チャットとは何？会話機能やメールとの違いを解説！便利な使い方を知って相手とコミュニケーションを取ろう

メールのように文字として残すことができて、電話のようにレスポンスが早いチャットは、今やコミュニケーションツールとして欠かせないものとなっています。さらに仕事に欠かせない機能を備えたビジネスチャットを導入すると、仕事の処理スピードを格段にあげることができます。
 

コミュニケーションが楽にできるチャットとは？

 

チャットとは、ネットワーク上にて複数人でリアルタイムにテキストのやりとりをするコミュニケーション方法のことです。1対1での会話から、複数人との会話まで自由にコミュニケーションが可能です。
 

例えば、仕事上のコミュニケーションをチャットで行った場合、部下や同僚からの相談は個別に対応しつつ、ほかの人達とチャット上でミーティングなどを進めることもできるのです。

 

チャットは、さまざまなSNSの機能のひとつとして、または、アプリとして数多くの種類が存在します。その中でも、「ビジネスチャット」と呼ばれる類いのチャットは、友人知人とお喋りをするためのチャットと違い、仕事を円滑に進めるために必要な機能を多く備えています。

 

例えば、仕事の内容や期限などを見やすくまとめたタスク機能や、既読・未読機能、外部ツールと連携させてチャット上でその外部ツールを操作する機能など数多くの機能が存在します。それらの機能を利用することで、それまで個別に対応していた業務をチャット上でひとつにまとめることができます。

 

また、ビジネスチャットはPCだけでなく、スマホやタブレットなど複数の媒体から確認できるため、外回り中の同僚や出張中の上司が会社に戻って来るのを待つことなく、チャット上で仕事の話を進められるのです。
 

チャットはメールや電話と何が違う？

 
電話の場合、相手とリアルタイムに直接、会話をすることができるため、確認しなくてはならないこと、話しておかなくてはならないことなどを直接伝えることができます。しかし、毎回の電話内容を録音でもしておかない限り、電話で話したことは文字としての記録に残りません。そのため、言った言わないなどのすれ違いが起こりやすくなってしまいます。

 

また、電話するタイミングによっては相手に電話が繋がらず、留守番電話に伝言を残す、または、再度かけ直すという手間が発生します。さらに、電話を受けた方も留守番電話に残された伝言を確認したり、電話をした相手にかけ直し、電話にでられなかった非礼を詫びたりしなくてはなりません。

 

メールの場合、電話のように直接相手と話すことはありませんが、送ったメールを相手がいつ読んだか確認できないため、相手からの反応を待つ必要がでてきます。また、メールだと文字で相手とのやりとりが全て残ります。しかし、きちんと仕分けていない場合、過去のやりとりを確認する際、膨大な量の受信箱の中から該当のメールを探し出さなくてはならなくなります。

 

また、送信先をきちんと確認しないと、同僚に送るはずのメールを上司に送ってしまったり、宛先にうっかり社員全員の連絡先を入れて、関係のない人にまでメールが届いてしまったりなどのミスを犯してしまう可能性もあるのです。

 

一方、チャットは、相手とリアルタイムに会話ができるという電話のメリットと、その会話の内容が全て文字として記録に残るというメールのメリット、両方を併せ持っています。
 

そして、電話にでられないバスや電車内などでも、チャットの場合であればスマホやタブレットなどで内容を確認可能です。また、メールのように何度も読み返すことができるため、言った言わないなどの誤解が生じてしまう可能性も低くなるのです。
 

チャットのメリットとは？

 
電話とメールの良い部分を併せ持ったチャットには、ならではの大きなメリットがいくつかあります。
 

チャットはコミュニケーションが早くなる

 
チャットでは、堅苦しい季節の挨拶抜きのピンポイントで仕事の話をすることができるため、自ずとレスポンスも早くなります。相手からの返信が早ければ、それだけ早く仕事を進めることが可能です。合わせて相手からの連絡待ちで仕事が一時停滞する事も大幅に少なくなります。
 

