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旧ハングアウトから新hangouts chat (新ハングアウトチャット)に乗り換えるべき5つの理由

旧ハングアウトをそのままビジネスで使い続けていませんか?
 
今回は、旧ハングアウトをビジネス利用する上での問題点の説明と、その問題点を解決する新Hangouts Chat(新ハングアウトチャット)の機能について解説します。
 
 
新Hangouts Chat(新ハングアウトチャット)を使ってビジネスを効率良く進めましょう。
 
 



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旧ハングアウトが抱えるビジネス上の問題点

 

 

旧ハングアウトを使い続けることによって起こり得るビジネス上の問題点は以下の通りです。
 
 

  • 1、シャドーITが増えて社内で情報の統制が取れない
  • 2、テーマにそったチャットルームを作成できない
  • 3、ファイルのやり取りはリンクのみ
  • 4、他ツールとの連携ができず生産性が悪い
  • 5、特定の情報を探したいのに見つけにくい

 
 
これらの問題はどれも、ビジネス用のコミュニケーションツールとして使い続ける上で、生産性を下げてしまう恐れがあります。
 
 
旧ハングアウトを使い続けることで起こり得る問題について、もう少し詳しく見ていきましょう。
 

シャドーITが増えて社内で情報の統制が取れない

 
 
旧ハングアウトを使い続ける上でもっとも深刻な問題は、シャドーITが増え、情報統制が取れず、セキュリティ上のリスクを抱える点です。
 
 
シャドーITとは、企業側で把握していないクラウドサービスやIT機器を使ったビジネス上のやり取りのことで、情報漏えいのリスクを常にはらんでいます。
 
 
私用のスマホを使い、社外の人とLINEで業務上の会話をしていたり、漏らしてはいけない資料をやり取りしていたり、などといった社員の行動を会社側が把握していない場合、シャドーITとなります。
 
 
誰でも無料で利用できる旧ハングアウトは、社内外の連絡手段としては便利ですが、アクセス権もコントロールできず、ログを管理しきれません。
 
 
その他のSNSにも言えることですが、シャドーITの問題は、IT機器やクラウドサービスの利用を会社で管理できるような仕組みを構築することが重要です。
徹底した教育も必要ですが、スピーディーな連絡手段として利用価値があるチャットを会社として管理できるシステムとして用意することで、シャドーITの対策をしている企業もあります。
 
 

テーマにそったチャットルームを作成できない

 
旧ハングアウトではグループチャットが使用可能ですが、あくまでもその場限りのプライベートなグループチャットとなり、チャットが終了するとその場で解散となってしまいます。
 
 
他のビジネスチャットの場合はそうではありません。案件ごとや部署ごとなどのチャットルームが生成でき、関係するメンバーだけが入室を許可されるという仕組みです。
 
 
案件ごとや部署ごとのチャットルームは、ずっと存在するようになり、入退室は自由にできます。
旧ハングアウトは、ある1つのテーマについての情報蓄積には向いておらず、やり取りした情報は、ひと手間かけて保存しなければなりません。
重要な情報が散逸してしまう可能性があるため、この点だけを考えても可能な限り早く旧ハングアウトへ移行してしまいたいところです。
 
 

ファイルのやり取りはリンクのみ

 
旧ハングアウトでは、ファイル共有はドキュメントのリンクを送信するのみで、ローカルにあるファイルを直接送信することはできません。
 
 
また、GSuite関連のファイル(スプレッドシートなど)であっても、アクセス権限は別なので、ファイルそのものに権限の設定が必要です。
 
 
ファイル管理は新Hangouts Chat(新ハングアウトチャット)よりも煩雑になってしまいます。
ビジネス上必要な資料のやり取りは、アクセス権の制御に気を使う必要があり、誤送信による情報漏えいリスクにも注意が必要です。
 
 
誰でも使える旧ハングアウトだからこそ、危険度は高いと言えます。
 
 

外部ツールとの連携ができず生産性が悪い

 
旧ハングアウトは、Slackのように、外部ツールとの連携ができません。そのためチャットと他のツールを別々に立ち上げて作業する必要があります。
 
 
手間としてはほんの少しのことに思えるかもしれませんが、同じツールを使っている社員全員が同じように時間をロスすることを考えると、やはり不要なコストがかかっていると言えるでしょう。
 
 
例えば、従業員数100人の会社で、外部ツールとの連携ができないために毎日5分ずつロスしていると仮定します。
 
 
年間勤務日数を240日とすると、5*240*100=2,000時間のロスが発生していることになり、非常に大きな無駄となります。
 
 

特定の情報を探したいのに見つけにくい

 
旧ハングアウトは、ユーザーやチャットルーム、やり取りした内容を検索するのに、フィルタ検索ができず欲しい情報がなかなか見つけられません。
 
 
いちいち過去のメッセージログを見たり、ユーザー一覧を見たりなどする必要が出てきます。 作業効率が悪い点も旧ハングアウトをビジネス利用しづらい点の1つです。
 
 

旧ハングアウトの問題点を解決する新Hangouts Chat(新ハングアウトチャット)

 

 

 
 
ここまでお話ししてきた旧ハングアウトの問題を、新Hangouts Chat(新ハングアウトチャット)はどのように解決してくれるでしょうか?
 
