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経営層が見逃しがちな「総務が困る20のこと」

会社によって総務の仕事内容は、千差万別です。庶務の仕事から経理や秘書の仕事まで、会社の何でも屋さんである総務の悩みは、現場で働いて自分でやってみないと理解できません。
  
縁の下の力持ちである総務の仕事を経営層が軽視すると、ゆっくりと基盤が崩れてしまう可能性があります。
  
しっかりと理解して基盤をしっかりするために、今回は経営層の方に知ってほしい総務の悩みについてまとめてみました。
 

総務にしか分からない悩みごととは?

 

手間のかかる請求書や契約書などの作成

 

会社によっては、総務が経理や営業の仕事を行う場合があります。直接クライアントと接していない総務が請求書や契約書などの書類を作成するのは、クライアントと直接話をしている営業が作成するより手間がかかってしまいがちです。

 

作成中に不明な点がでてきたら、都度その契約をとってきた社員に確認しなくてはならないため、作業が滞りがちになってしまうのです。

 

絶えず連絡が来る各部署の備品や消耗品の管理

 

会社の規模によっては各部署で必要な備品、消耗品などの管理や補充も総務の仕事になります。コピー用紙が切れた、パソコンの調子が悪い、ボールペンが足りない、など各部署から絶えず電話がかかってくると、そのときとりかかっている仕事を進めることもままなりません。

 

毎月やってくる給与計算

 

毎月毎月行わなくてはならない給与計算は、集中して一気に片付けてしまいたい総務の仕事の1つですよね。しかし計算途中にかかってくる電話対応で、また1から計算し直し、なんてことも総務ではよくある光景の1つです。

 

細かな調整が必要なオフィススペースの管理

 

社員全員が働くオフィススペースの管理も総務の仕事の1つです。毎日、社員が気持ちよく働けるように清掃業者を手配する必要があります。

 

また、オフィスを移転する場合などは、そのスケジュール管理や運送業者の手配、オフィススペースの賃貸や売買契約なども、通常業務と並行してやらなくてはなりません。

 

社員全員のための福利厚生の管理

 

福利厚生が充実している会社であればその分、総務が負担する福利厚生関連の仕事も増えていきます。福利厚生は、社員が気持ちよく仕事に取り組めるためにあるものなので、会社によってその中身はさまざまです。

 

住宅手当がある会社の場合は対象となる社員の手続き、保養施設が充実している会社の場合は休暇で保養施設を利用したい社員の申請手続きなど、幅広い対応をしなくてはなりません。

 

アポ有りアポ無し関係無しの来客対応

 

アポがあろうとなかろうと、外部からお客様がいらっしゃったら、そのご案内や打ち合わせ場所へのお茶だしなども総務の仕事の1つです。

 

事前に該当部署から連絡があれば仕事の調整もしやすくなりますが、事前連絡が全くない状態での来客対応の場合、相手によっては15分から30分近く、その対応に時間をとられることになってしまいます。

 

社内イベントの企画とその運営

 

株式会社であれば避けては通れない株主総会や社員全体が出席する社員総会など、さまざまな社内イベントの企画とその運営も総務の仕事になります。

 

社員全員の働きやすさを求めた社内制度の改善

 

社員が働きやすい社内制度を整えるのも総務の大切な仕事です。

 

社員の数が多くなればなるほど、それぞれが会社に求める働きやすさは多様化していきます。どのように社内制度を改善すべきか落としどころをみつけるのは、容易ではありません。

 

まるで社内郵便局のような仕分けと配布と回収

 

毎日大量に届く郵便物や宅配便などは、総務が全て管理しています。

 

それぞれの宛先を確認し、部署毎に仕分けし届ける、また、それぞれの部署で発送したい郵便物や宅配分の回収という、社内郵便局のような仕事も行わなくてはなりません。

 

急に発生する冠婚葬祭に関する手続き

 

社員の冠婚葬祭はもちろんのこと、取引先や社員の身内の冠婚葬祭への対応も総務の仕事です。

 

お祝い事は事前に分かっている場合がほとんどなので、前もって予定を組みやすいですが、葬儀の場合は連絡が突然やって来る上、迅速な対応が求められます。

 

企画書やプレゼン資料の作成のお手伝い

 

