オフィスをフリーアドレスする時に注意すべき○○なこと

オフィス内に社員それぞれ固定のデスクを置かず、好きな場所で自由に仕事ができるフリーアドレス。
 

一見、メリットばかりに見えますが、実はデメリットもあることを知っていますか?
 

フリーアドレスを導入する前に知っておきたい、フリーアドレスのメリットとデメリットについて確認してみましょう。
 



オフィスをフリーアドレスにすることで得られるメリットとは?

社内コミュニケーションがより円滑になる


 

オフィス内で仕事をするスペースが固定されていると、仕事中はもちろんのこと、休憩中なども席が近い人とばかり話す機会が多くなります。
 

しかし、フリーアドレスになると場所の固定がなくなるため、より多くの人とコミュニケーションが取りやすくなっていきます
 

その結果、部署やプロジェクトチーム単位などではなく、社内全体のコミュニケーションがより円滑になっていくというメリットが発生します。
 

プロジェクト毎のチーム編成がよりスムーズになる


 

フリーアドレスになると、所属部署などの垣根を超えより多くの社員とスムーズにコミュニケーションが取りやすくなるため、プロジェクト毎のチーム編成もしやすくなります。
 

また、新しいプロジェクトチームを編成した際フレキシブルにミーティングを行ったり、一緒に作業を進めたりしやすくなるのも見逃せないメリットです。
 

オフィススペースの削減が可能となる

フリーアドレスを導入した場合、社員分のデスクを用意する必要がなくなるため、オフィススペースの削減も可能となります。
 

また、外回りの社員やクライアントの元で作業することが多い社員などがいる場合、社内で使われることが少ないデスクスペースも合わせて削減可能。
 

それらのスペースをより有効活用できるようになるのもフリーアドレスのメリットの一つです。
 

チームや部署を超えたコラボレーションが促進されやすくなる

フリーアドレスになると、フリーアドレス導入前には顔を合わすことがなかった他部署の社員などとも、コミュニケーションが発生しやすくなります。
 

そのため、部署やチームなどの壁を超えたコラボレーションが促進されやすくなる効果が期待できます。
 

テレワークがしやすくなる


 

社内のどの場所でも自由に仕事ができるフリーアドレスは、テレワークとも相性抜群です。
 

フリーアドレスの場合、コミュニケーションの仕方は直接会って話す以外に、オンライン上のビジネスチャットなどを経由して行われるケースが増加。
 

結果、自宅でテレワークしながら、社内にいる同僚ともスムーズに業務が進みます
 

オフィス内が散らかりにくくなる

社員毎に固定のデスクがないフリーアドレスの場合、毎日就業後にその日使っていたスペースを片付けなくてはいけません。
 

そのため、必然的にオフィス内に物が散乱しにくくなります。
 

デジタルツールを利用した業務が増えるためコスト削減ができる

フリーアドレスの場合、オンライン上のビジネスチャットなどデジタルツールを利用して業務内容を共有したり、ミーティングを行ったりすることが多くなります。
 

そのため、会議のたびに印刷していた膨大な資料もオンライン上で共有や送信が可能になるので、自然とコスト削減も可能となるのです。
 

オフィスをフリーアドレスにする事で発生するデメリットとは?

部署内でのコミュニケーションが少なくなる可能性がある


 

その日の業務内容などによって、社内で場所を移動して仕事ができるフリーアドレスの場合、同じ部署内の社員と顔を合わす機会が減ってしまうケースも多くあります。
 

その結果、部署内でのコミュニケーションが少なくなってしまう可能性があるのです。
 

業務に集中できにくくなる可能性がある

オフィス内で自由に仕事ができるフリーアドレスの場合、その日の状況によって周囲に人が多くて業務に集中できない場合もあります。
 

また、固定のデスクがないため、自分が仕事しやすいように常に備品を配置しておくことができず、スムーズに作業が進みにくくなってしまう可能性もあるので注意が必要です。
 

社員それぞれの進捗状況を把握しにくくなる可能性がある


 

