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作業中断による「やる気低下」を防ぐ為に会社が整えるべき環境

重要な企画書や契約書を仕上げているとき、絶対ミスできない打ち込みをしているときなど、全力で取り組まなくてはならない場面が、仕事上では多々あります。しかし、目の前の作業に集中したいときに限ってかかってくる電話や同僚からの質問などに、やる気をそがれてしまうことありませんか?

 



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作業を中断させる大きな原因とは

 

会社内での電話対応

 

集中して作業をしているときにかかってくる電話ほど、集中力をそがれるものはありません。社外からの電話ならいざ知らず、同僚や上司、他部署からの電話は、できることなら作業後にお願いしたいものです。

 

そしてそれが急を要しないものや自分でなくても対応可能な電話なら、余計にイライラして作業への集中力がそがれてしまう原因になってしまいます。

 

開いて読んで返信するメールチェック

 

メールチェックは意外と時間がとられます。メールボックスを開き、読んで、返信をする。そのプロセスを踏んでいるうちにとりかかっていたはずの作業へのやる気は瞬く間に急降下です。

 

メールの場合は、それを読んだかどうかが相手には分かりません。送られてきた内容を確認した旨を伝えるだけでも、「〇〇様 お世話になっております。ご連絡頂いた件、了承致しました。引き続きよろしくお願い致します。」など、至極丁寧な返信をしなくてはなりません。

 

仕事上、仕方がないマナーとはいえ、目下取りかかっている作業への集中力とやる気をそぐには充分なプロセスです。

 

また、相手がせっかちな場合はメールを送ったことをわざわざ電話で伝えてくる可能性があります。相手からしてみれば、大事なメールだから早くきちんと確認してもらいたいという思いの現れなのでしょう。

 

ですが、同じ用件でメールと電話の両方で連絡をもらうというのは、忙しい人にとって煩わしいとしか感じないでしょう。

 

同僚や上司からの話しかけ

 

作業中に話しかけても大丈夫かどうかは、毎日顔を合わせている同僚や上司でも、意外と分からないものです。隣同士の席など、作業状況が常に目に入る環境でもなければ尚更です。また、全ての人が話しかける前に、今話しかけても大丈夫かどうか確認してくれるわけでもありません。

 

その話しかけが、取りかかっている作業に関するものなら良いのですが、他の仕事のことだったり、今夜飲みにいかないか?などのお誘いだったりすると、どうしても意識がそちらに傾いてしまい、目の前の作業に対するやる気が低下してしまいます。

 

社内連絡をひとまとめにできるビジネスチャット

 

今まで電話やメール、対面でしてきたコミュニケーションを、ビジネスチャットならひとまとめにすることが可能です。ビジネスチャットは、チャットの手軽さで仕事の話をさくさく進めることができるため、仕事に欠かせない報連相(報告、連絡、相談)も、おのずと早く行えます。

 

また例えば、離れた席の同僚に聞きたいことがあるとき、わざわざ同僚の席まで行って、相手の作業を中断させる、なんてこともありません。PCやタブレット、スマホなど、さまざまな媒体からビジネスチャットにアクセスできるため、移動中でも手軽に送られてきた内容や、進行中の案件の状況を確認することができます。

 

1対1の個人チャットや複数で会話ができるチャット、期限付きで仕事を頼めるタスク機能など、仕事に必要なさまざまな機能が、ビジネスチャットには備わっています。社内連絡をビジネスチャット1本にまとめると、メールや電話は社外からのものだけになるので、その分、仕事に集中することが可能となります。

 

また、ビジネスチャットはそれまでの会話の内容がログで残るので、対面や電話でありがちな、言った言わない、そういう意味じゃなかった、などの解釈の違いや誤解を避けることができ、より建設的な会話を進めることが可能です。

 

おすすめのビジネスチャットとは

 

ビジネスチャットにはさまざまな種類があります。無料で使えるものから、初期費用がかかったり、月々定額支払うもの、タスク機能がついているもの、グループチャットが無制限に構築できるものなど。

 

それぞれ使えるサービスや、利用に適した会社規模が違うので、どのビジネスチャットが自分の会社で使えそうか、じっくり検討する必要があります。

 

その中でも、特に利用者が多いといわれているのが、スラックとチャットワークです。

 

スラックは、アメリカはサンフランシスコにあるSlack Technologies, Incのビジネスチャットです。一方チャットワークは、日本は大阪に本社を置くChatWork株式会社のビジネスチャットです。どちらもビジネスの現場で重宝されています。

 

スラックとチャットワークには共通点も多く、グループチャットの作成、ファイル添付が簡単、過去ログの検索が簡単、PCだけでなくタブレットやスマホからでもアクセス可能など、ビジネスに欠かせない機能が充実しています。

 

スラックならではの機能

 

スラックには、スラックならではの機能がもちろんついています。特に1番の特徴といえるのが、300近い外部アプリやサービスとの連携です。

 

例えば、Googleカレンダーと連携させて、スケジュール通知をスラック上で行うことが可能です。ツイッターやインスタグラムなどと連携することで、各アプリに投稿した内容をスラック上に投稿させることもできます。

 

また、プログラミング言語をスラック上で共有できる機能もついているので、エンジニアの方に、とても人気のあるビジネスチャットです。

 

チャットワークならではの機能

 

チャットワークは、ネットにあまり慣れてない人でも簡単に使えるよう親切に設計されたビジネスチャットです。

 

チャットワークのさまざまな機能の中でも、特に大きな特徴がタスク機能です。複数人へ、または、個人宛に期限付きのタスクの作成と管理をチャット内で簡単に行うことができます。作成されたタスクは完了報告するまでチャットワークの画面上に表示されるので、うっかり忘れてしまうこともありません。

 

まとめ

社内連絡は、業務上欠かせないものですが、そればかりに気をとられていたら肝心の仕事が進まなくなります。ビジネスチャットを導入することで、社内連絡を今まで以上にシンプルかつスムーズに行い、作業へのやる気を低下させることなく仕事を続けることが可能となります。

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