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BCMからのお知らせ

ビジネスチャットは仕事に使えない!って思ってない?それビジネスチャットを誤解してます。

「チャットを仕事で使うなんて不安しかない!」「チャットは遊びで使うもの。仕事はメールや電話があれば充分。」などと思っていませんか?
 

ですが、ビジネスチャットは仕事で使うことを前提とし、情報共有やオンライン会議など、仕事で使えるさまざまな機能を備えたビジネスツールなのです。
 



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ビジネスチャットの事きちんと理解している?

ビジネスチャットでできる事とは?

 

「チャットで仕事するってどういうこと?」
「チャットなんて、友達同士のおしゃべりで使うものでしょ?」
 

などと考えていませんか?
 

ビジネスチャットは、友達とおしゃべりするような気軽さで仕事の話ができ、その仕事に必要な情報を送り合ったり、共有したりできるとても便利なツールです。
 

メールだと、相手がいつ読むか分かりませんし、読んでくれたかどうかも分かりません。
 

また、たまにサーバーエラーやメールに添付したはずのデータの容量が大きすぎるなどの理由により、大事なメールが送れていなかった、ということが起こりえます。
 

電話だと、かける時間帯を気にしなくてはなりませんし、留守番電話に入れたメッセージを相手が確認してくれたかどうかも分かりません。
 

また、留守番電話のメッセージだと詳細が伝えきれない、ということもままあります。
 

このように、メールや電話をメインツールにしていると、仕事を進める上で足止めを受けてしまうことがあります。
 

ビジネスチャットは、メールのようにテキストで内容を残すことができるうえ、容量の大きなデータなどの送信や共有が可能です。
 

また、電話のようにすぐ確認したいことを、電話と違って時間問わず聞くことができます。チャットの気軽さも相まって、自ずと仕事の処理スピードをあげることができるのです。
 

ビジネスチャットが怪しいと思うのはなぜ?

相手の顔がみえないから不安?

 

「直接会って話さないと分からない事もたくさんある。」
「直接会ってみないと相手の人となりが分からない、信用出来る相手かどうかの判断がしづらい。」
 

このように思う人は少なくありません。
 

また、とりあえず1回は直接会ってみたいと思っていても、お互いのスケジュールがなかなか合わないこともあるでしょう。
 

また、お互いの居場所が遠すぎて、中間地点で会おうにも往復の時間がかかりすぎて予定を確保するのが難しいこともありえます。
 

ビジネスチャットであれば直接会わなくても、ビジネスチャットのビデオ通話機能などを使って、顔を見ながらチャットができます。
 

その際に必要なデータなどは、事前にビジネスチャット経由で相手に送ったり、ビデオ通話中に情報を共有したりすることが可能です。
 

これにより、あとから資料のみを相手に送って確認してもらうなどの二度手間を省くことができます。
 

オンラインのみのやりとりは情報が少なすぎる?

 

「オンラインでのやりとりは、やりとりできる情報が限られてしまう。」
「言葉では説明しにくいものの資料を渡したい時に困ってしまう。」
 

このように考える人も少なくありません。
 

ビジネスチャットであれば、何枚にも渡る膨大な資料を人数分プリントアウトする必要がありません。
 

資料のデータをチャット上で共有したり、データの容量が大きい場合は、ビジネスチャットのドライブ機能を使って、相手と共有したりすることが可能です。
 

また、文字や絵だけでは説明しづらい、身振り手振りでの説明が必要なのであれば、ビデオ通話機能を活用しましょう。
 

さらに、参考にしたいサイトや画像、映像がある場合は、そのURLをチャット上で相手に送るだけで確認してもらえます。
 

ビジネスチャットのセキュリティはたいした事ない?

 

ビジネスチャットは、友人知人との楽しいお喋りをメインとしたチャットツールと違い、ビジネスに特化し、機密情報を扱うことが前提となっているチャットツールです。
 

そのため、重要機密をチャット上で共有したり、社外秘の内容をチャット上で打ち合わせしたりしても大丈夫なよう、セキュリティ面でもしっかりしています。
 

通信内容の暗号化や、外部からなんらかの攻撃を受けてもそれを防ぐファイアウォールなど、さまざまな機能が備えられているので、安心して使用できます。
 

さらに、ビジネスチャットの種類によっては、そのビジネスチャットに参加していない相手と情報を共有しなくてはならない場合にも対応可能です。
 

ファイルを開けるためのパスワード設定や、ファイルにアクセスできる期間を設定することで、大切な情報が外部に漏れてしまう可能性をできる限り低く抑えることができます。
 

ビジネスチャットは時間を奪う? 

