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ビジネスでチャットを使う際のシーン別注意点!上司にも失礼にならない?

現代のビジネスシーンでは、メールや電話と同じようにチャットを使ったコミュニケーションも当たり前となってきました。
 

しかし、場所やその時の状況に応じてうまく使わないと、後々になって思わぬトラブルに発展する恐れもあります。
 

今回は、ビジネスにおいてチャットを使う場合のシーン別注意点についてご紹介します。
 



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ビジネスで上司にチャットを使うのは失礼なこと?気をつけたい2つのこと

ビジネスとはいえ、相手は上司。チャットという比較的カジュアルなツールを使うことは問題ないのでしょうか?
 

ここで、気をつけておきたい2つのことをピックアップしました。
 

TPOをわきまえた使用方法がベスト!

 
チャットは、電話や社内メールなどと比較して多様性・利便性が高いツールです。移動中や自宅など、どんな時・場所でもメッセージのやり取りができるのがメリットでもあります。
 

チャットはカジュアルな印象を与えがちですが、使い方次第で社内メールや電話ではできない多彩なコミュニケーションを図ることが可能です。
 

TPO(時・所・場合)をわきまえたうえでチャットを使用すれば、より円満なコミュニケーションにつながります。
 

「ビジネスでチャットはダメ!」ということではなく、「必要に応じて使いこなす」ことが重要です。
 

上司の特徴・性格などによってチャットを効果的に使いこなす

 
TPOはもちろんですが、チャット相手の特徴・性格を理解したうえで配慮ある使い方をすれば、さらに人間関係に対して良い効果をもたらすでしょう。
 

特に上司は、ビジネスにおいて非常に気を配らなければならない存在です。
 

例えば、上司がカジュアルでオンオフ関係なくコミュニケーションを取りたいタイプであれば、チャットを色んなシーンで有効活用してみましょう。
 

それに対して、少し硬めできちんとした印象の上司であれば、チャットは多用せず、要所要所で使っていくのが賢明です。
 

シーン別:【業務時間内】ビジネスで上司にチャットを使う際の注意点

業務時間内は基本的にビジネスチャットを利用するタイミングですが、シチュエーションによっては直接話しをした方が良い場合もあります。
 

業務時間内にチャットを使う場合のシーン別注意点をご紹介します。
 

重大なトラブルが発生して上司に謝らなければならないとき

 
まずは、トラブルの大きさによってチャットを使うかどうか考えましょう。その際は、緊急の判断を仰ぐべき内容かどうかも考慮してください。
 

どんな場合でもそうですが、基本的に「謝る」という行為は、相手に直接対面して伝えるべきです。
 

チャットで気軽に「すみませんでした。」の謝罪では、上司も快く思わない可能性が高いでしょう。
 

ただ逆にささいなトラブルであれば、仰々しく謝罪に行くよりもチャットで謝った方が良い場合もあります。
 

基本的には上司の性格を考慮しつつ、重大なトラブルが発生した場合は直接誠心誠意謝罪する、という形がベターです。
 

上司に相談したいとき

 
チャットは、リアルタイムで気軽に相談できる反面、長時間となると相手を拘束してしまうリスクがあります。社内メールよりも「短文で、明確に」を心がけるようにしましょう。
 

相談された上司も、はじめのうちは親身になってくれるかもしれません。しかし、長々とわかりにくい内容であれば、相手の怒りを買ってしまう恐れもあります。
 

またそれだけ長い相談となる場合、業務時間内に相談するのは不適切な可能性もあります。上司の仕事の時間を奪うことになるためです。
 

相談内容が気軽にできるものでなければ、そもそもチャットは使わないことです。直接もしくは社内メールなど、じっくり相談できる場所を選びましょう。
 

シーン別:【業務時間外】ビジネスで上司にチャットを使う際の注意点

業務時間外は、チャットを使っていいかどうか判断に迷う人も多いのではないでしょうか?
 

ここでは、業務時間外でチャットを使う場合のシーン別注意点をご紹介します。
 

業務上で必要な新しいグループを作ったので上司も招待したいとき

 
業務上で必要なこととはいえ、業務時間外に突然グループに招待するのは少し配慮に欠けた行動です。上司のほうも、突然のことにあまり快く思わない可能性があるでしょう。
 

「他の社員と、招待のタイミングにタイムラグがあっては失礼」と思う方もいるかもしれません。
 

しかし順序としては、まずは事前に一言上司に申し伝え、許可を得てからグループに招待するほうが無難です。
 

通勤途中に事故や天災に巻き込まれて出勤時間が遅れそうなとき

 
社内にはチャット自体を好まない上司も少なからずいるでしょう。しかし、事故や天災などの緊急事態にこそ、チャットをうまく利用するべきです。
 

チャットが使えるのに「連絡できなかった」と出勤予定時間に遅れてしまう方が、イメージダウンにつながることも。
 

速やか・簡単に連絡を取るのにチャットは非常に便利なツールです。ぜひ活用しましょう。
 

上司から業務時間外にチャットで連絡があったとき 

 
基本的にチャットでは、既読・未読が相手にわかるようになっています。一般的なイメージとして、既読スルーは失礼に思われる可能性が高いです。
 

上司からメッセージが届いた時間帯にもよりますが、深夜や早朝でなければ極力返信しておくのが良いでしょう。
 

また、8時・19時など、一般的にチャットを確認していそうな時間帯であれば、既読スルーせずに返信しておくといいですね。
 

まとめ

上司に対するビジネスマナーは、ほんの少しの気配りからはじまります。ささいなことでも相手の好みや気持ちをくんで行動することで、心の距離もぐっと近づきます。
 

チャットの使い方にも配慮して、心地よい関係を築けるといいですね。

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