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Hangouts Chatと各G Suiteの連携方法とアクセス権制御

Hangouts ChatはG Suiteとの相性が良いと言われていますが、実際の使い勝手はどうなのか気になっていませんか?本記事では、Hangouts ChatとG Suiteの連携について詳しく解説します。さらに、アクセス制御がどうなっているかという点も説明しますので、ぜひ一度最後までご覧ください。
 



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Hangouts Chatから直接Meetを呼び出してビデオ会議を開催

ハングアウトでは同じサービスだったHangouts ChatとMeet。分離してからもそれぞれの親和性は高く、Hangouts ChatからMeetを直接呼び出して、チャットしていた仲間をその場でビデオ会議を開くことができます。
 

ビデオ会議を開きたいと思ったら右下のビデオ会議ボタンを押し、紙飛行機ボタン(以降送信ボタンと呼びます)を押すと、チャット上にビデオ会議の招待メッセージが流れます。そこで「ビデオ会議に参加」を押すと、Meetの画面が開きます。
 


 

Meetの画面で「ミーティングに参加」を押すと、ミーティング室に参加できます。
 


 

参加している人数などは、右側にリストされます。左下の「ミーティングの詳細」には、Chatを介さず直接このミーティングに参加できるURLと、携帯電話・スマホからも参加できる特別な電話番号が書かれています。
 


 

これでビデオ会議が開けます。Hangouts ChatとMeetのシームレスな連携により、ビデオ会議がより身近なものになるのではないでしょうか。
 

Hangouts ChatからGoogleドキュメントなどを使う 

Hangouts Chatは、G Suite付属のサービスなので、当然G SuiteサービスのGoogleドライブやスプレッドシート、ドキュメントとも相性が良く、すぐにファイルを使える点もポイントのひとつです。
 

分かりやすい例として、Hangouts ChatからGoogleドライブに格納されているGoogleドキュメントを利用する例を紹介します。
 

Googleドライブ上にあるドキュメント類を共有したい時は、右下のドライブアイコンをクリックすると、マイドライブや共有アイテムなどへのアクセスダイアログが開きます。
 


 

共有したいドキュメントをクリックして「OK」を押すと、メッセージ入力欄に指定したドキュメントがプレビュー状態で反映されるので、そのまま、右下の送信ボタンを押しましょう。
 


 

共有されたドキュメントは、権限操作しなくてもチャットルームにいる全員がコメントをつけられるようになります。コメントはG Suiteが管理しているため、個別にファイルの権限を操作しなくても大丈夫です。
 

ここでHangouts Chatとは少し離れますが、G Suiteのアクセス制御はどのようにして管理するのかも簡単に紹介しましょう。
 

アクセス制御はG Suiteの管理コンソールから行う

Hangouts Chatのユーザーやグループなどは、G Suiteの管理コンソールで管理します。Hangouts Chat独自の設定ではなく、また一般ユーザーが行うことはありませんが、参考までに説明します。
 

G Suiteの管理者になっている場合は、Googleのサービス一覧の中に「管理」というアイコンが存在します。「管理」をクリックすると、G Suiteの管理コンソールに遷移します。
 


 

Google Admin画面にはユーザーやグループなど、さまざまな管理サービス用アイコンが並んでいます。ここでは、ユーザーアイコンを選択しましょう。
 


 

すると、以下のように現在G Suiteに登録されているユーザーが表示されます。ユーザーの登録・削除・変更などはすべてこの画面で可能です。
 

 

情報を見たいユーザーの行をダブルクリックすると、そのユーザーの設定情報が確認できます。ここでユーザーの役割や権限、所属するグループなどの設定が可能です。
 

情報を変更したら、一番下までスクロールすると右下に表示される「保存」リンクを押すと、設定内容が保存されます。
 


 

そのユーザーに割り当てられたメールやドライブストレージの容量も確認できます。
 

 

Hangouts Chatのユーザー管理はG Suiteの管理者が行い、Hangouts Chat自身で何か操作をするということはありません。チャットルームの参加・不参加だけでシンプルなアクセス制御ができています。
 

まとめ

Hangouts ChatとG Suiteの連携方法と、アクセス権制御について説明しました。Hangouts ChatはG Suite前提というだけあり、さまざまな機能との連携が可能です。
 

本記事の内容は、G Suiteにとっては使い勝手の良いビジネスチャットツールとして、社内導入するかどうか検討材料のひとつとしてお使いください。

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