NEW
新着記事

ガントチャートとは?プロジェクトに必須な理由【作り方】

 
ガントチャートとは?
ガントチャートの作り方とは?
 

徹底解説していきます!
 

まず、「ガント」ってなんなの? という方にも詳しく紹介していきます!
 

この記事を最後まで読めば、「ガントチャートとはなにか」についてはもちろん、
「どうしてガントチャートが必要なのか」から「速攻でガントチャートを作るにはどうしたらいいか」「これからの自分のスケジュール管理」についても知ることができます!
 

では、説明していきましょう!
 


そもそもガントチャートとは?

ガントチャートは今日やることを「コンマ1秒」で把握できる!

 

ガントチャート(Gantt Chart)とは、「時間」×「やること」の表を作ることで、プロジェクトの進捗度、やることを「見える化」することを言います。


 

ガントチャートを使って「見える化」することによって、
今月の達成目標はなにか、そして今週末までにやるべきことはなにか、さらに今日やらなくてはならないことはなにかを
コンマ1秒で把握することができます。
 

そもそもなんで「ガントチャート」っていうの?

 

スケジュールを管理することをなぜ「ガント」というのでしょうか?
 

それは、開発者の名前が「ヘンリー・ガント」さんだったから。
 


<参照:https://ja.wikipedia.org/wiki/
 

時代は、第一次世界大戦の頃、百年以上前まで遡ります。
ガントは、アメリカ人の機械工学者で経営コンサルタントでもありました。
 

そんな彼がプロジェクトを管理し、進捗状況を即座に把握するために考案したのが「ガントチャート」です。
 

ガントの死後、ウォーレス・クラークが「The Gantt Chart」という本を発売し、「ガント・チャート」が世のなかに知れ渡ったそうです。
 

最初に考案していれば、あなたの名前がついていたかもしれませんね!
 

ガントチャートってどんなことができる?

メンバーの進捗状況をすぐに確認できる!

 

ガントチャートを「時間」×「メンバーの作業」にしてみます。
 


 

それをメンバー間で共有すれば、プロジェクトメンバーがなにをしているのか、進行状況はどうなのかを把握できます。
 

「先方から進捗状況確認の連絡がきたけど、今日、〇〇さんは休みだから報告できない…」
「私の〇〇の作業を進めたいけど、▲▲さんがどこまで終わっているかわからないから予定が立てられない…」
 

といった不手際をなくします。
 

プロジェクトリーダーも今までのようにいちいち朝の朝礼で今日の目標や細かい指示の割り振りをする必要なく、各自で確認してくれることになります!
 

「この作業をしているのか…」と把握してもらえれば、
大変な作業を回されることもなくなるかもしれませんw
 

これは、作業効率化に繋がりそうです。
 

ガントチャートで自分の仕事も「見える化」

 

ガントチャートの強みはなんといっても「今やることが一目でわかる」ということです。
 

仕事をする前、「今日何しようかな〜」と、ぼーっと考える時間はありませんか?
この時間にもメール1通は確認できてしまいます。
 

目標を立てたら、スケジュール帳やスケジュールアプリを使ってガントチャートを作成するクセをつけてみてください。
 

毎日なんとなくしていた作業が、劇的に変化するでしょう。
 

<参照:https://store.ito-ya.co.jp/

↑手帳の中のこのようなページに目標を記入して達成度を見える化できます
 

ガントチャートにデメリットはある?

ガントチャートにも意外な落とし穴が…

 

ガントチャートの強みをまとめてきましたが、ガントチャートを使う上で気をつけなければならないことがあります。
今回は4個まとめました。
 

ガントチャートを使う前に知っておきましょう。
 

1. 締め切りをなんとなく決めてもなんとなくガントチャートを作れてしまう

 

 

一般的にプロジェクトには「納期」(目標)があり、その「納期」に向かって仕事をしていきます。
 

しかし、この「納期」をなんとなーく決めてしまうと大変なことになります。
 

ガントチャートは「見える化」したわかりやすい表が作れるので、うまくいきそうな予定を立てることができてしまいます。
 

しかし、蓋をあけたら工程通りに進められない、どんどん納期が迫ってきて、結局徹夜…なんてことにもなりかねません。
 

◆守るべきポイント◆ 納期は逆算ではなく加算せよ

 

まず、プロジェクトの納期は一人で決めないようにしましょう!
 