 

ビジネスチャットでは、チャットが持つ手軽さをいかして仕事相手や同僚と仕事を進めることが可能です。
 

ただその気軽さからついやり取りが長くなることも。また、いろいろな相手から次々とチャットが届き、その対応に追われてしまうこともあります。
 

レスポンスの良さは、ビジネスチャットの大きなメリットです。
 

しかし、それにばかり振り回されてしまうと、仕事をしたような気になってしまい、本来の業務よりもチャットに費やす時間が長くなってしまいがちです。
 

ビジネスチャットは、仕事をより円滑に進めるためにサポートしてくれるツールです。ですが、そのツールに振り回されてしまっては本末転倒です。
 

届いたチャットにはなるべく早く返事をしなくては!という妙な使命感や義務感が発生し、仕事に集中できなくなる現象は、チャット上のステータス表示を活用することで対処可能です。
 

「打ち合わせ中」「離席中」「休暇中」など、その時々の状況に合わせたステータスを表示しておけば、届いたチャットへのレスポンスが遅くなることを簡単に相手に知らせることが可能です。
 

ビジネスチャットを仕事で活かすには?

使用するビジネスチャットの各機能をしっかり理解しよう

 

「ビジネスチャット」と一括りにされることが多いですが、その種類はさまざまです。
 

自分の仕事でビジネスチャットの機能を活かすためには、そのビジネスチャットについている各機能をしっかり把握しておきましょう。
 

アドレス帳やカレンダー、Drive、タスク機能など、ビジネスチャットによって使える機能はさまざまです。
 

また、使用する人数によって適したビジネスチャットの種類も変わってきます。
 

打ち合わせが多く、毎回、打ち合わせに参加する社員と予定のすり合わせが難しいのであれば、チャットメンバーの予定が把握しやすいカレンダー機能つきのビジネスチャットがよいでしょう。
 

さまざまなデータを共有する必要があるのであれば、Drive機能が充実しているビジネスチャットを選ぶのがおすすめです。
 

便利な外部機能を連携させよう

 

「ビジネスチャットを使い始めたのはいいけど、この機能もあったらもっと便利なのに。」
「社員はみんな使いやすいって言ってくれているけど、個人的にはあの機能もついていたらいいのになぁ。」
 

このような、ビジネスチャットの「あったらいいな」という機能は、外部機能を連携させて補いましょう。
 

ほとんどのビジネスチャットには、仕事で使える便利な機能が標準装備されていますが、業務内容によっては、標準装備以外にも必要な機能がでてきます。
 

ビジネスチャットには標準で装備されていない機能でも、外部機能で探してみると見つかることもあります。
 

例えば、退勤記録をチャット上で簡単につける機能や経路検索機能、日報をチャット上でボットからの質問に答えるだけで作成できる機能などがあります。
 

ビジネスチャットだけでは不便に感じる部分があっても、外部機能を連携させる事でより多くの仕事をチャット上でこなす事が可能となります。
 

外部機能と連携させることにより、さらに仕事の処理スピードをアップさせることができますよ。
 

ビジネスチャットのトライアルを活用しよう

 

ビジネスチャットには、有料で使えるものと無料で使えるものがあります。そして、有料で使えるものも、ランクによって使える機能数が変わってきます。
 

「ビジネスチャットに興味はあるけど、いきなり契約してお金は払うのはちょっと心配。」
「本当に仕事で役に立つのか、いろいろ試してから決めてみたい。」
 

という場合は、トライアルで試してみましょう。
 

ほとんどのビジネスチャットでは1か月程度の無料トライアルが可能です。
 

実際に使ってみて、必要な機能や使わない機能などをチェックして、どのビジネスチャットが一番使えるか、比較検討してみるのも良いでしょう。
 

まとめ

ビジネスチャットは、電話とメールのメリットを備えた仕事用のチャットツールです。仕事で大切な機密事項を扱うことも前提としているので、セキュリティ対策もされています。
 

そして、メールのようにテキストとして内容を残すことも、電話のように会話することもできます。
 

ビジネスチャットを仕事に導入すれば、これまでメールや電話で行っていた業務もチャット上で全てまとめることができ、自ずと仕事の処理スピードを上げることが可能となります。

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