先述の問題点ごとに、詳しく説明します。
 
 

ドメイン内のみのやり取りと管理機能でセキュリティ向上

 
旧ハングアウトは誰とでもやり取りができる仕様ですが、新ハングアウトはGSuiteで管理された特定のドメイン内のみでのやり取りに限定されています。
 
 
特定のドメインを会社のドメインとすることで、他からは遮断された安全なやり取りが可能です。 また、新ハングアウトのユーザー管理はGSuiteのユーザー管理に委ねられています。
 
 
ユーザーごとの権限付与やログの取得などもGSuiteの管理機能で制御できるため、新ハングアウト側で権限操作などを行う必要がありません。
 
 
すでに会社組織としてGSuiteを利用しているなら、GSuiteですでに構築されている管理機能をそのまま使えるのでとても便利です。
 
 
ただし、新ハングアウトはドメイン内のみでしか利用できないという点は長所であると同時に短所にもなります。 例えばSlackの場合、ビジネス向けのプランであればワークスペースの連携が可能です。 これを利用して大規模な会社の場合は、部署ごとにワークスペースを割り振り、アクセス権限をきめ細やかに設定できます。
 
 
ただし新Hangouts Chat(新ハングアウトチャット)でも、ドメイン間のやり取り実現に関しては、すでに今後のバージョンアップ項目に入っています。
 
 
Slackのワークスペース連携のようなことも将来的にはできるようになる予定ですので、もうしばらく様子をキャッチアップしましょう。
 
 

チャットルーム作成と入退室機能で情報蓄積が可能に

 
 
新Hangouts Chat(新ハングアウトチャット)では、チャットルームの作成・変更・削除および、チャットルームへの入退室が可能になりました。
 
 
他のビジネスチャットには備わっている、いわば基本機能ですので、この点においてはようやく追いついたことになります。
 
 
チャットルームは、権限さえ与えられていればだれでも作成可能です。
チャットルームのツリー化はできませんが、チャットルーム内では話題ごとにスレッドが自動的に作られるため、特定の話題について気になった時は、すぐにチェックができます。
 
 
また、新Hangouts Chat(新ハングアウトチャット)のチャットルームは、Slackで言えばプライベートチャンネルという扱いです。
 
 
ドメインで見えているチャットは、すべて自分が入退室できる権限を持っているということになります。
こちらから見えていない(所属していない)チャットルームに関しては、先ほど説明したフィルタ検索でも見えない仕様です。
 
 
案件や部署、クライアント単位など、チャットルームの作成単位は会社によっていろいろあるでしょう。
情報をまとめておきたい単位は何なのかをよく考えてチャットルームの作成ポリシーを決めると良いでしょう。
 
 

ファイル共有ができてアクセス制御はGSuiteに任せられる

 
 
新Hangouts Chat(新ハングアウトチャット)では、直接ファイルをやり取りできるようになり、仕事が非常にやりやすくなりました。ビジネスでは、資料のやり取りは欠かせません。
 
 
また、ファイルをアップロードした場合やファイルのリンクを共有した場合、その内容がプレビューとして見えるため、誤送信を防止できるようにもなりました。
 
 

botが使えるようになり他ツール連携も可能に

 
新Hangouts Chat(新ハングアウトチャット)には、基本botが30種類以上用意されています。
サードパーティでもbotを追加できるようになったため、今後新Hangouts Chat(新ハングアウトチャット)の使えるbotは増加していき、ますます使い勝手が良くなるかもしれません。
 
 
新Hangouts Chat(新ハングアウトチャット)はこのサポートにより、GitHubなどのメジャーサービスとシームレスな連携が可能になり、生産性が向上します。
 
 
ビジネス上では、さまざまな外部ツールを使って生産性を上げようとする場合は非常に多いです。
新Hangouts Chat(新ハングアウトチャット)で連携可能なサービスが増えると、新Hangouts Chat(新ハングアウトチャット)はますます使いやすくなるでしょう。
 
 

フィルタ検索で欲しい情報にすぐアクセス

 
 
新Hangouts Chat(新ハングアウトチャット)では、フィルタ検索がサポートされました。
 
ユーザーの名前やチャットルーム名、チャットでやり取りした情報のワンフレーズを思い出せればすぐに検索、必要な情報をすぐに探し出せます。
 
 
仕事をしている中で、以前のやり取りや資料などを探すことは頻繁にあることですので、素早く検索できるだけで、仕事の生産性は大きく向上します。
 
 

Hangouts Chatへ乗り換えるときの注意点

 

 

 
 
旧ハングアウトから新Hangouts Chat(新ハングアウトチャット)へ乗り換えた際に、旧ハングアウトは併用しない、という場合は気を付けたい点があります。
 
 
それは旧ハングアウトで蓄積していたログをどうするかということです。
どこかにまとめて活用するか、不要なログは削除するかなど、旧ハングアウトをどこまで活用していたかによって、対応は変わるでしょう。
 
 
会社の方針としてどうするか対策を考え、社員に通達して対応する必要があります。
 
 

まとめ

 
旧ハングアウトから新Hangouts Chat(新ハングアウトチャット)へ乗り換えるべき理由について解説しました。
旧ハングアウトは、ビジネス利用で他のビジネスチャットに後れを取っていた面が多々あるツールです。
 
 
その欠点を補い機能追加された新Hangouts Chat(新ハングアウトチャット)は、ビジネスの生産性を向上してくれるツールとして活躍してくれるでしょう。
 
 
旧ハングアウトを利用しているなら、早急に新Hangouts Chat(新ハングアウトチャット)への乗り換えを検討しましょう。

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