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ビジネスチャットの成功事例3選|業務改革の可能性を切り開くメリット

ビジネスチャットを社内導入するに当たって、キーマンから否定的な意見が出て困る、という場合があります。
 

そういう場合は、その意見を覆すような成功事例を集めて、説得の材料とするのも一手です。
 

本記事では、ビジネスチャット導入時に言われやすい否定的な意見に対抗しうる成功事例を3例紹介します。
 



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働き方改革とビジネスチャットツールの活用

総務省は働き方改革の一環として、ビジネスチャットツールの活用について紹介しています。
 

この中で触れられている、2017年2月に実施された伊藤忠テクノソリューション株式会社調査を見てみましょう。
 

それによると、大手企業412社中28.1%が何らかのチャットツールを社内に導入していました。
 

導入に当たっての選定ポイントは使いやすさとセキュリティ面を重視していることが分かっています。
 

また、導入の理由はコミュニケーションのスピード化や会議時間の短縮が主だったものでした。
 

大手企業でもまだ3割の導入に留まっているビジネスチャットですが、では、ビジネスチャットを導入していない企業の意見にはどういうものがあるかを確認してみましょう。
 

ビジネスチャットツール導入における否定的意見

先ほど説明した伊藤忠テクノソリューションズ株式会社の調査では、チャットツールを導入していない企業にも、チャットツールを導入していない理由を聞いています。
 

そのヒアリングの結果、4割超が「業務に必要ない」、2割超が「情報漏えいリスク」と回答しています。
 

この調査結果はあくまでも一例です。ただ、チャットツール導入について社内でコンセンサスを得るには、チャットがいかに業務を効率化させてメリットが大きいかという点はしっかり伝える必要があります。
 

また、情報漏えいリスクについては、社内で知らず知らずのうちに根を張っている「シャドーIT」の対策としてのチャットツールを活用している事例が、否定的な意見を覆す力になってくれます。
 

導入するチャットツールがむしろ情報漏えいリスクを下げるという点もアピールポイントにできます。
 

シャドーITの懸念はビジネスチャットで解消

情報セキュリティに対する懸念を解決した例として、チャットワークを導入したサイバーエージェントの事例を取り上げます。
 

元々、サイバーエージェント社内のコミュニケーションツールは電子メールでしたが、それでは何回も意見をやり取りする時に「遅く」感じていました。
 

かと言って、レスポンスの早いLINEなどのSNSはセキュリティに不安があります。
 

ここでもしLINEなどのSNSを導入した場合、企業側でログをとったりアクセス制御で情報の管理をしたりすることが難しく、シャドーITの温床となりかねなかったでしょう。
 

アカウント乗っ取り事件など、SNSのセキュリティに関して不安なニュースもあったため、導入するツールをビジネスチャットとして有名なチャットワークに決めたのです。
 

チャットワークの場合、エンタプライズプランではログやアクセス制御などが可能になり、シャドーITの危険性がかなり低減します。
 

本来の目的である業務効率化も目に見えてはっきり感じられるようになり、最終的にビジネスチャットの全社導入に成功しました。
 

メール処理と会議時間の大幅短縮で働き方改革

「業務に必要ない」という意見には、まずそもそも現状がどれぐらい効率の悪い仕事をしているかについて説明しましょう。その際、改善の余地があることもあわせて伝えます。
 

メールや会議時間がどの程度の人の手を止め、処理するだけ、参加するだけなのに多くの人の時間を奪っている現実を、数値として示すとよりリアルです。
 

実際に膨大なメール処理と長時間の会議拘束から解放され、業務を効率化できた東洋アルミニウムの事例は、かなり説得力のある成功事例でしょう。
 

東洋アルミニウムの課題は、多い時で1日300件も舞い込むメール処理と、1回2時間を超える長時間の会議にありました。
 

メールは、すべてが自分に直接関係あるものではなく、探す手間だけでも相当なもの。会議は人数分の時間が消費されるため、業務的にはかなり非効率です。
 

この状態を打開すべくビジネスチャットを導入したところ、メールの山がなくなり、2時間あった会議が1時間程度まで短縮しました。
 

開封するまで内容が分からないメールに比べ、特定のテーマをもったチャットルームなら、中を見るだけですぐに状況が把握でき、自分に関係のあるメッセージを見つけることも容易です。
 

会議は、事前に会議資料をチャットワークから共有して、会議では資料の説明をせずにいきなり本題から入るようにすることで、時間短縮に成功しました。
 

メールの処理については、特に上の立場になれば増える傾向にあるため、共感してもらえそうな成功事例ではないでしょうか。
 

大組織でも組織間のやり取りがスムーズ 

企業規模が大きくなると、組織間の連携が問題になるケースがどうしても増えてきます。
 

「業務に必要ない」という声に対するもうひとつの事例として、部署間のコミュニケーション問題に焦点を当てて、成功事例を紹介してみましょう。
 

おすすめの成功事例として、メルカリの事例を紹介します。
 

メルカリは、「社内に情報格差を生まない」を目標に掲げ、Slackをビジネスツールに選定しました。
 

そして、部署ごとに見られる情報を分けず、あえてどのチャンネルにもアクセスできるようにしておき、自分で情報を取りに行くような運用にしたのです。
 

また、社内コミュニケーションを活発にするため、外部サービスをうまく取り入れて「楽しい」コミュニケーションも許容することで、部署間の結びつきができました。
 

その結果、部署を超えたプロジェクトが立ち上がるまでに。
 

かなり思い切った方法ではありますが、メルカリはこの方法で部署間の連携がスムーズになりました。
 

まとめ

社内のチャット導入で見られる「業務に必要ない」「情報セキュリティが心配」といった否定的な意見に対し、その意見を覆して成功した企業の事例を紹介しました。
 

このように、問題を的確に解決した成功事例を紹介することで、否定的な意見を言う人も、気持ちが変わってくる可能性は十分あります。
 

他にも成功事例を用意して説得しながら、チャットの導入をスムーズに進めていきましょう。

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