クラウド受付システム「RECEPTIONIST」の導入事例

　

ひとりでも多くの優秀なデジタルクリエイターを輩出することを目指し、派遣事業を担う株式会社メンバーズキャリアの平野様、小島様にRECEPTIONISTについてインタビューしてきました！

ビジネスチャットが浸透した

Q：社内でビジネスチャットが浸透しない問題をよく聞きますが、御社は当時からビジネスチャットが浸透していたのでしょうか？

平野：全社員、Hangouts Chatを導入してはいるのですが、他会社に常駐業務として働く社員や中途社員はまだまだ使いこなせていないように思います。

 
パスワードを定期的に変えなくてはならず、面倒くさくなってしまうのかもしれません。

 

小島：ただ、私の所属する採用チームでは、RECEPTIONIST導入をきっかけにビジネスチャットをより使うようになりまして、浸透し始めてきているように感じています！

 

多くの社員が集中できない職場環境

 

Q：次に、内線電話を使っているときに、どのような課題があったか教えていただけますか？

平野：弊社では、週に150件以上と来客が非常に多いのですが、内線電話を取る担当者は決まっていませんでした。

 

担当者が決まっていなかったからこそ、内線電話に近い社員は内線電話が鳴るたびに手を止めてしまっていたということに課題を感じていました。

 

小島：私は、電話の着信音にフラストレーションを感じていました。

 

今でも外線電話は鳴りますが、それでも週に150回以上の内線電話の音がなくなったことには、感謝しています。

Q：集中して仕事できないですね。当時の来客対応時のフローを教えていただけますか？

小島：

 

▼内線電話を受ける

▼お客様のお名前を聞く

▼社内共有のカレンダーでお客様の担当者を確認する

▼Hangouts Chatに担当者へ来客の連絡を入れる

 

という流れでした。

 

お迎えは担当者が行います。

 

平野：ただ、担当者が席を外しているときには、電話を受けた人が迎えに行っていました。

 

面接のお約束だと就業時間後に行うことも多いので、担当者でない方にお願いしてしまうことが多かったです。

 

小島：あまりに社員が少ない時には、社長に対応をお願いしてしまうこともありました。笑

 

平均すると、来客対応に１回5分くらいは時間を取られていたかと思います。

 

月で考えると、

 

５分×150件(/週)×４週間＝3000分（50時間）

 

くらい費やしていました。

 

受付をスタイリッシュにするため

Q： 次に、RECEPTIONISTを導入したきっかけについて詳しく教えてください！

小島：きっかけは、受付業務の効率化を目標にしたというよりは、採用を強化する上で受付をスタイリッシュにしたいという思いで導入に踏み切りました。

 

導入当時、エンジニアの採用を改善していきたいというタイミングでして、「受付の端末を変えることは私たちでもできそうだ」ということですぐに取り掛かりました。

 

平野：RECEPTIONIST導入は、ほとんど小島が1人で担当してくれましたよ！

Q：そうだったのですね！実際に、採用に使ってみてよかったと感じることはありますか？

小島：面接で来客する方の気持ちを考えて、少しでも面接の緊張をやわらげたいと思っていたんです。

 

私の場合、初めて訪問したオフィスで内線電話で担当者を呼び出すトゥルルルル…という待ち時間に、嫌に緊張してしまう事があって。

 

RECEPTIONISTであれば、端末をタップするだけで待ち時間もありませんし、その緊張感がなくなったのではないかと思っています。

 

内線電話が鳴り響かないメリット

平野：それから「社内で内線電話は鳴り響かないよ！」という社内環境への配慮もアピールできているのではないかなと思います。

 

小島：その話でいうと、以前エンジニアの採用面接で「私が業務中に電話応対をする可能性はありますか？」と聞かれたことがありました。

 

エンジニアにとって、内線電話を受けないで済む、内線電話の音が鳴らないということはアピールポイントになっていると思います。

Q：ちなみに、受付システムはRECEPTIONIST以外にもありますが、RECEPTIONISTの決め手を教えてください！

平野：

 

■ 安価ではじめられる

■ Hangouts Chatと連携ができる

■ 来訪者記録が取れる

■ iPadがあれば使い始められる

以上のポイントが弊社の思いとマッチしていました。

 