プロジェクトメンバーが少数であれば、全員と話し合って決めることが大切。
 

人数が多いプロジェクトでは、部署のリーダーに相談しましょう。
リーダーならメンバーが今、どのくらい1つのプロジェクトに時間を裂けるのか把握していると思います。
 

とくに、納期からの逆算ではなく、やるべきことの加算で決めましょう。
これにはこのくらいの時間と費用がかかる…と地道に決めていくことがプロジェクト成功のカギです。
 

関わる人が多いほど大変になりますが、それぞれの部署と話し合って、実現可能な納期を決めましょう。
 

2. ガントチャートに記入されていない作業が多すぎて使い物にならない

 

ガントチャートをせっかく作っても、
作業の工程が正しくなかったり、必要な仕事がスケジュール内に組み込まれていなかったら、

ガントチャートを使う意味がなく、役立たないものとなってしまいます。
 

◆守るべきポイント◆ WPSで工程をすべて洗い出せ

 

ガントチャートを作る上で欠かせない工程がWBS(Work Breakdown Structure)です。
 

WBSとは、Work「作業」を Breakdown「分解」して Structure「構築」しなおす
という意味です。
 

具体的には、プロジェクトの作業を最小単位に分解してやるべきことを洗い出すことを指します。
 

https://cacoo.com/ja/templates/wbs-diagram-software

↑「目標」「マイルストーン」「タスク」の順に樹形図を作成していく方法です

 

WBSの手順を踏まえて、細かい作業まで抜け目なく計画をたてる必要があります。
 

詳しい方法はこの先の②WBSで必要な工程を洗い出すで紹介しています。
 

3. 作業の相互関係が無視された工程になっている

 

ガントチャートは時間軸にそって必要な工程をまとめていくもの。
しかし、ある一つの仕事をやるにもその前に終わらせておくべき工程があったりします。
 

例えば、電車で座ろう!と電車の発車時間より少し早く駅に着いた場合。
 

せっかく早く着いたのに、その時に定期が切れていることに気が付いて、定期を買いに行ったら、長蛇の列になっていた…
 

こんなことがおきたら、きっと電車に座れないどころか、電車に乗り遅れてしまうかもしれません。
 

この人は、はじめに「定期の期限を確認する」「定期を購入する」という工程を忘れてしまっていたのでしょう。
 

 

このように、先を見越した判断や、過去の事例から考えないと、相互関係を無視した工程になってしまいます。
 

◆守るべきポイント◆ クリティカルパスを作成して!

 

それぞれの工程の繋がりを考えるには、「クリティカルパス」という考え方が必要になります。
 

クリティカルパスとは「重大な経路」という意味。
 

一般的にWBSで作業を割り出した後にクリティカルパスで作業の関わりをあぶり出します。
 

〇〇をやらなければ▲▲ができない ということを意識して、時間配分を割り振っていく必要があります。
 


↑④に取り掛かるまでの日数は②で必要な期間だけでなく、③で必要な期間も考慮する必要があります。

 

詳しい方法はこの先の③クリティカルパスを意識して作業の優先順位を決めるで紹介しています。
 

4. ガントチャートを作って満足。更新しない(更新が大変でなかなかできない)

 

よくあるのがこの「ガントチャートでスケジュールを作ったから大丈夫でしょ」という安心感です。
 

ガントチャートを作って満足、そのまま放置しておくと、情報はどんどん古くなっていってしまいます。
 

情報が古くなってしまったら、もうガントチャートがある意味がありません。
今、メンバーがどんな作業をしているのか、わからなくなってしまうでしょう。
 

とくに、このガントチャートをExcelで作成した場合。
 

Excelデータを変更したら、全員にデータを送信、受信…と工程が多いです。
 

そして、受け取ったメンバーも過去に保存したExcelデータがたくさんありすぎて、最新版を探すのも一苦労…
なんてことにもなりかねません。
 

◆守るべきポイント◆ 更新も共有もアプリで簡単に

 

ガントチャートは今やるべきことがパッと見てわかるから便利なもの。
そのため、全員が最新の状態のガントチャートを見れる環境がなければなりません。
 

そんなときに便利なのが、ガントチャートを簡単に作ることができるアプリケーション。
 

更新も共有もワンクリックでできてしまうものもたくさんあります。
 

アプリのなかには、先に述べたWPSやクリティカルパスを作りやすくしてくれる機能が備わったものもあります。
 

詳しい内容はガントチャートおすすめアプリ3選で紹介しています。


以上、
ガントチャートのデメリットを解消するために
 

①納期は逆算ではなく加算する
②WPSで工程をすべて洗い出す
③クリティカルパスを作成する
④更新・共有はアプリでらくらく!