部署毎やプロジェクトチーム毎に固定デスクが固まって配置されていないフリーアドレスの場合、社員それぞれの進捗状況が把握しにくくなる可能性があります。
 

そのため、今どのような状態になっているのか、ビジネスチャットなどのデジタルツールを通してこまめにリモートでチェックできる体制を整えておくのがおすすめです。
 

社員それぞれの私物置き場が極端に少なくなる可能性がある

固定のデスクがない場合、会社で使いたい私物などを置く場所が極端に少なくなる、もしくは、全くなくなってしまう可能性があります。
 

その場合、オフィス内を移動するたびに私物を全て持ち歩かなくてもよいように、社員それぞれが私物を保管しておけるロッカーなどを設置しておくのがおすすめです。
 

業種や職種によってはデメリットしか発生しない場合もある

フリーアドレスを導入することで、業務に大きな支障をきたしてしまう業種や職種もあります。
 

会社の大切なお金を扱う経理部や、外部に絶対漏らしてはいけない顧客情報や開発途中の製品情報を扱う部署などは、特にフリーアドレスに向いていない部門です。
 

このような部門の場合より業務に集中しやすく、かつ他部署とは一定の距離を置いた関係を築けるようフリーアドレスの対象外にするのがよいでしょう。
 

オフィスをフリーアドレスにする時に導入したいサービスとは?

Office製品と相性抜群!Microsoft Teams


 

WordやExcel、OutlookなどのOffice製品と相性抜群のMicrosoft Teamsは、業種や職種を問わずフレキシブルな使い方が可能なビジネスチャットです。
 

すでにOffice製品を導入している場合は、Microsoft Teamsとの連携もとても簡単。
 

フリーアドレスに移行したオフィスでも、スムーズに業務を進められそうですね。
 

ファイル管理に特化したDropbox Business


 

フリーアドレスにしたオフィスでよりスムーズに業務を進めるためには、業務に欠かせないさまざまな情報や資料を素早く簡単に共有したり、検索したりする必要があります。
 

Dropbox Businessはファイル管理に特化しているオンラインストレージ。
 

書類データだけでなく容量の大きな動画データなども管理できます。
 

また、その時々で必要な資料をDropbox Business内で一括管理できるので、オフィス内のどこからでもすぐにアクセスできるのも魅力的。
 

よりスムーズなオンラインミーティングができるZoom


 

オフィス内のどこにいてもすぐにオンラインミーティングが始められるZoom。
 

Zoomはオンラインミーティングに特化したツール。
 

そのためオフィス内の同僚だけでなく、テレワーク中の同僚や遠方のクライアントとも距離を感じることなくスムーズにオンラインミーティングが可能です。
 

進捗状況を共有しやすいTrello


 

オフィス内のどこでも自由に仕事ができるフリーアドレスには、プロジェクトチームメンバー同士や同じ部署内の社員の進捗状況が分かりにくくなるというデメリットがあります。
 

Trelloはプロジェクトの進捗状況だけでなく、参考資料の整理など細々と煩雑になりがちな情報をひと目で見やすいカード形式で管理可能
 

これにより、フリーアドレスでもスムーズに社員同士が連携をとることができます。
 

来客通知が担当者に直接通知されるRECEPTIONIST


 

来客の度に社員の誰かが仕事の手を止めて受付業務をし、オフィス内のどこで仕事をしているのか分からない担当者を探していては、予定通りに業務をこなすことができません。
 

クラウド受付システムのRECEPTIONISTなら、担当者をオフィス中探し回る必要も、内線電話を延々とかける必要もなくなります。
 

来客時には担当者まで直接通知を送られるので、受付業務に振り回されることがなくなるのです
 

フリーアドレス化には必須ですね。
 

まとめ

オフィスをフリーアドレスにする際は、社員それぞれの働き方や業務内容をしっかりとチェックして、最適なフリーアドレス化を行う必要があります。
 

オフィス全体をフリーアドレスにするのか、一部の部署のみフリーアドレスにするのか。
 

また、フリーアドレスでも仕事に集中しやすい区切られたスペースをつくるのかどうかなど、さまざまな点についてフリーアドレス導入前にじっくりと検討しましょう。

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