マニュアルを自作

Q：導入するにあたり、反対意見はなかったのでしょうか？

小島：まず、採用を強化していきたいという方針はどの部署でも一貫しているので、採用の強化のための施策にはかなり理解を示してくれます。

 

RECEPTINOIST導入に際しては、全社員の納得を得られるように、マニュアルを作成しました。

 

 

このマニュアルを使って説明し、社員に納得してもらいました。

 

平野：私としても、RECEPTIONISTを導入するメリットが大きいと感じていて、小島には「導入は賛成だけど、どうやって運用するのかはしっかり考えておいて」というアドバイスをしました。

 

Q：実際にRECEPTIONISTを導入してみていかがですか？

小島：採用チームの中では、先ほど申し上げた通り、ビジネスチャットをより使うようになったことがありがたい変化です。

 

平野：担当者が来客対応をできない場合でも、すぐにチャット上でやりとりできるようになったことは良いなと思っています。

 

一方で、担当者がいないお客様だと、誰も対応しないという事例もちらほら見受けられるので、管理部のフォローなど運用面を強化していかなければ！とも思っています。

 

ちなみに、感覚として飛び込みの営業が少なくなったようにも感じています！

 

今までの受付業務の非効率さが浮き彫りに！

 

Q：今までの受付業務で非効率だったなと改めて感じることはありますか？

小島：もちろんです。RECEPTIONISTを使いはじめてから、今までの

 

■ お客様の名前を聞く

■ 社内共有のカレンダーで担当者を探す

■ 担当者を検索し、Hangouts Chatで連絡する

 

という工程を社内の人間が手作業でやっていたことは非効率だったなと感じるようになりました。（笑）

 

RECEPTIONISTであれば、お客様が入力してくれた情報がそのまま担当者に届くので、圧倒的に手間が減りました。

 

平野：それから、内線電話を使っていた時に、来訪者に入退出時間をカードに記入してもらっていたこともかなり非効率でしたね。

 

カードを3ヶ月間保管して、破棄する運用をしていましたが、その手間と保管用に場所を確保していました。その管理が自動化されたことも大きい効率化でした。

 

RECEPTIONISTを導入することで、この管理業務と保管場所の確保が不要になりましたね。

 

来客対応時間は１/５
月40時間削減！

小島：今までの来客対応のフローと実務に戻る時間を考えると、来客対応に費やす時間は、5分→1分程度です。時間にして月40時間近く削減できています。

Q：数にしてみると、かなりの変化ですね！

ちなみに、RECEPTIONISTを導入してみて、想定していなかった「イイコト」はありましたか？

平野：弊社の電話は内線も外線もかかってくる子機が変わらないのですが、RECEPTINOISTを導入してからは、かかってくる電話は必ず外線なので、内線か外線かを区別するストレスが減りました。笑

 

小島：若手の社員が内線電話をとってくれることもあったのですが、カレンダーの見方がわからずにまごついてしまったり、私たちがフォローしたりする必要もなくなりましたね！

 

面接中のストレスが軽減！
他社員に気を遣わせることもなくなった！

平野：採用面接のお客様が主なので、面接をしながら次の面接の方がいらっしゃったということを確認できることもありがたいです。

 

面接中ですと、なかなか対応できずに、社員から「〇〇さん来ましたよ」とか「少し待たせてしまっているようですが、大丈夫ですか？」とか催促の連絡をもらってしまうこともありました。

 

面接に関係のない社員にも気を使わせてしまうということがあったのですが、今では自分で対応できるのでそのようなストレスもなくなりました！

 

セッティングから導入までストレスなく使える！

Q： 最後に、サービスを検討されている企業さんに一言、お願いします！

平野：機能面は想定どおり、使用感は想定以上によかったです。

 

機能面では、想定通りメリットもありますし、これから改善していかなければいけない部分もあります。

 

ただ、使用感は、セッティングから導入まで、そして導入後もストレスなく使えています！

 

小島：Slackをはじめとするビジネスチャットを導入している企業さんはすんなりと導入できると思うので、オススメです。

 

それから、電話が嫌いな会社さんもぜひ！！