【Chatwork連携で効率化】「Pマーク」取得のために必要な記録の項目を補ってくれた!

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」の導入事例

 

新たな価値を創造し、日本を代表するインターネットソリューションカンパニーを目指す株式会社wevnalの山田様、西尾様に、業務効率化とRECEPTIONISTについてインタビューをしてきました!



お客様と頻繁に連絡をとる必要がある営業・広告代理事業はチャットワークが便利

Q:チャットワークを導入されたのはいつ頃でしたか?また、導入理由を教えてください。

 

山田:2014年頃ですね。

 

それまでは社内・社外とのコミュニケーションはメールでやってました。しかし、営業と広告運用担当が連携して日々改善を繰り返したり、お客様と頻繁にコミュニケーションをとる広告代理業ですので、チャットでスピーディーに連絡を取り合う必要がありました。

 

山田:今でこそ、SlackがCMやったりして知名度が高いですが、導入検討をしていた時は、今ほどSlackが広まっていませんでした。営業・広告業界ではチャットワークが主流だったと思いますね。

 

実際に、お客様もチャットワークを使っていましたので、導入しました。

 

勤務時間の1/8を「準業務」に使っていた

 

 

Q:他に業務効率化を意識しているコトはありますか?

 

山田:マーケティングオートメーションツール(MA)を使ってメルマガの配信などを行なっています。

 

あと、元々バックオフィスが1名しかいなかったので、オンラインアシスタント「CASTER BIZ」はかなり愛用しています。主に、名刺の手配・出張手配をお願いしていますね。

 

西尾:私はバックオフィスの2人目として入社しましたが、採用や経理など、一人で行うのは相当大変だったと思います。

 

当時は受付業務もバックオフィス1名が行なってくれていましたので、勤務時間(8時間)のうち、1時間は準業務にあてられていたと思います。

 

山田:その一人の方の負担が大きくなってしまうというだけでなくて、受付の電話は女性がとるという風潮も多少あったので、「自分のお客様は自分でお迎えに行く」ように変えたいとも思っていました。

 

また、働き方改革という面で言うと、ただ労働時間を短くすればいいとは思っていません。

 

なので、広告代理店業においては生産性の取れない業務に対しては「断る勇気」を持ち、業績をあげるように努めています。

 

今までは「どんな案件でも断っている場合ではない!」という雰囲気だったんですけど、今は様々な面において、生産性を意識できている会社になってきているように思います。

 

感謝の気持ちを「見える」化

 

 

Q:wevnal様で話題の通貨「イソチップ」について教えていただいてもいいですか?

 

山田:よくぞ聞いてくれました!僕、「いそチップ」アンバサダーなんですよ!笑

 

「イソチップ」は、Unipos株式会社のサービス、Uniposポイントの名前です。

 

代表の磯山の「いそ」をお借りしました。笑

 

Uniposは、従業員同士の「ありがとう」をチャット上で共有し、そのポイントを成果報酬の基準に取り入れようというシステムです。その点数を上げるための取り組みの一環として3ヶ月お試しで導入しました。

 

Q:Uniposを入れてからどのような変化がありましたか?

 

西尾:誰と誰が一緒に仕事をしているのか、客観的に見えるようになりましたね。

 

Uniposを導入する前は、誰と誰が一緒に仕事をしているのかあまり見えていませんでした。

 

しかし、Uniposを導入してからは、同じ案件に取り組んでいる人同士でイソチップを送りあっているのをタイムライン上で見ることができ、社内コミュニケーションも活性化してきていると感じます。

 

山田:あとは、「人を褒めあう文化」ができてきました。

 

どうしても、仕事をするときには成果にしか目が届きにくいですが、Uniposがあることによってポスピタリティーだったりとかちょっと違う側面から感謝の気持ちが生まれてきていると思います。

 

他にも、Uniposで#(ハッシュタグ)を設定できるのですが、そのハッシュタグにビジョンだったりクレドを登録できるので、社内の文化づくりにも一役買っています!
 

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受付「代打」にも感謝の気持ちを!

