【LINE WORKS連携で効率化事例】同時に導入することで社内への浸透が進んだ!

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」の導入事例

 

「不動産と不動産サービスの価値を創造、向上し、社会を進化させ、人の未来を育み最高の喜びを創出する」を信念に掲げ、不動産開発販売事業とプロパティマネジメント事業を営んでいるプロパティエージェント株式会社様に、LINE WORKSと連携しているクラウド受付システムRECEPTINOISTについてインタビューしてきました!

 


年配の社員にも円滑に受け入れられたLINE WORKS

Q:LINE WORKSとRECEPTIONISTを同時に導入されることに不安はなかったのでしょうか?

岩月:実は、ものすごく不安でした。

今までは業務でビジネスチャットを使っていなかったですし、年配の社員もいるので、ビジネスチャットを導入すること自体が不安でした。


不安だったんですが、業務を効率化するため、社内をよりよく変革するために、LINEと使い勝手がほとんど変わらないLINE WORKSを導入することにしました。

 

Q:その後、LINE WORKSは浸透してきましたか?

若旅:今ではすっかり浸透しました。その上、思っていたより円滑に導入できたことに驚いています。今では、LINE WORKSは業務に欠かせない存在になっていますね。

RECEPTIONIST導入を機に、LINE WORKSも導入してよかったです。

 

LINE WORKSで部署や課を越えてのコミュニケーションが活発になった

岩月: LINEと使い勝手がほとんど変わらないLINE WORKSだからこそ、使い慣れるのも早かったのではないかと思います。

そして、LINE WORKSを使い始めてからは、部署や課を越えてグループを組むようになったのです。

課を越えてのコミュニケーションはものすごく活発になりましたし、LINE WORKSなしでは成り立ちません!

若旅:LINE WORKSでコミュニケーションを取るようになってから、

・会議の回数が減った
・資料の共有にメールで各人に送る必要がなくなった
・「既読」機能で誰が見たか名前も表示されるので、わからないことは積極的に質問してくれるようになった

といった良い変化がたくさん現れました!

Q: 既読をつけたらなんらかのアクションを起こさなければならないという気持ちになりますからね!

岩月:もちろん、業務時間内のお話ですけどね!

月100件の受付業務を少人数で対応していた

Q:RECEPTIONISTについてもお伺いしていきます。導入前は、内線電話をご利用されていましたが、具体的にどのような運用方法だったのでしょうか?

若旅:まず来客があると、内線電話から受付に繋がります。代行受付を行っていました。

RECEPTIONISTは人件費の削減と、業務を効率化するために検討し始めました。

 

Q: 御社は1ヶ月で100件くらいアポイントがあります。それを今までは全て内線電話で取次をされていたのですよね?

岩月:そうです。

その上、受付業務はいつも内線電話に出た社員が対応してくれていました。

お客様を会議室までご案内して、お茶出しをして、と、一度の来客対応に数分はかかってしまう上、連続してお客様がいらっしゃった時には、会議室と受付を往復しなければならず、かなり大変で時間がかかっていました。

一方で、社員は自分のアポイントでもその方が代行してくれるだろうと、当事者意識が薄く、その点で課題に感じていました。

RECEPTIONISTは受付対応を担当者が行うことを前提としているので、この課題を払拭してくれるだろうと期待して導入しました。

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担当者が各自で受付対応しても問題ナシ!

Q:お客様の中には、総務が受付対応をしているので、社員各自で受付対応ができるのか不安だという意見が多いです。

岩月:私たちも社員が自分たちで受付対応ができるのか不安に思ってはいました。

それでも、受付業務の以前のあり方は変えていかなければならないと思っていたので、「RECEPTINISTを導入して、各自で受付対応をしてもらうことになりました」と決定事項を伝えましたね。

導入する前は、「本当に大丈夫なの?」という声を耳にしましたが、実際に導入してみたら上手くいくものですね!

