チャットワーク
【Chatwork連携で効率化】美容師・お客様・オーナー「三方良し」を実現
クラウド受付システム「RECEPTIONIST」の導入事例
「美容師にエンパワーメントを 美容室にエンターテイメントを」をミッションに掲げ、フリーランスの美容師が集まる次世代シェアサロンを運営しているGO TODAY SHAiRE SALONのオオイケ様にRECEPTIONISTについてインタビューしてきました！
▼目次
シェアサロンという新しいカタチの美容院
Q：RECEPTIONISTは、オフィスの受付で利用されている企業様が大半です。なので、美容室でご利用いただくのは初めての事例になります。
そこで、まずはどういった経緯でRECEPTIONISTを導入しようと考えたのか教えて頂けますでしょうか？
オオイケ：まず、弊社のサロンが変わった形態をとっておりまして、フリーランスの美容師が集まって施術を行います。
そのため、一般的な美容室だと受付をするアシスタントの方がいますが、弊社にはおりません。また、施術スペースを個室にすることにこだわっていることから、受付に場所を割きたくありませんでした。
そこで、営業当初から受付システムを使おう考えていました。
Q：RECEPTIONIST導入の決め手は何だったのでしょうか？
弊社は、「スマホとハサミで借金なしで独立できます」ということを謳っております。
美容師の方は、お客様のカルテから材料の取り寄せ、メッセージのやり取りまでもスマートフォンのみで行なうことができるのです。
そこで、受付システムもスマートフォンに通知が来るものを探していました。
ITに慣れていないお客様だからこそ、
「だれにでも使いやすいデザイン」を選んだ
海外製品も含め色々と見ていたのですが、その中で、RECEPTONISITを導入する事に決めた理由は２つあります。
１点目は、社内の情報共有ツールとして使っていたChatworkと連携できること。一元管理できることが、とても便利です。
2点目は「だれにでも使いやすいデザイン」であること。
美容師や弊社に来るお客様は、企業のお客様に比べてITシステムに慣れていないので、誰が見てもわかりやすいシステムを探していました。
RECEPTIONISTは日本製で扱いやすく、またシンプルでスタイリッシュなデザインで、弊社にぴったりでした！
Q：ありがとうございます！
RECEPTIONISTを導入していただいている企業様の中でも、御社はとくに受付回数が多いです。
実際に、週にどれくらい使われているのでしょうか？
オオイケ：多い時期で週に600〜700回ですね。
24時間365日営業しているので、かなりの来客数です。
Q：24時間営業されているんですか？！
オオイケ：そうなんです。
契約美容師それぞれがセキュリティ管理をしているので、いつでも美容室が開けられるようになっています。
せっかく場所があるのに、使わないのはもったいないですからね。
Q：時代の最先端ですね！
オオイケ：今後もますますシェアサロンは増えていくと思います。
ITに強くない人に対応できるノウハウが溜まってきた
Q：RECEPTIONISTを利用する時に、工夫されていることはありますか？
オオイケ：ITに慣れていない方にも使いやすいように３つ、工夫をしています。
１つ目は「受付のロゴ」です。
以前は、待ち受け画面を会社のロゴにしていたのですが、そもそもiPadで受付ができることを知らず、そのまま中に入ってきてしまうお客様もいらっしゃいました。
今では、少し格好悪いですが、「受付はこちら」という文字を表示しています。
２つ目は受付完了後の「メッセージ」です。
「受付完了」という文字が出ても、そのあとなにをしたら良いかわからず、受付の前で立ち尽くすお客様もいらっしゃいました。
そこで、「左手のソファでお待ちください」というメッセージを表示するようにしています。
3つ目は「iPadの配置」です。
まずは、お客様に「受付はこちら」というiPadの文字を見つけてもらわなければなりません。そこで正面の目につきやすい位置に端末を置くようにレイアウトを変更しました。
あとは、全社としての取り組みではないのですが、美容師によっては受付の方法を動画で撮影して、インスタグラムやTwitter、LINEで事前にお客様に受付方法をお伝えしていたりします。
Q：地方のお客様もITに慣れておらず、不安に思っている方も多くいらっしゃいますので、この情報はとても参考になります！
オオイケ：2022年度中に96店舗の展開を目標にしていまして、今年中には全国の主要都市に展開していきたいと思っています。
地方の美容院だと、さらにITに慣れていない方が多いと思うので、さらにノウハウが溜まっていくと思います(笑）
美容師の立場から見てもありがたい存在
(※オオイケ様の普段の様子)
Q：サロンに置くということで美容師の方やお客様に問題は生じませんでしたか？
オオイケ：はじめは美容師も驚かれていましたが、戸惑っていたのは最初だけで、今では当たり前になっています。
初回のお客様は戸惑われることがありますが、２回目以降は問題なくご利用いただいています。
また、美容師の立場から見てもRECEPTIONISTはとてもありがたい存在です。
受付の担当者がいると、美容師はお客様の対応中に
「次のお客様がいらっしゃいました」 と報告を受けることになります。
そうすると、どうしても美容師が施術しているお客様に「私が時間を押してしまい、迷惑かけているかな？」と気を遣わせてしまいます。
RECEPTIONSTであれば、スマートフォンに直接通知が来るので、美容師に暗に伝えてくれるというところで大変助かっています。
通知は多いけど… それもお客様を考えての工夫
通知の量には少し悩まされています。店舗が原宿に２店舗、青山に１店舗あるのですが、受付の通知が来るグループが一つなので、1日にものすごい量の通知が来てしまいます。
でも、この悩みも表裏一体で、同じグループにRECEPTIONISTの通知が来るから、お客様が別の店舗に行ってしまっていても、リアルタイムで気がつくことができるんですよね。
受付で待たれているお客様の担当が誰なのかも、スマホですぐに確認できます。 今後、拠点が全国に広がればグループは増やしますが、今は一つのままの方がいいと思っています。
導入コストもそれほどかからないRECEPTIONIST 怖がらずにチャレンジしてみて！
Q：最後に、RECEPTIONISTの導入を検討している企業様に一言お願いします。
オオイケ：RECEPTIONISTは、受付の人件費削減、場所の効率的な利用という面で、コスト削減をお手伝いしてくれています。
テクノロジーを使うことは、美容師が便利になりますし、美容師が働きやすくなれば、お客様にとってもお店にとっても良い環境が生まれます。
美容師はITシステムに慣れていない人が多いと言われていますが、「苦手だからやらない」のではなくて、勇気を持って新しいことにチャレンジしてもらいたいです！
RECEPTIONISTは導入コストも高くないですし、受付の場所もとらなくてよくなります。
美容師、お客様、オーナー三方良しのシステムだと思います。
ぜひ、怖がらずにチャレンジしてみてください！
オオイケ様、本日はありがとうございました！
チャット連携で来客業務を自動化へ
生産性の高い働く環境を作っているのに、まだ来客業務を人任せにしていませんか？
・来客前の日程調整のコミュニケーション
・スケジュールや会議室の仮押さえ、日時決定時の削除作業
・「空いている会議室がわからない」などの会議室管理
・来客時、「席にいない」「会議中」「会社にいない」など担当者への取次苦労
・Pマーク対応の来客履歴の管理
これらを自動化できるRECEPTIONISTでは、チャット連携をすることで来客の度に働く社員の仕事を止めません。
