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Hangouts ChatとG Suiteでスピーディーな会議開催

Hangouts Chatでの会議開催はとてもスムーズだと言うけれど、実際はどうなのだろう、と気になっていませんか?今回はHangouts ChatとG Suiteでスピーディーな会議開催をするまでの、一連の手順について画面キャプチャを交えつつ説明します。
 



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会議の予約はGoogleカレンダーも活用してスムーズに 

Hangouts Chatで会議を開催する準備として、まずは会議の予約から説明していきましょう。
 

Hangouts Chatで会議の予約をスムーズに行うには、Meet.botを活用すると簡単です。Meet.botはコマンドに合わせたスケジュールの検索や、予約したスケジュールをGoogleカレンダーに登録する機能を持っています。
 

使い方はMeet.botをチャットルームに招待して、スケジュールをMeet.botとやり取りすればOKです。Meet.botを実際にチャットルームで使う前に、ダイレクトメッセージでMeet.botと会話して、質問の仕方を確認しておきましょう。
 


 

残念ながら2018年6月現在、Hangouts Chatの標準botに日本語では話しかけられません。すべて英語でのやり取りとなるので、どういうフレーズが有効なのかを確認しておきましょう。ダイレクトメッセージの最初で表示されているフレーズを参考までに紹介します。

会議の予約:Schedule a meeting with Cynthia tomorrow
スケジュール済の会議を変更する:Move this meeting to tomorrow
会議のキャンセル:Cancel my meeting with Cynthia
明日のスケジュール検索:What is my schedule tomorrow?

スケジュールの自動取得に成功すると、以下のようなメッセージが出て、カレンダーにも予定が反映されます。
 


 

通常のチャットルームでMeet.botを使って会議の呼びかけを行えば、他のメンバーもMeet.botを通じて予約をしてくれます。誰の手を煩わせることなく会議の予約が完結する点は魅力的です。
 

会議の予約はこれまで1人1人に都合を聞いて回るなど、調整に手間がかかっていました。新人の頃は会議の調整ばかりしていたという人もいるかもしれません。しかしこれを導入すればその雑務からは解放されて、それぞれが直接調整をするようになるかもしれません。
 

このような動きはAI関連機能に長年取り組んできたGoogleの得意分野です。これからさらに有能な、AI関連の機能が出てくることも期待できます。
 

Meet.bot以外のbotではZoomAI.botが会議の予約コマンドを持っていますので、そちらを活用してもいいでしょう。
 

Hangouts Chat上で他のメンバーに会議を呼び掛ける 

Hangouts Chatのメンバーに会議を呼び掛けたい場合、たいていはビデオ会議形式でしょう。チャットルームのメンバーにビデオ会議の開催を呼び掛けたいときは、右下に表示されているMeetアイコンを押すだけでOKです。
 


 

このメッセージが流れてきたら、「ビデオ会議に参加」というボタンを押すだけで、ビデオ会議への参加が可能です。
 

スマホアプリの場合はあらかじめMeetアプリをインストールしていないと、「ビデオ会議に参加」ボタンを押した際にアプリのダウンロード画面に遷移します。そのままインストールを済ませればビデオ会議に参加可能です。
 

会議開催中にビデオチャットに切り替える

会議開催中に急きょビデオ会議を開催したいという場合も、Meetボタンひとつで会議の開催を提案しましょう。
 

会議を呼びかけられた側は、メッセージの「ビデオ会議に参加」ボタンを押して、Meet画面でもう一度「ミーティングに参加」ボタンを押します。ここだけワンクッションありますが、ビデオの起動準備に少し時間がかかるだけなので、操作に迷うことはありません。
 


 

画面の右側に会議の参加者が全員見えています。顔と顔を合わせることで、情報の食い違いを少なくする話し合いが可能となります。ボタンをポチポチと押していくだけの簡単操作で、スムーズなビデオ会議が可能です。
 


 

また、Meetを使えない環境にある人でも、電話番号にかけることで音声だけではありますが、会議への参加が可能です。
 

Meetのビデオ会議画面左下に、ミーティングの詳細を表示するボタンがあります。ここをクリックすると、ビデオ会議に参加するための電話番号を表示できますので、ぜひお試しください。
 

まとめ

Hangouts Chatでの会議開催方法を、画面キャプチャを交えて紹介しました。会議の予約から会議を始めるときの呼びかけ、ビデオチャットへの切り替えまで、どれもシームレスに進められることがおわかりいただけたのではないでしょうか。
 

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