 

の4点を意識しましょう!
 

実際にGoogleスプレッドシートを使ってガントチャートを作ってみる

物は試しだ…

 

言葉だけではなかなかわかりづらいと思います。
 

それに、「ガントチャート」を調べてもアプリばかり出てきて、
特に重要な、「作業工程を洗い出す」方法はなかなか見つけられない。
 

ここで手を抜いたガントチャートではなんの役にも立たないものになってしまうのに。
 

ということで、実際に1からガントチャートを作成してみようと思います。
 

①プロジェクトの目標設定

 

まず、ガントチャートを使って達成したい目標を決めましょう。
 

今回わたしは「日本食っぽい夜ごはんをつくること」を目標にします(笑)

料理って意外と作業工程が多くて面倒なんですよね…
 
 

-完成イメージ図-

↑「The 日本食」な一汁三菜です!

 

②WBSで必要な工程を洗い出す


……WBSについての説明に戻る

 

目標を決めたら、まずWBSの作業をしていきましょう。
…とその前に
 

◆WBSをする前の注意点!

WBSでプロジェクトの課題を探す前に、以下の3点に注意しましょう。
(自分だけのスケジュールをたてるときはこの限りではありません。)
 

・プロジェクト憲章が承認されていますか?
ーー承認前にWBSを行ってしまうと、あとで目的が変更された時に一からやりなおさなければならなくなります。
 

・小さな要求事項まで明確化してありますか?
ーーどんなに小さい要求事項でも抜け目なくタスクに入れることで成功につながります。
 

・一人で作業していませんか?
ーープロジェクトのスケジュールもWBS(Work Breakdown Structure)の作業内で決めていきます。
  スケジュールは担当者に確認して無理のない範囲で決定しましょう。

 

準備ができました! それでは作業に入っていきます。
 

その1:「マイルストーンを洗い出す」
マイルストーンとは「大きな節目」のことで、「中間目標」と置き換えることができます。
 

今回は、

  • ・買い出しをする
  • ・味噌汁を作る
  • ・シャケの塩焼きを作る
  • ・冷奴を作る
  • ・ひじきの煮物を作る
  • ・梅干しを盛り付ける
  • ・ごはんを作る

 

としました。
 

注意! 一般的なプロジェクトの場合は1〜2ヶ月で5個程度に押さえたほうが良いです。

 
 

その2:「マイルストーンを達成するためのタスクを書き出す」
タスクを書き出していきます。
タスクはそれほど細かくしなくても担当者が把握できるくらいでOKです。
 


 

それぞれのマイルストーンを達成するためのタスクを書き出すことができました。
ここまでで、WBSの作業は終了です。


◆守るべきポイント◆ WPSで工程をすべて洗い出せ
 へ戻る

 

③クリティカルパスを意識して作業の優先順位を決める

 

次に、クリティカルパスを作成してみましょう。
 


↑工程時間を考えて図を作成します。(ご飯は土鍋で焚いています笑)
 

このように図を描くことによって、どの作業が遅れると完成が遅れてしまうのかをぱっとみて把握できます。(とりあえず図を書いてみて、どのような関わりがあるのかを可視化することが重要です。)
 

たとえば、この図の場合、家にコンロが2台しかないため、ひじきの煮物を作ったあとに味噌汁をつくることになります。
すると、最短期間で料理を完成させるためには、ひじきの煮物を作る時間を遅れさせることができないことがわかります。
 

一方、梅干しをもりつけるがどのタイミングでも完成に遅れは出なさそう!ということがわかると思います。
 

このように、作業完了時間が最短になるように優先順位をつけていってください。


◆守るべきポイント◆ クリティカルパスを作成して!
 へ戻る

 
 

④Googleスプレッドシートにガントチャートを記入していく

 

では、今までの工程を踏まえて、ガントチャートを作成していきましょう。
 

今回は、Googleスプレッドのアドオン機能、「Projectsheet planning」を使っていきます。

このアドオンを使えば、自分で図を作成したり、表を作る必要がないのでとっても手軽にガントチャートを作ることができます。

 
 

