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ビジネスチャットとメールを使い分けるのはいつなのか?

メールのレスポンスは遅くなってしまうことも多く、そのせいでビジネスチャンスを逃してしまうこともあり得ます。ビジネスチャットを利用すればこの問題は解決します。社内コミュニケーションとして注目を浴びるようになったビジネスチャットと、メールの使い分けについて紹介します。

 



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メールのレスポンスは遅すぎる!

 

メールは読まれるタイミングがわからない

 

メールは相手に送ってからレスポンスが返ってくるまでに時間がかかります。例えば送り先の相手は送信した時間から数時間後にしか読めないかもしれません。そうなると返事は相当遅くなります。もちろん、既に読んでいて返信途中かもしれません。

 

メールの場合送ったことは確認できますが、いつ相手が読んだかはこちらからは分からないので、返事が返ってくるまで待つしかありません。レスポンスが相手次第になってしまい、リアルタイムでないことがメールの弱点です。

 

意思決定が遅れればビジネスチャンスが失われる!

 

役員や部長、課長など上司の承認がいる時に、不在でも確認が取れるメールは便利なツールではあります。回覧メールで承認をもらうことで、書類を物理的に回していた時より早くなったこともあるでしょう。

 

しかしながら、回覧メールも誰かが止めてしまうと最終的に帰ってくるのがとても遅くなってしまいます。メールで意思決定をするようになっても、まだまだ時間を消費するのが現状です。

 

この時間のロスによって、意思決定が遅れてしまいライバル企業に出し抜かれるなんてこともあり得ます。慎重な決定も時には必要ですが、価値観が変化しやすい現代ではスピーディさが重要です。現在のビジネスにおいて意思決定の速さはとても重要なファクターであり、意思決定の遅れはビジネスチャンスを失うことと同じになりえるのです。

 

コミュニケーションを迅速にとるために

 

電話の方がレスポンスは早い!

 

相手が電話に出られる状況であることが分かっていれば、電話で話をするのが一番早いです。メールを送っても相手の反応が遅い場合には、「メール読んだ?」と相手に電話することもあるのではないでしょうか。大抵の場合、急ぎの要件があれば電話で対応することが多いです。

 

ただ、電話も万能ではなく、あくまで相手が出られるタイミングであった場合にのみそのスピードを発揮します。相手が出られない状況であれば、掛けなおしが必要になります。相手が電話できる状況になった場合に、こちらが電話できなかったりすれば掛けなおしの掛けなおしになることもあり得ます。

 

タイミングによっては何重もの手間が発生してしまう点が、電話のデメリットです。それでも電話がメールよりも、スピード感があるコミュニケーションツールであることは間違いないでしょう。

 

ビジネスチャットはリアルタイム性が高い

 

コミュニケーションのスピードに関しては、メールよりも電話の方が優れています。しかし電話のデメリットを考慮すると、もっといいツールはないのか?という疑問がわきます。そこでおすすめなのが、ビジネスチャットです。

 

メールにはないメッセージ通達機能により、いつ読まれるか分からない事態が避けられます。既読になったかどうかがすぐわかるので、相手の反応がすぐわかります。また、メールのようなかしこまった文章を省けるので、会議中などの電話対応や長文のメールを打つのが難しい場合でもすぐ返答することができます。

 

リアルタイム性がとても高く、利便性も良いので導入する企業が増えています。

 

メールコミュニケーションをビジネスチャットに置き換えよう!

 

業務効率をアップさせるために!

 

メールのデメリットのひとつであるレスポンスの遅さはビジネスチャットで対処可能ですが、その他のデメリットをカバーできるのかどうかも気になります。

 

メールの課題の1つに、大量のメールに必要なメールが埋もれてしまう可能性があるため、全部のメールに目を通さなければならない、という点があります。そうなると自分にとって重要なメール、優先順位が分からず非効率になりやすいです。

 

ビジネスチャットであれば、重要度を分けて送ることができます。また文章も短めな傾向があるのですぐに読めてしまう場合がほとんどです。また重要かどうかがすぐにわかるため、今必要のない物は後で確認するなどの対処も可能になり効率化が図れます。

 

誤送信や送り忘れが発生しない!

 

メールであれば、CCやBCCなどで相手先を選択して送信します。その際、誤送信や送り忘れが発生する危険性があります。ビジネスチャットではグループ内に所属する人すべてに同時に発信すれば送り忘れが起きませんし、誤送信もグループさえ間違えなければ発生しません。

 

ビジネスにおいて、その話を聞いていないとか、送ってはいけない人に送ってしまうことはご法度です。しかしながら、送り忘れや誤送信のミスはどうしても起きてしまいます。人はどれだけ注意をしていてもミスをおかすものです。その人為的なミスがビジネスチャットに置き換えることでカバーされます。

 

slackを使おう!

 

ビジネスチャットには数多くの種類があります。どんなビジネスチャットでも、社内コミュニケーションツールとしてはメールよりも優れている部分が多いです。その中でも、基本的に無料で、様々な機能が使えるslackはおすすめのビジネスチャットです。

 

アメリカ発のビジネスチャットで基本部分が英語なのですが、シンプルなイメージで分かりやすいデザインなので気にすることなく使えます。もちろんブラウザで翻訳を掛ければ日本語にすることも可能です。外部との連携も簡単で、自社内に特化したチャットに仕上げることができます。

 

ビジネスチャットとメールの使い分け

 

ビジネスチャットを使う場面とは?

 

社内のコミュニケーションでは、必要な情報をワークグループで瞬時に共有できるビジネスチャットが適しています。プッシュ通知により新着メッセージが分かるようになっているため、読める状況であればすぐに確認が取れます。

 

ビジネスチャットの最大のメリットは、リアルタイムな情報共有により迅速なコミュニケーションが取れることです。突然の内容変更など急を要する場合にはビジネスチャットに勝るコミュニケーションツールはないでしょう。また1対1でも、1対複数でもコミュニケーションできるのでとても便利です。

 

メールを使う場面とは?

 

エビデンスが必要な場面の場合、丁寧な文章が必要なケースもあります。書類として残すには、ビジネスチャットのような会話の文章よりもメールの丁寧な文章が適しています。決定事項を周知したり、レスポンスが必要なかったりする場合にもメールでの通知が適しているでしょう。

 

またメールの丁寧な文章や挨拶は、社外とのやり取りの際にはちょうど良いです。チャットを社外のやり取りに使う場合、少し砕けすぎの可能性があるからです。メールの方が良い場面では、そのまま使うのがおすすめです。

 

まとめ

 

メールにはメールの良さがあり、ビジネスチャットですべてがカバーできるというわけではありません。基本的なコミュニケーションはビジネスチャットで行い、メールの良さが発揮できるエビデンスが必要な部分や社外コミュニケーションで利用するといった風に、場面ごとに分けて使うと効率が良くなりますよ。

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