【Chatwork連携で効率化】導入しない理由はない

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」の導入事例

 

イラスト制作、漫画(マンガ)でソーシャルゲームを始めとした様々な分野の制作を支援する「株式会社フーモア」様が、iPad無人受付システム「RECEPTIONIST(レセプショニスト)」を導入した理由について、コーポレート本部マネージャーの村井様と広報・人事労務を担当している玉田様にお話をお伺いしてきました。



クリエイティブで世界中に感動を

Q:御社について教えてください

 
イラスト制作・漫画制作・アプリ制作の3つの事業柱をもつクリエイティブ会社。

 

優れたクリエイターの宝庫である日本。(世界中に日本のクリエイターの力を伝えたい。

活躍する場所を増やしたい。そして何より彼ら彼女らが創る作品の感動を伝えたい。

 

この思いを実現させるため)世界レベルでクリエイティブを「創る力」「学べる環境」「繋げる力」「届ける場所」をつくり、クリエイティブで世界中に感動を与えられる会社を目指しています。
 

 

お客様を待たせてしまうのが課題だった

Q:これまでの受付の流れについて教えてください。

 

村井:内線電話です。内線番号1つなので、基本的には当時受付の担当だった玉田に電話がかかってきて、受付の取次をしていました。

 

玉田:内線電話がかかってきたらスケジュールを確認して、お打ち合わせをする会議室にご案内した後、お茶出しをしてから担当者を呼びに行っていました。

 

担当者の席に行く事が多いですが、いない時はチャットワークで連絡をします。

 

Q:どういった方が来客されますか?

 

玉田:多いのはゲーム会社さんや制作会社さんなどのクライアント様なので、年齢層は若めですね。20代〜30代ぐらい。ITリテラシーは高いと思います。

 

後は20代の採用候補者の方が多いですね。

 

Q:以前の受付方法で困っていた事はありますか?

 

玉田:来訪者がかなり頻繁にきますので、受付対応(お茶出しなど)にかなり時間を割かなければいけない状況でした。

 

当時、内線電話の番号が1つしかなく、私の席の前にしかなかったので、コーポレート部門全員が会議などでいなかったりすると、対応ができず、お客様を待たせてしまうケースもありましたので、そのあたりに課題を感じていましたね。
 

 

チャットワークに慣れていましたので、想像以上に簡単に導入できました。

Q:導入の決め手となったのは何でしょうか?

 

村井:値段がすごく手頃だったのがよかったのと、これまでに感じていた課題を全て解決できるところですね。

 

これまではコーポレート部門しか対応ができなかった受付対応が、直接各担当がチャットワークで対応できるのが決め手です。

 

後は、デザイン性もあります。初めてお打ち合わせをさせて頂いた時に、iPadの画面に弊社の待受イメージを作ってくれていましたよね。

 

それを見た時に、受付にこのデザインがあれば良いなと思いました。

 

Q:導入時、工夫したことがありますか?

 

玉田:はじめは苦戦すると思ったのですが、「こんな形でやってください」と共有したら、弊社はチャットワークに慣れていましたので、想像以上に簡単に導入できました。

 

その時に驚いたのは、社内の反応でした。

 

私たちが思っているほど、受付対応を「コーポレート部にお願いします」という姿勢ではなく、「受付フローが整っていれば自分達でやるよ」という感じです。

 

実は受付業務に協力的だったんだ、と驚きましたね。

 

Q:導入する前に不安な事はありましたか?

 

玉田:全社導入する前に、まずはコーポレート部だけでテスト運用をしてみてどういう感触かを確かめましたが、特に不安な点などはありませんでした。

 

その為、そのまま全社展開しました。

つまり、特に何もなかったです。(笑)
 

 

みんなの負担を減らせました

Q:全社導入の際に行った事はありますか?

 

村井:そうですね。

 

これまでは、夏に500mlのお水を出して、寒くなるとお茶出しをしていたのですが、iPad無人受付システム「RECEPTIONIST(レセプショニスト)」に切り替えると同時に全て水に統一しました。

 

その理由は、各担当者がお茶出しなどをしていると、時間がかかり負担になるかなと思い、全てペットボトルのお水に変えることで負担を減らせるかなと思ったからです。

 

受付対応をしていた玉田も含めて、みんなの負荷を減らす為にやりましたね。

 

Q:導入時に説明会などはしましたか?

 

玉田:説明会などはしていませんが、私がiPadを持っていってお客様になりきりながら(笑)、「今から通知を送りますね!」などコミュニケーションをとりながら具体的な説明は何回かしました。

 

会社の色を出せる!

Q:導入後の変化などはありますか?

 

玉田:弊社の場合だと、イラストや漫画の事業をやっているので、受付の担当の写真をイラストにすると、「可愛い」などの評判を頂いたりしています。

 

また、これまでiPadを使った受付に慣れていない方が多かったのか、「斬新だね!」「ハイテクだね!」「初めて!」などの嬉しい声がありました。

 

あとは、私自身、受付が好きだったんです。他の会社様に行く時、受付ですごく印象が変わったり、緊張感がほぐれたりするのがすごくいいなと思っていて。

 

なので、受付での対人コミュニケーションが減るのは少し不安でした。でも、RECEPTIONISTを使って会社の色を出していける、という新しい価値を見出せた今、不安はなくなっています。

 

例えば、弊社ならiPadの待受にしている「似顔絵のイラスト」を見たお客様から「この似顔絵イラストいいね!」と言われる事で、打ち合わせの冒頭の会話が生まれたり、仕事に繋がったりする可能性もあります。

 

こうした新しい価値を見いだせたので、工夫次第で対人コミュニケーションが減っても大丈夫なんだなと、その点に関する不安は無くなりました。
 

 

Q:社員の方や経営層からのお声があれば教えて下さい。

 

社員から:特にネガティブな意見はありません。受付フローがスムーズになって良いというポジティブな意見が多いですね。

 

芝辻社長から:受付時に、弊社の人間の似顔絵が出るようにしていて、結構反応が良く、MTG時のアイスブレイクで盛り上がることが多くなりました。

 

受付対応コスト低減以外にも会社の広報的な役割も担ってもらっていると感じます。

 

Q:最後に、導入を検討する企業に向けて一言ください!

 

村井:全社展開する時にこんなにスムーズに行くと思ってなかったのですが、総務などに負荷がかかっていることを考えると、簡単に全社導入できるので、総務始め、業務を効率化したいと考えている企業であれば是非やったほうがいいと思います。

 

コミュニケーションコストもほぼ無かったですし、スイッチングコストもないので。

 

玉田:躊躇するマイナスの理由よりも、会社の色を出せる点などのプラスに目を向けてほしいですね。

 

事業が面白ければ、その事業の色を入れる事により、色々なカスタマイズが可能なので。 そう考えれば、導入しない理由はないと思います!

 

 

村井様、玉田様、ありがとうございました!

 

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