CHENK!!
BCMからのお知らせ

上司とのチャットはどうする?ポイントを押さえたマナーで円滑な関係

ビジネスチャットを導入すると、それまでチャットでのコミュニケーションになれていない社員は、多かれ少なかれ戸惑いを覚えます。
今回はその中で社員が抱える、「上司、もしくは部下に対してどのような距離感で接するべきなのか?」という疑問の答えとなるような、ビジネスチャットのマナーについて解説します。



スポンサードリンク

ビジネスチャットの利点を生かすマナーとは

ビジネス上のマナーは、ビジネスを円滑に進める潤滑油のようなものです。ただし、あまりにも堅苦しくなってしまうと、ビジネスチャットの利点をうまく生かせません。
ビジネスチャットの利点を生かすようなマナーを社内で共有して、ビジネスチャットの導入がスムーズにいくよう検討しましょう。
ビジネスチャットの良さを活かすポイントは3点です。

  • ・ビジネスチャットのスピード感を活かすこと
  • ・感情表現の豊かさは積極的に利用すること
  • ・ビジネスとプライベートの切り替えを明示すること

これらのポイントを意識して、ビジネスチャット導入時に構築しておきたいマナーを検討しましょう。

ビジネスチャットのスピード感を活かすこと

 

まず、ビジネスチャット最大の武器である「スピード感」を殺さないようなマナーにすることを第一に考えてください。
メールはその形式から、ある程度じっくりと文面を考えて書けるという特性があります。一方、ビジネスチャットはリアルタイムに近い形で会話が進むのが特性であり利点です。
ビジネスマナーを意識するあまり、ビジネスチャットにメールのような前置きを持ち込むと、せっかくのメリットが活かせなくなります。
スピード感があるやり取りができるようにルールを検討してみましょう。

感情表現の豊かさは積極的に利用すること

 

ビジネスチャットには、行間では伝わりにくい非言語コミュニケーションを補う機能がいくつもあります。
通常、上司に絵文字なんて送って良いものかどうかと迷う人は多いはず。でも、これらのツールを上手に使いこなすことで、話し合いがスムーズに行く場合も多いのです。
LINEを使っている方なら想像がつくかもしれませんが、絵文字やスタンプは、1つ使うだけで自分の感情のニュアンスを相手に知ってもらえます。
文字だけでは伝えきれなかった部分を補い、相手とよりスムーズな関係を築くために重要な機能ですので、使いやすい環境を整えましょう。

ビジネスとプライベートの切り替えを明示すること

 

ビジネスチャットはいつでもどこでもやり取りできる点がメリットでもありデメリットでもあります。
ただし、あくまでも業務の一環ですので、やり取りの時間などマナーとして線引きしておくべき事項はビジネスチャット運用時に提示してください。
ビジネスとプライベートの切り替えについては、会社側で明示することで、部下や上司もそのルールを正として行動できるようになります。

具体的なビジネスチャットのマナー例

ここからは、ビジネス上のマナー例について具体例を挙げながら解説します。

「メールのような前置きなどは省略しても良い」

 

メールのような前置きは省略しても良いことを、ビジネスチャットのマナーとして記載しておきましょう。
ポイントは、「前置きを省略するべき」という言い切りではなく、「しても良い」という表現に留めておくことです。
これにより、上司や部下など、接する者同士の性格に合わせた柔軟なやり取りが可能となります。
例えば、「いつもお世話になります。〇〇課の〇〇です。」という前置きは、定型文として辞書登録している人も多いのではないでしょうか。
この前置き自体はつけても問題ないのですが、これを省略可とすることで、チャットルームのログは内容が濃くなり、場面に応じて素早い連絡が可能になります。
ビジネスチャットのスピード感を落とさないためのマナーとして、具体例とともに運用マニュアルやマナー集に入れておくと良いでしょう。

「絵文字やスタンプは積極的に使うことを推奨」

 

ビジネスチャットには、絵文字やスタンプが豊富に用意されています。
これらは文章ではなかなか伝えきれない感情を簡単に表現できる便利なツールです。そのため、積極的に利用しましょう。
特に上司が使うことで部下も使いやすくなる環境が形成できますので、可能な限り使うことを奨励するようにしましょう。
ただし、社外とのやり取りにおいては、相手先に合わせることも合わせて伝えてください。

「やり取りは業務時間内にすること」

 

プライベートとビジネスの区切りをつけるためにも、業務時間外のやり取りは基本的にしないようにするのがおすすめです。
24時間いつでも連絡ができるとなると、労務管理上も好ましくありません。上司・部下共に注意したいマナーとして決めておきましょう。

ビジネスチャットとメール・電話の使い分け

ビジネスチャットとメールや電話の使い分けについても、必要に応じてマナーとして定めておくと混乱が少なくなります。
部下がいくらビジネスチャットで連絡をしても、上司がメールや電話でしか連絡しないのであれば、ビジネスチャットは社内に浸透していきません。
まずはそのタイミングで、ビジネスチャットとメール・電話などコミュニケーション手段の利用について精査しましょう。
その上で、「シャドーITをなくすため」という理由を軸に、ビジネスチャットを使うしかない、という雰囲気を醸成することが重要です。
ここまで施策を打つことで、上司にチャットで話しかけることは失礼ではないか、と部下が気遣う雰囲気を消し去ることができます。
ここからは、コミュニケーション手段の使い分けについて指針を示します。ただし、各社の実情に合わせて柔軟にアレンジしてください。

情報のストックはすべてビジネスチャットに集中

 

基本的に、会社の情報はすべてビジネスチャットに集中させます。適切に開設されたチャットルームは、情報を適切に区分、情報の再利用を促してくれる有効なツールです。
ストックしたい情報はすべてビジネスチャットに集めることを基本とすることで、自然とアクセス制御がかかることにもなります。

メールはビジネスチャットが使えない部分のみ補助的に使用

 

ビジネスチャットに情報を集め、メールは補助的に使うように定めましょう。
人は使い慣れたツールを使いたがります。特に、管理職が率先してビジネスチャットを使うよう、我慢強く指導しましょう。
例外的にメールを利用する際は、ビジネスチャットが使えない社外とのやり取りに留めます。

電話連絡はどうしても重要な場合のみ

 

基本的に電話連絡は相手の時間を無条件に奪い、作業を中断させてしまうデメリットがあるので、可能な限り避けたい連絡手段です。
ただ、部署によっては電話連絡がメインの場合もあり、どうしても電話でなければいけない、ということも想定されます。
緊急事態が発生した場合は電話連絡も可とするよう定めましょう。

まとめ

ビジネスチャットを全社導入する際は、上司とのチャットについて部下が悩まなくて良いよう、マナーや施策で側方支援することが重要です。
上司も部下も合理的に納得できる指針を決めて、ビジネスチャットの導入とセットで社員への教育を進めるようにしましょう。

ビジネスチャットを活用した受付システムで、ムダな来客対応を0に

iPad無人受付システムRECEPTIONISTは、ビジネスチャットを介してお客様の来訪を担当者に直接お知らせします。これまでの取次業務がなくなり、無駄な時間をカットすることで仕事にもっと集中できます。

資料を受け取る!

NEW
新着記事

css.php