まるで問題ありませんでした。

若旅:弊社の行動指針の中に「進化、変革していくことを拒まない」というものがあって、特に昨年は「進化・変革元年」ということで社長が自ら変わっていくと公言していた年だったのでRECEPTINOISTやLINE WORKSなどのITツールの導入に反対意見はありませんでした。

Q: RECEPTIONISTを知ったきっかけは社長同士の対談で興味を持っていただいたと伺いましたが、そのほかに決定的な出来事はあったのでしょうか?

若旅:いいえ、ありませんでした。RECEPTIONISTを知らなければ、今まで通り内線電話で受付業務を行なっていたと思います。それでも、導入を決めたのは、代表の中西が

「便利なものがあるのに、どうしてうちに取り入れないの?」

という意見を持っていたことです。

マイナスをなくすというよりは、きっとRECEPTIONISTを導入したら業務が効率化できるだろうと期待をかけて導入しました。

会議の時間短縮にも一役買っているRECEPTIONIST

Q:実際に使ってみて、どうでしたか?

岩月:社員が自分で受付対応をしてくれるようになったという「社員の意識の変化」が一番大きいです。

受付業務をしてくれていた方から「業務に集中できるようになった」というお言葉をいただきました。

また、会議が立て続けにある時があるのですが、お客様がいらしたときにリアルタイムで通知を受け取れるので、お客様をお待たせず、さらに会議時間の短縮にも一役買ってくれています。

Q:嬉しい限りです!現在のRECEPTIONISTの使い方について教えてください。

若旅:LINE WORKSの個人チャットにRECEPTIONISTから来客通知が来るように設定しています。私たち管理者が受付の代理をすることはありません。

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困ったという話は聞かない

 個人チャットに通知が来るように設定されているのは、従業員が多いからグループに分けるのが手間だということのなのでしょうか?

岩月:グループ分けが手間ということもありますが、グループで来客通知をするように設定をすると、また「誰が対応してくれるだろう」という他人任せな考えになってしまうのではないかという思いから個人に通知するように設定しました。

採用面接で来られた学生さんや役員の方はカスタムボタンで対応しますが、それ以外の来客通知は個人チャットに行きます。

来客対応は本来、アポイントを取った本人が行うべきものだと考えているので、その効率化のためにRECEPTIONISTに支援してもらっているというイメージです。

Q: 今の方法で社員の方から困ってしまったという声は上がらなかったのでしょうか?

若旅:社員からはとくに困ったという話は聞かないです。

しかし、弊社側ではなくて来客されるお客様には、年配の方も多いからなのか、使い方がわからなくて内線をすぐにかける方がまだいらっしゃいます。

内線はもう置きたくないという声は社内からも上がっているのですが…

Q:内線電話に慣れてしまっているのでしょう。我々もたくさんの企業様にRECEPTINOISTを導入していただいて、使い慣れてもらえるように頑張ります(笑)

岩月:一方で、学生さんには難なく使ってもらっています。

iPadの受付を当たり前のように使っているところを見ると、会社も時代の流れに乗っていかなければならないと思いますね!

Q:ビジネスチャットとRECEPTIONISTを同時に導入してよかった点はありますか?

若旅:RECEPTIONSITを導入するからLINE WORKSを絶対に導入しなければいけないという理由付けができました!

2回のトライアル期間を設けなくてもいいですし、同時に導入してよかったです。

岩月:「LINE WORKSを使えないと受付ができないよ」と周知したので、大きな効果があったと思います。笑

Q:最後に、RECEPTINOISTの導入を検討されている企業様に一言お願いします!

若旅:RECEPTINOISTとLINE WORKSを同時に導入することは、心配でしたし、不安でしたが、導入してみると案外問題なくスムーズにいくものです。

怖がらずにトライしてみてください!

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岩月:管理者の立場から、システム導入時にはものすごくハードルが高いと思っていたのですが、初期設定もアカウント管理も思っていたよりシンプルなつくりだったのでとても使いやすいです。

Q:岩月様、若旅様、本日はありがとうございました!

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