【まとめ】会議の日程調整や効率化に役立つwebサービス!

会議を開くとなると、さまざまなコストがかかります。
 

ところがwebサービスを導入することにより、これらのコストを減らして効率化が実現できるのです。
 

では、Webサービスを利用すると、どのようなメリットや効率化ができるのでしょうか。
 

今回は、導入メリットを具体的に説明しつつ、おすすめのwebサービスについても紹介していきます。
 



会議の効率化がもたらすメリット

時間を有効に使える

webサービスによって会議の効率化が叶うと、無駄な時間を減らすことができます。
 

例えば会議を本社で行う場合、各支社で勤務する社員は本社まで足を運ばなくてはなりません。
 

会議のためだけに本社に行くのには時間もお金もかかります。移動時間はロスタイムとなり、年間で考えると膨大な時間が無駄に費やされることに。
 

そうした際に、Web会議システムを導入すれば、遠方の支社のスタッフはネットを使って会議に参加可能。
 

移動時間を無駄に費やすことがなくなり、浮いた時間を有効活用できるのです。
 

また、大人数での会議を開催する際には、全員分の日程調整が必要になります。また、重要な会議や、プレゼンの場は、やはり対面で行われる場合が多いので、全員が入れる会議室の確保も必要です。
 

そうした際には、日程調整ツールや会議室予約・管理システムの導入により、会議の効率化を図ることができます。
 

意見が活発化する(コミュニケーションの活発化)

非効率な会議の典型は、延々と時間をかけて話し合っても明確な結論を導き出せない会議。
 

理由はいろいろ考えられますが、1つ挙げるとすれば結論に結びつくようなすぐれた意見が出ないからでしょう。
 

すぐれた意見が出ないのは、会議に参加すべき人が出席できない場合です。例えば議題の提案者であったり、決定権を持つ人が忙しくて捕まらないと、結論が先延ばしになったりします。
 

Webサービスを活用できれば、ネットを介して出先や出張先からでも会議に参加できます。会議に参加すべき人が加わるので意見は活発化し、結論も出やすくなるのです。
 

また、事前に会議の内容や方向性などについて、参加者に伝わっていないケースも考えられます。そのような参加者は会議に出席しても、議題についていけなくなりがちです。
 

議事録ツールなどのWebサービスを導入していれば、会議の内容や方向性を伝え忘れるといったミスを防げます。
 

このように会議を活発化させ、コミュニケーションを密にするためのツールを利用するには、Webサービスの導入が不可欠です。
 

Webサービスによって効率化が進み、参加者も会議に集中できるようになって活発な議論が交わせるようになります。
 

結論が出やすくなる

従来の会議では、会議を取り仕切る進行役がいます。
 

進行役が役職者の場合、会議の参加者とくに役職を持たない社員は率直な意見を述べにくくなるものです。進行役の顔色をうかがい、無難な意見しか発言しなくなるので、よい案や結論が出ません。
 

会議というのは、参加者が萎縮すると非効率にならざるを得ないのです。
 

Web会議の場合、カメラ越しでの会議のため、対面よりも発言がしやすくなる効果があります。
 

会議の進行を務めるのが役職者であっても、面と向かって意見をいうわけではないので、より自由な意見が飛び交うでしょう。
 

フラットな環境の中でコミュニケーションが活発化すれば、良い結論は出やすくなります。
 

会議を効率化するwebサービスのメリット

初期費用が安い

ビジネスの世界でweb会議や日程調整、会議室管理ツールの導入が広がっている理由の1つは、初期費用が安いからです。
 

新たな設備投資やインフラ整備にお金をかける必要がなく、インターネット環境が整っていればすぐに始められます。
 

今どきインターネットが整備されていない企業は考えられませんから、企業の大小にかかわらず、ほとんどの企業は低予算でwebサービスを導入可能です。
 

会議の幅が広がる

会議はテーマによって、参加者を選びます。
 

内容によっては、別の部署や社外からもメンバーを呼ぶこともあるでしょう。そのような場合、業務上の手続きやメンバーのスケジュール調整などが必要です。
 

もし、所属部署が遠隔地にある場合は、会議の場所まで移動しなくてはなりません。しかし、web会議システムがあればライセンスを発行するだけで参加者を増やせます。
 

これまで遠方だからといって会議の参加者に入れていなかったような人も、Web会議であれば簡単に参加が可能です。
 

会議の参加者を選ぶときの障壁がなくなるだけでなく、会議を行う拠点も固定する必要がなくなるため、その点でも会議の幅が広がります。
 

データを共有しやすい

従来の会議では資料などを参加者に事前に配布します。
 

しかし会議の途中で必要になったデータなどは、すぐに配布できません。ツールをうまく活用すればネットを通じて即座にデータを全参加者に送信できます。
 

Web会議ツールや、チャットツールなどを利用していれば、会議の途中で新たなデータや資料が必要になったときも、ネットで社内の資料を検索し、すぐに参加者に送ることが可能です。
 

