ビジネスのスピードを加速するTalknote!メールとどう違う?

社内のコミュニケーションの質を向上させるアプリ「Talknote」。
 

Talknoteを導入したさまざまな企業が、ビジネスのスピードを加速させることに成功しています。
 

従来のメールを主に使用する方式のコミュニケーション方法とはどのように違うのでしょうか?
 


Talknoteで確実に情報を共有する

従来、社内のコミュニケーションにはメールが使用されていました。
 

しかし、伝えたい内容をメールとして送信しても、送信した相手がそれをきちんと読んでくれたかどうかを確認するには手間がかかります。
 

直接会って確認したり、電話をかけたり、確認のメールを要求したりすることで、伝わったことがようやく確認できるため、大きな業務ロスが発生していました。
 

Talknoteを使った社内コミュニケーションに切り替えれば、このロスは解消されます。
 

メッセージ機能を使って用件を伝えるようにすることによって、相手がそのメッセージを読んでくれたかどうかが視覚的にわかるようになるからです。
 

また、メールでのコミュニケーションでは、関わっていてほしいと思うメンバーを宛先にしたりCCとして送ったりという設定を毎回する必要があります。
 

そのためヒューマンエラーにより送信先を誤設定してしまい、結果コミュニケーションミスによる時間の大幅なロスを招く、という現象もよく起こっていました。
 

その問題もTalknoteなら解決可能。
 

各プロジェクトに関わるメンバーをあらかじめ設定しておくことができ、そのプロジェクト内でのすべてのメンバーの発言は、常に全員に届くようになります。
 

ちゃんと全員に送れたかどうかを心配する必要が一切なくなるのはとても大きなメリットといえるでしょう。
 

さらに、メールでのコミュニケーションを取るときには、その用件に対してどのようなレスポンスがなされているのかなど、進捗を見守りたいものです。
 

しかし、返信するメンバーが確実にCCなどで送られているメンバーすべてに返信をしているかどうかは定かではありませんよね。
 

途中の対応を知らせるメッセージのいくつかが特定のメンバーには伝わらなかったということもよくあることです。
 

Talknoteは、ひとつのプロジェクトに対する発言はすべて、関連付けられているすべてのメンバーに送られるように設定されています。
 

途中のやりとりがうっかり抜けてしまうのを防ぎ、確実にすべてのメンバーがやり取りの詳細を追えるようになっているのです。
 

Talknoteで進捗を瞬時に把握する

従来のメールによる社内のコミュニケーションでは、依頼したタスクの進捗を把握することは容易ではありませんでした。
 

完了したことを伝えるためだけなのに、メールの返信としてきちんと送り返すという動作も、積み重なると大きな時間のロスとなってしまいます。
 

Talknoteでは基本機能のひとつであるタスク管理機能によって、社内それぞれのタスクの進捗状態を瞬時に把握することが可能です。
 

自分のタスクがどれぐらいあるのか、依頼した相手がどんなタスクを今抱えているのかなどを、一覧にして確認することができるようになります。
 

タスクを完了させる操作だけですべての関わっているメンバーたちに、瞬時に完了した旨を伝えることができるのも効率的です。
 

タスクの管理をメールによって行う場合、チームとして依頼されたタスクに対しだれがどんな対応をどこまで行ったかをリアルタイムで把握することができませんでした。
 

Talknoteであれば、タスクへの対応をタイムラインとして、どのような流れで処理されているのかを見ることが可能です。
 

タスク遂行時に生じる質問事項も流れのなかの動きとしてチェックできるので、進捗の状況を事細かく把握することができます。
 

また、メールでタスクを依頼する際、期限を伝え忘れたりすることもままあるものです。
 

Talknoteのタスク機能を使用するなら、タスク作成時のフォーマットに期限を記載する欄が設けられているので、伝え忘れるということは起こりにくくなります。
 

万一途中でタスクを依頼する相手を変更するという事態が起こっても、そのタスクのタイムラインを簡単に見返せるので、情報の共有がスムーズに。
 

あと、メールで依頼したタスクは、そのまま忘れ去られることもありがちです。
 

相手が対応忘れしているだけでなく、依頼した自分が忘れてしまうこともあるでしょう。
 

Talknoteのタスク機能にはアラート機能もついていて、完了されていないタスクについて、各担当者に知らせてくれます。
 

これにより、タスクの遂行ミスという単純なエラーを避けることが可能です。
 

Talknoteならこれまでのノウハウを活かせる

メールで社内の連絡を取っている形式の場合、あるプロジェクトへの対応をひとつの流れとして把握するのは難しいことでしょう。
 

さまざまなメールに、対応指示や現場が直面している問題などが断片的に記載されているのがその理由です。
 

Talknoteなら、プロジェクト内での対応をタイムラインとして確認できます。
 

プロジェクト内で発生したトラブルや障害、またそれらをどのように克服できたという実際の対応なども一覧で見ることができます。
 

プロジェクトが終わったあとにも、過去の解決方法のモデルとして、情報を蓄積させてノウハウとして活用することも可能です。
 

まとめ

Talknoteなら、メールでは煩雑になってしまいがちな社内の連絡事項をとてもスマートにまとめてくれるので、より質の高いコミュニケーションを実現させることが可能。
 

コミュニケーションを改善させて、業務の効率をアップさせたいなら、Talknoteの導入を真剣に検討することをおすすめします。

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