既読、未読の確認ができる

 
これはビジネスチャットの種類にもよりますが、チャット上に書き込んだ内容を相手が読んだかどうか確認することができます。特に複数人ですすめているプロジェクトの場合、チームメンバーの誰がまだ内容を確認していないのかリアルタイムで知る事ができるため、その後の仕事の進め方に対し、臨機応変に対応できるようになります。
 

外部ツールと連携できる

 
電話もメールも決まった機能しか持っていません。しかし、チャットの場合、さまざまな外部ツールと連携させることで様々な機能を付与させることができます。

 
例えばチャット上で繋がっている相手と会話するだけでなく、チャットメンバーの仕事の進捗具合をチャット上で確認できたり、お客様からのお問い合わせに同じチャット上ですぐに返信できたりと、仕事内容に合わせて、フレキシブルに合わせることができます。

 

また、それまで個別で確認していた進捗具合やお客様対応などを全て同じチャットツールで行えるので、仕事の処理スピードを大幅にあげることができるようになるのです。
 

おすすめのビジネスチャット

 

連携できる外部機能が豊富な「Slack」

 

 
ビジネスチャットにはさまざまな種類がありますが、その中でもSlackは、連携できる外部機能が豊富なため、ビジネスチャットをチャット以外にも使いたい場合におすすめです。
 

特にエンジニア系の仕事と相性がよく、エンジニアとしての仕事を進めるうえで欠かせない外部機能が豊富に存在します。多くのシステムエンジニアが在籍している職場などにSlackを導入した場合、開発中のソフトの進捗状況なども全てSlack上で確認することができるようになるため、仕事の処理スピードを格段に向上できます。

 

Slackには、無料プランと有料プランがあります。無料プランの場合、連携できる外部機能の数が制限されたり、ログとして残す事ができるチャット数に上限が出ます。そのためまずは、少人数のチームで無料プランを試してみてから、有料プランに切り替えてみるのがよいでしょう。
 

タスク機能がある「チャットワーク」

 

 
チャットワークは、チャットに慣れていない人でもすぐに使いこなせる、シンプルなシステムのビジネスチャットです。既読・未読機能はついていませんが、期限付きのタスク機能やTo機能により、複数人でのチャットでも自分宛のメッセージはすぐに見つけられるようになっています。
 

ほかにも、テキストメッセージのやりとりだけでなく、PDFや画像ファイルなどさまざまなデータをアップロードすることが可能です。これにより、よりスムーズに仕事を進められます。

 

チャットワークには無料と有料のプランがあります。無料でもグループチャットは14まで所属可能なので、同時進行しているプロジェクトが少ない場合であれば、無料プランでも充分でしょう。有料プランは1ユーザーあたりが利用できる保存容量や各種機能制限の違いによって料金が変化します。
 

こちらもまずは無料プランで試してみて、すすめている仕事との相性などを鑑みたうえで、グレートアップを図るのがおすすめです。
 

LINEと繋がる「LINE WORKS」

 

 
チャットアプリとして、非常に多くの人が利用しているLINE。LINE WORKSは、LINEのコミュニケーションの取りやすさをビジネスに特化したビジネスチャットです。LINEでお馴染みのチャットやビデオ・音声通話はもちろんのこと、スタンプも使えますし、さらに、スケジュールの管理や画面の共有なども可能です。

 

既読・未読機能も当然搭載されていますが、グループチャットの場合、誰が既読なのかもすぐに分かるので、未読の人にのみ再度連絡する事も可能です。また、便利なアドレス帳機能もついています。このアドレス帳は3種類存在するので、例えば社内用、共有、個人などと使い分けすることができます。

 

LINE WORKSは有料プランしかありませんが、30日間の無料トライアル期間があるので、上手く活用できるか心配な場合は、まず、無料トライアルで試してみるのがよいでしょう。
 

まとめ

 
ビジネスチャットを仕事に導入すると、今までのように何度も電話をかけたり、読んだかどうか分からないメールの返信をいつまでも待ち続ける必要がなくなります。

 

また、外部機能とチャットを連携させれば、仕事の進捗状況だけでなく、ミーティング、日報、お客様からのお問い合わせへの返信なども、全てチャット上で行なうことができるようになります。これにより、仕事の処理スピード向上にもつながります。