その1:アドオン(Project plannning)を追加する

Googleスプレッドシートを開きます。
プロジェクトの名前も決めておきましょう。
 


 

上のバーの「アドオン」→「アドオンを習得」を選択

 

検索ボックスに「Project planning」と入力
 

 

↑の画面で「+無料」を選択
 

本人確認をすれば、アドオン完了です。
 


↑この文字が表示されればOKです
 
 
 

その2:「目標」「マイルストーン」「タスク」を入力

B列の「Task description」に「目標」「マイルストーン」「タスク」を書いていきましょう。
 


 

一番左のA列の「WBS」が1、2、3、、、となっていますが、実際には「目標」が一番上の階層、その次に「マイルストーン」さらに下に「タスク」と続くので、マークダウンしてわかりやすくしていきたいと思います。
 

その場合、右側の「<WBS」「WBS>」から、
 

「WBS>」(階層を一つ下に)を押してください。
 

2回押すと、2個階層が下になります。
 


 

すこしわかりやすくなりましたね!
 
 
 

その3:日付の設定

今回の料理は時間単位ですが、残念ながら「Project planning」は日付の設定しか対応していないので、今回は日付で設定していきます。
 

 
「Start date」…プロジェクトの開始日
「Finish date」…プロジェクトの終了日
「Progress」…進捗度
 
表にある|…今日の位置
表にある=…進捗度合い(Progressの値で変化します)
 

全て設定できたでしょうか?

 
 
 

その4:ほかの機能もちょっとだけ紹介…!
 


 

少し英語でわかりにくいので、説明してきます。
 
<hide/show task>
collapse selected task(s)…下の階層を折りたたむ
expand selected task(s)…下の階層を開く
collapse all summary tasks…すべての階層を折りたたむ
hide 100% completed tasks…進捗度が100%のタスクを隠す
show all tasks…すべてのタスクを表示
 

Shift start date of tasks…タスクの開始の日付をシフトする
Get…タスクから日付を選択
 

Set Gantt cart timescale…ガントチャートのタイムスケジュールを設定する
< Start date >
to task(s)…タスクの日付になる
today…今日の日付になる

 
 

あとは、何曜日から始めるか…などです。
自分好みにセレクトしてください!

 


ただ、この「Projectsheet planning」には、「クリティカルパス」が記入できないという問題点があります。
それぞれの工程の結びつきを「見える化」できないんですよね…
 

それぞれの工程の結びつきを色を変えて見やすくしたりと試行錯誤はしてみたのですが。。。
 

ガントチャートおすすめアプリ3選

無料で使えるアプリを紹介!

 

ここまでの作業を通して、ガントチャートを作るのがいかに大変か、そして作成したガントチャートを共有する手間もあるとなると、骨の折れる作業であることがお分りいただけたと思います。
 

そんなときにおすすめな、完全無料で使えるアプリを3つ紹介します。
 

みんなでガント.com


 
 

会員登録不要で基本機能も無料で始められてしまう、優れもの!
 

とくに、「クリティカルパス」が見える化できる機能がついている点がポイントです!
 


<参照:http://minna-de-gantt.com/how-to-detail/#combinationLine
 

ブラビオ(Brabio)


 

エクセルより10倍速い!がコンセプトのブラビオは5人までずっと無料です!
 

何よりも、パッと見てわかりやすい初心者向けのクラウド型サービスです。
 

担当状況だけの確認もラクラクです!
 

<参照:https://brabio.jp/
 

トレロでガントチャートを作る!


 

おなじみトレロの拡張機能を使えば、完全無料でガントチャートを作ることができます。
 

 ビジネスチャットマスター
ビジネスチャットマスター
https://businesschatmaster.com/tool/trello-gantt-chart

 
トレロならではのカラフルな色分けができるところも見えやすくて良いです!
 


◆守るべきポイント◆ 更新も共有もアプリで簡単に
 へ戻る

まとめ

ガントチャートとはなにかからガントチャートの作り方まで詳しく述べてきました。
 

作業の工程や進捗状況をパッと見てわかるように効率よくガントチャートを使っていきましょう!

ビジネスチャットを活用した受付システムで、ムダな来客対応を0に

iPad無人受付システムRECEPTIONISTは、ビジネスチャットを介してお客様の来訪を担当者に直接お知らせします。これまでの取次業務がなくなり、無駄な時間をカットすることで仕事にもっと集中できます。

資料を受け取る!

NEW
新着記事