイル端末やタブレットなどでもスムーズに接続可能。
       

      オフィスだけでなく、移動中や出張先などでも素早くオンラインミーティングに参加できます。
       

      さらに、オンラインミーティング中に一時的に音声をミュートにしたり、チャット機能でミーティングに必要な情報を送ったりと、フレキシブルに利用可能。
       

      テレワーク中の社員ともストレスなくコミュニケーションが取れます。
       

      勤怠管理をよりスムーズに行える「ジョブカン勤怠管理」


       

      テレワークやフレックス、フリーアドレスなど、働き方にもさまざまなバリエーションが増えてきた今日、勤怠管理もスムーズに行えるようにしたいものです。
       

      「ジョブカン勤怠管理」は、出勤管理だけではなく、シフトや休暇申請なども行える機能がついています。
       

      打刻方法もICカード打刻や指静脈認証打刻、LINE打刻、Slack打刻など、多彩な方法から選べるので、業種や職種、業務形態に合わせやすいのも魅力的です。
       

      また、日本語以外に、英語、韓国語、タイ語、ベトナム語での表示ができるので、外国人スタッフが多い職場でも導入可能となっています。
       

      効率よく業務内容を共有できる「Evernote Business」


       

      プロジェクトに必要な情報を収集したり精査したり、他のメンバーと共有したりする場合、全ての情報にまとめてアクセスできるようにできると便利です。
       

      「Evernote Business」なら、必要な情報を全て一括管理できるだけでなく、他のメンバーとも簡単に共有できます。
       

      そのうえ、SlackやGoogle ドライブ、Microsoft Teamsなどとも連携できるので、より多面的に情報をブラッシュアップすることが可能。
       

      また、一度同期させたデータは、インターネットの接続ができないオフライン環境でもデバイスからアクセスし、編集や共有作業できます。
       

      いつでもどこでも自由に業務を遂行できるようになります。
       

      まとめ

      オフィスの移転は、それまで導入できなかったデジタルツールを会社の業務形態に組み込む絶好のチャンスです。
       

      無料のツールだけでなく、有料のツールにも無料お試し期間があるので、気になるデジタルツールは積極的に試用してみましょう。

      ビジネスチャットを活用した受付システムで、ムダな来客対応を0に

      iPad無人受付システムRECEPTIONISTは、ビジネスチャットを介してお客様の来訪を担当者に直接お知らせします。これまでの取次業務がなくなり、無駄な時間をカットすることで仕事にもっと集中できます。

      資料を受け取る!

RANKING
人気記事ランキング

NEW
新着記事