また、web会議システムにはホワイトボード機能などがあるので、その場で入力したテキストや図などを即座に全参加者へ共有することもできます。
 

クラウド型ツールと連携できる

webサービスの特徴の1つが、クラウド型ツールと連携できること。
 

Office365、Dropbox、Evernote、Slackなどがクラウド型ツールの代表格です。
 

クラウド型ツールがあれば、いつでも、どこからでも必要な資料やデータを取り出すことが可能。日程調整済みの予定も自動でカレンダーに追加されるなど、ダブルブッキングの心配もありません。
 

webサービスを便利なクラウド型ツールと連携させることにより、会議をより効率的に運営できるようになります。
 

働き方が変わる。

Web会議の場合、基本的に会議室は必要ありません。全国に散らばっているメンバーたちは、ネットを通じて意見のやり取りができます。
 

それにともない、会議を開くための準備などの雑務を減らすことができます。
 

Webを利用しない場合、会議を開くための日程調整や議事録の作成などが欠かせません。それに費やす労力も必要です。
 

その結果、本来やるべき仕事への集中力を、会議へ回さざるを得なくなります。
 

Webサービスの導入によって、やるべき仕事に集中できるようになって社内での働き方も変わるでしょう。
 

ネット環境の進化と活用によって、従来の非効率な働き方が改善され、効率的な働き方ができるようになります。
 

日程調整しやすくなる

今までの会議開催では、参加メンバーの日程調整が大きな課題でした。
 

それぞれのスケジュールに合わせて日程と時間を決めなくてはならないので、参加できないメンバーが出てくることも。
 

web会議ならネットで参加できるので会議場所へ行く必要がなく、時間に余裕ができるので日程調整がしやすくなりますね。
 

とはいえ、Web会議においても日程調整の必要はありますし、もちろん対面での打ち合わせや会議でも日程調整と会議室の予約は必須です。
 

ツールを使えば、より早く、より簡単に日程調整が可能になります。
 

おすすめのwebサービス【5選】

RECEPTIONIST

 

RECEPTIONISTは日程調整から会議室予約・管理、当日の受付までを効率化できるクラウド受付システムです。

 

RECEPTIONISTでは、受付業務の効率化が実現できるほか、日程調整や会議室の予約・管理といった会議や打ち合わせに必要な機能も搭載しているので対面・ウェブでの会議・打ち合わせをスムーズに進めることができます。
 


 

RECEPTIONISTの導入により、来客対応や来訪者記録の管理なども簡単に。
 

アポイントメントの日程調整から、当日の受付までのフローを効率化でき、会議が始まるまでの時間ロスも減らせます。
 

会議だけでなく、様々なことを効率化できるため、webサービスの中でも、特に導入に力を入れたいツールでしょう。
 

WebEX

 

WebEXは会議室がなくてもワンクリックで参加できるサービスです。
 

アカウントを作る必要がないので、社内の人も社外の人も簡単に会議に参加できます。
 

いろいろなデバイスに対応しているのでスマホやタブレットなどで会議に参加でき、1つのアプリでチャット、ファイル共有などが可能です。
 

電話で音声のみの参加もできるので、ノートパソコンやスマホが使えないシーンでも利用できます。
 

Zoom

 

Zoomは設定が簡単なweb会議ツールです。
 

会議のホストは登録が必要ですが、参加メンバーは登録しなくてもアプリをダウンロードしてアクセスするだけで参加できます。
 

画面共有やホワイトボード機能、録音機能などがあるので会議を見直すことも可能。
 

データの共有化もできます。
 

SIGN(GIJI)

 

SIGN(GIJI)は議事録の作成が簡単に行えるツールです。
 

ウェブ上で会議における一連の作業をシステム化可能、スムーズで効率的な会議が実現できます。
 

会議参加者の登録をはじめ議題の共有、発言や議論を入力しながら会議に参加でき、議事録の共有と管理に便利です。
 

調整さん

 

調整さんはパソコンやスマホで会議の出欠確認や日程調整ができるツールです。
 

インストールや会員登録のログインが不要なので、誰でも簡単に利用できます。
 

ボタンを押すだけで出欠表のURLが取得でき、それを関係者に送付するだけで会議の日程や参加者の事前通知が可能です。
 

まとめ

企業にはさまざまな部署があり、会議の開催に至るまできめ細やかな事務手続きや調整が必要です。
 

ご紹介したwebサービスを導入すれば、煩雑な手続きや作業が簡素になり、会議の効率化が実現します。
 

webサービスは初期費用が安いので試しに導入してみて、その効果を実感してみてはいかがでしょうか。

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