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効率アップ!コミュニケーションを簡略化するメリットとは?

業務の進行において、コミュニケーションは欠かせません。コミュニケーション不足は業務の進行に支障をきたし、業績の悪化を招く可能性があります。
 

そこで導入したいのがビジネスチャットです。ここでは、コミュニケーションを簡略化するメリットについて詳しくご紹介します。
 



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ムダな時間を解消して業務効率を高められる

コミュニケーションの簡略化における最大のメリットは、無駄な時間を解消できることでしょう。
 

連絡する際には、席から立ってその人の元へと行く必要があります。些細なことですが、こういったことが積み重なると膨大な時間となり、それだけ業務を圧迫してしまうのです。
 

ビジネスチャットであれば、簡単にメッセージを送ることができ、相手にも通知されるため見落としのリスクもほとんどありません。
 

また、プロジェクトの進行において欠かせないミーティングについても、業務を圧迫してしまうケースがあります。
 

ミーティング中はプロジェクトが進行していません。そのため、ミーティングに時間をかけてしまうと、それだけプロジェクトの進行も遅れてしまうのです。
 

また、ミーティングには会議室のセッティングやパワーポイントの用意、資料の印刷など様々な業務が発生します。
 

ビジネスチャットでスレッドを立て、そこでミーティングを行えば、セッティングにかかる時間を大幅に削減できます。
 

さらに、ミーティングを行うタイミングを決めるためにチームメンバーのスケジュールを確認する必要がありますが、その際もビジネスチャット上で確認が可能です。
 

スケジュールを登録しておけば、ミーティングの度にメンバーに尋ねる必要もありません。
 

このように、ビジネスチャットは単なるメッセージのやり取りだけではなく、業務そのものを効率化できるツールなのです。
 

プロジェクトの進行に集中できる

連絡事項の他、ミスに対する謝罪、業務に関するお礼などが発生すれば、その都度席を立つことになり、それだけプロジェクトの進行に支障をきたします。
 

また、何度も席を立つということは、それだけ業務を中断する回数が多いということです。
 

現在、行っていることを中断すると、集中力が途切れ、十分なパフォーマンスを発揮できなくなることも考えられるでしょう。
 

ビジネスチャットを導入することで、プロジェクトの進行に集中できます。また、必要に応じて音声通話も可能なので、メッセージで伝わりにくいことがある場合でも対応できます。
 

その他、ファイルをクラウド上にアップして管理できるビジネスチャットツールもあります。
 

これを運用すると、プロジェクトの進行に関わる資料をアップし、必要なメンバーが速やかにダウンロードできます。
 

また、簡単に内容がチェックでき、問題があれば修正指示も容易です。もしくは、修正して修正稿をアップロード、という形でもよいでしょう。
 

ビジネスチャットには、hangout chatやチャットワーク、LINE WORKSなどがあり、それぞれデザインや使い勝手の良さが異なります。
 

会社で導入する際には、機能や料金などを比べ、メンバーの多くが使いやすいと感じたものを選びましょう。
 

伝えたいことを伝えやすくなる

コミュニケーション、それ自体は大切なことですが、全ての人が思っていることを伝えられるわけではありません。
 

例えば、ミーティングで自分の意見を中々発言できない人がいるとします。
 

そんな人が気兼ねなく、貴重な意見や新しい発想による提案などができれば、業務によい影響を与えられるでしょう。
 

そこで、実際に話すのではなくビジネスチャットでコミュニケーションをとることで、伝えたいことを伝えやすくなります。
 

つまり、ビジネスチャットは業績アップに繋がるツールと言っても過言ではないのです。
 

その他、伝えるべき細かな連絡についても、余すところなく伝えられるようになります。細かな連絡を怠ると、業務の進行に悪影響を及ぼす可能性があります。
 

例えば、プロジェクトの方向性について誤解があった場合、そのまま経過報告せずに進めてしまうと、修正ができない段階になって気づく可能性があるでしょう。
 

ビジネスチャットが使えれば、そのような経過報告も簡単にできるため、問題が起こるリスクを下げられます。
 

ビジネスチャット否定派の意見には、

「文章よりも言葉の方が誤解なく伝わりやすい」
「コミュニケーションは大切(特に根拠はない)」
「操作が面倒(新しいものを導入したがらない上司の言い分)」

などがあります。この中で、文章よりも言葉の方が誤解なく伝わりやすいという意見については、納得できる方は多いのではないでしょうか。
 

ただその場合でも、ビジネスチャットには音声通話が付いているものがほとんどであるため、誤解しやすい内容は音声通話で伝えることでトラブルを避けられます。
 

まとめ

ビジネスチャットでコミュニケーションを簡略化できれば、業務に集中できるようになります。そのため、プロジェクトの成功率も上がり、業績もアップする可能性が高まります。
 

もちろんビジネスチャットを導入したからと言って、必ずしも業績が上がるとは限りませんが、適切に活用することでよい影響がでるのは間違いありません。
 

上司にビジネスチャットの導入を相談する際には、コミュニケーションの簡略化のメリットに重点をおくと、受け入れてもらいやすいでしょう。

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