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Hangouts Chatを社内導入する際の検討事項5つ

Hangouts Chatを社内導入するに当たり、どういう点に気を付ければ良いのかが気になっていませんか?本記事ではHangouts Chatを社内導入するに当たり、検討しておきたい事項について解説します。自社にHangouts Chatを導入する前にぜひご一読ください。
 



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検討事項その1:ユーザー数はHangouts Chatで対応可能な人数か?

Hangouts Chatは、1つのドメインにユーザーを登録します。登録できるユーザー数は上限8,000人。
 

中規模までの会社なら十分に足りる数ですが、大規模な会社やビジネスパートナーのアカウント分も欲しい場合は、上限数に余裕があるかどうかをしっかり確認する必要があります。
 

今のところ別のドメインとの連携ができないため、ユーザー数が上限を大きく超える場合は、全社適用は難しいと考えた方がいいでしょう。
 

組織単位で1つのドメインを作ってその中でコミュニケーションできればいい、という割り切りができるかどうかでも判断が分かれます。他部署と同じビジネスチャットを使っているのにコミュニケーションが取れないのでは不便です。
 

Googleでは将来追加する機能として、ドメイン外の人とのコラボレーション機能を挙げています。その機能が追加されるまでは、ユーザーの上限数8,000人という数は意識する必要があります。
 

検討事項その2:操作性や使い勝手の面で全社員に受け入れられそうか?

Hangouts Chatに限りませんが、コミュニケーションツールとしてビジネスチャットを全社導入する時は、操作性や使い勝手の面で、全社員に受け入れられるかどうか事前調査することをおすすめします。
 

すでに開発部門でSlackを使っていたり、一部の部門でチャットワークを使っていたりすると、抵抗感を示す人がでてくる可能性があります。
 

別のビジネスチャットを使っている場合は、新旧のチャットツールで機能の対応表を作って、分かりやすく案内し乗り換えを促しましょう。
 

上記の問題がない場合でも、新ツール導入時は部署によって操作性や使い勝手の感じ方がかなり変わり、受け入れ態勢に温度差がでることもあり得ます。
 

まずは試験的に、新しいツールを使いこなせそうな部署とそうでない部署の両方で利用してもらい、導入教育の内容や運用開始の順番などを検討する材料としましょう。
 

Hangouts Chatは通常のチャットツールを使いこなせていれば、簡単に使いこなせるツールです。導入の進め方を工夫して、スムーズな運用を目指してください。
 

検討事項その3:Hangouts Chatで提供されている連携がいくつ使えるか

Hangouts ChatもSlackほどではありませんが、初期より用意されているbotを利用することで、TrelloやGitHubなどとの連携が可能です。
 

ただSlackに比べると、まだまだ連携できる外部サービスは少ないので、自社が利用している外部サービスがどれだけ使えるかは確認しておきましょう。
 

仕事上よく利用する外部サービスとHangouts Chatとの連携ができない場合は、必要なbotを開発して導入することも検討しましょう。ただし費用対効果の面には注意しましょう。仕事がより効率よく進められる連携に絞って開発すると良いでしょう。
 

今後、サードパーティ製のbotがどれだけ出てくるかにもよりますが、「ないなら作ってしまおう」と考えた方がHangouts Chatの導入時期を早められるでしょう。
 

検討事項その4:ハングアウトを利用している場合は移行手順を検討

従来からハングアウトを利用していた場合は、Hangouts Chatへの移行手順や注意事項をまとめる必要があります。従来のハングアウトとも併用は可能で、Hangouts Chatとハングアウトでチャットのやり取りもできます。
 

ただ、最終的にはすべてHangouts Chatに移行しなくてはならないので、期間を区切って 残しておきたいデータは別途保存するよう呼びかける必要があります。
 

従来のハングアウトとの併用をどこまで認めるか、どの時点でHangouts Chatに移行してこれまでのログを残すかなど、具体的な方法を決めて、運用開始の手順書に掲載するようにしましょう。
 

検討事項その5:モバイルアプリ利用規定など運用マニュアルの作成

Hangouts Chatはパソコンからのアクセスだけでなく、iPhoneやAndroidなどのモバイル端末からもアクセスできます。そのため、これらの利用パターンに応じた利用規定を決めて運用マニュアルを策定する必要があります。
 

モバイル端末からもHangouts Chatにアクセスできればとても便利ですが、セキュリティ面での課題もあるので、規定のないままの利用には問題があるでしょう。使い勝手とセキュリティ面の両方に配慮した利用規定を検討してください。
 

まとめ

Hangouts Chatを社内導入する上で検討しておきたい事項を紹介しました。G Suiteをすでに利用しているなら便利なHangouts Chatですが、全社導入する際には考えておかなければならないことがいくつかあります。
 

下調べをきちんと進めて、スムーズにHangouts Chatを導入できるようにしましょう。

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