 

 
西尾:それこそ、RECEPTIONISTでお客様がお迎えに上がれない時に「代打」をしてくれた人にもイソチップを送りあっていますね。

 

山田:そうですね! あとは、宅配業者さんの受付には担当者がいないので、率先して受付対応してくれた人にもイソチップを送ろう!と意識しています。

 

西尾:どうしても席が入り口に近いと受付対応をやる回数が多くなってしまうので、イソチップを送ることで補完できてる部分もあると思います。

 

Q:ついにRECEPTIONISTの話ですね!笑
ちなみに、導入前の来客時コミュニケーション方法ってどんな感じでしたか?

 

西尾:お客様が電話で受付をすると、社内の内線が全て鳴ります。

 

それぞれ内線を受け付けた人が対応し、Googleカレンダーで担当者と会議室を確認して、お客様を会議室にお連れし、お茶をだし、「担当者が参りますのでお待ちください…」と、かなりアナログでした。

 

Q:正直、どう感じていましたか?

 

西尾:特に受付業務を行うバックオフィスの方は、人が少ない状況で、仕事も大量にありました。

それなのに、8時間の勤務時間を、雑務に1時間使ってしまっていたので、もったいないと思っていました。

 

山田:また、社内全部で内線電話が鳴るというのも、集中しなければいけない社内環境の中では「よろしくないな」とも思っていました。

 

広告運用は数字を扱うので、集中できずにうっかり「入札単価を1ケタ間違えた!」というような事態になってしまったら冗談ではすみません。

 

「社内コンペに出そう!」と思ったのに…。

 

 

Q:RCEPTIONISTを導入していただいたきっかけは何ですか?

 

山田:事業立案・業務効率化をテーマとした社内コンペにRECEPTIONISTを提案しようと思ったことがきっかけです。

 

もともと、アナログな業務フローを解消したいと思っていました。さらに、弊社はIT企業です。そして、チャットボットを作っている会社なのに、内線電話が置いてあるのはナンセンスだと思っていました。

 

そこで社長に「RECEPTIONISTを社内コンペに提出しようと思うんですが…」と相談したら、「コンペに出すまでもなく導入したら?」と言われてサクっと導入が決まりました(笑)

 

Q:どうしてすんなりと決まったのでしょうか?

 

山田:受付にフラストレーションがあったことはもちろん、「コストパフォーマンス」も大きな決め手です!

 

西尾:あと、ちょうどRECEPTIONISTの導入と同時期に「Pマーク(プライバシーマーク)」を取得しようとしていたのですが、「Pマーク」取得のために必要な記録の項目をRECEPTIONISTが2つほど補ってくれたことも決め手になりました!

 

山田:たしかに!RECEPTIONISTで入退出のログが取れることは大きな決め手でしたね!

 

今までは、入退出の記録は手書きで、書き忘れもありましたし、ウォーターサーバーを運んでくれる業者の方など、かなりの出入りがあったので、RECEPTIONISTでログがとれるようになってからはとても楽になりました!
 

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飛び込み営業が激減

 


 

Q:他にRECEPTIONISTを導入して良くなったことはありますか?

 

西尾:すべてがよくなった感じです!

 

具体例を1つあげると、飛び込み営業がなくなりましたね!

 

このオフィスは入り口が近いので、お手洗いに行く社員が飛び込み営業に捕まってしまったりして、関係のない人の時間が奪われるということもありました。

 

RECEPTIONISTを導入してからは、まず、iPadが置いてあることで「入りづらい…」と思わせられていると思います。

 

そして、画面上で「アポイントがない方はこちら」というボタンを作って、そのボタンを押すと「代表電話をかけてからお越しください」という文字が表示されるようにしています。

 

山田:結果、本当に飛び込み営業に出会わなくなりました。

 

あとは、いそチップで「ありがとう」が増えただけでなく、チャットワーク内のRECEPTIONISTグループでも感謝の言葉を見かけることが増えました!

 

Q:それでは最後に、RECEPTIONISTの導入を検討している企業様に一言お願いします!

 

山田:費用対効果が高いよ!ということを一番言いたいですね!

 

このお値段で、受付業務をしてくれていた方のリソースも確保できた上、「Pマーク」のために記録していた入退出のログも取る必要がなくなったので、本当に業務が減りました。

 

西尾:受付業務のフローを細かく見ていったら、内線電話をとって対応してくれる人だけでなくて、内線電話を取ろうとして空振った人もいますからね。

 

その人たちの集中するまでの時間も含めたらかなりの時間ロスを削減できたと思います!

 

 

山田様、西尾様、本日はありがとうございました!

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