各部署で作成される企画書やプレゼンのための資料作りのお手伝いも総務の仕事の1つです。

 

社員数の多い大企業の場合は庶務の仕事になりますが、あまり社員数が多くない企業の場合は庶務的業務を総務が担っていることが多いです。

 

領収書の催促も経理の仕事

 

経理の仕事も兼ねている総務の場合、各社員に提出してもらう領収書などの管理やチェックも行わなくてはなりません。

 

記載されている明細や発行日に不備があると経費で落とすことはできなくなるので、その旨を該当社員に伝えたり、経費で落として欲しい社員の交渉に対応したりと、何かと手間がかかる業務の1つです。

 

会社に関するさまざまな文書の管理

 

総務では、社員名簿や株主名簿などのほか、契約書、株主総会や取締役会での議事録など、会社に関するさまざまな文書を管理しています。

 

それらの文書をいつでもすぐに取り出せるように効率よく管理しておかないと、必要な時に毎回探さなくてはならず、余計な手間がかかります。

 

募集面接採用などの人事

 

いつ、どのような人材をどれくらい募集するか、面接結果の通知、その後の手続き、研修のための準備なども総務の仕事の1つです。

 

各部署の必要な人材に合わせた募集要項作成や、内定後の研修内容のすり合わせなど、該当部署との連絡がスムーズにいかないと業務も滞りがちになってしまいます。

 

社員全員の勤怠管理

 

社員全員分の勤怠管理も総務の大切な仕事の1つです。

 

タイムカードやExcal、出勤簿など、勤怠管理にはさまざまな方法がありますが、それらが正しく記入されているか、残業時間の確認なども総務が行わなくてはなりません。

 

不明瞭な時間の記載があったときなどは該当社員や該当部署に逐一確認しなくてはならないため、手間のかかる仕事です。

 

予定確認から手配までこなす秘書業務

 

会社によっては重役の秘書業務も行います。毎朝の予定確認から、急な変更の調整、車や人、資料の手配など、ありとあらゆる仕事をこなさなくてはなりません。

 

秘書業務のみに従事できない場合、他の業務と並行して行わなくてはならないため、常に猫の手も借りたい状態になってしまいます。

 

各部署から集まってくる契約書のリーガルチェック

 

専門部署がない場合、契約書が法律に違反していないかどうかをチェックするのも総務の仕事となります。

 

場合によっては、契約書を作成した社員に記載されている内容について、確認をとりつつ行わなくてはならないので、時間と手間がかかります。

 

集計から入力まで行うデータチェック

 

細かな数字がびっしり書かれた資料を元にデータ集計や入力、チェックなども総務が行うことが多い仕事です。

 

資料に書かれているデータにミスがあった場合、逐一、データ作成者に確認をとらなくてはなりませんが、そのデータを作成した社員が社外にいたり、会議中の場合は、メールや電話でも確認がとりづらく、業務が滞りがちになってしまいます。

 

人手不足な部署に駆り出される

 

社内の何でも屋さんである総務は、一時的に人手が足りない部署へ助っ人として駆り出されることもあります。

 

ある程度人数がいる総務なら、それでも仕事をまわすことは可能ですが、人の少ない総務の場合、他部署の仕事を手伝いながら総務の仕事もこなさなければならないという状況が発生することもあります。

 

総務の仕事相手である社員とのやりとり

 

会社全般のさまざまなことを、一手に引き受ける総務の一番の仕事相手は社員になります。

 

期日内に提出されない書類の催促や、不備のある書類の訂正など、日々、さまざまな社員とやりとりしなくてはなりません。メールや電話、または、直接その部署へ出向いてのやりとりは、時間と手間がかかるものです。

 

総務が困る原因の大半はレスポンスの悪さ

 

会社に関するありとあらゆる細々とした仕事を一手に引き受ける総務のお客さんは、同じ会社で働く社員だといっても過言ではありません。

 

他部署で対応できないことを総務が適切に処理するためには、該当部署との連携が非常に大切です。

 

しかし同じ会社内とはいえ、規模が大きくなればなるほど、社員同士での連絡も取りにくくなってしまいます。直接、該当部署まで出向く、電話する、メールするなど、さまざまな手段がありますが、どれも時間をロスしがちです。

 

また書類の確認で出向いた部署でお茶だしやコピー取りなどを頼まれ、なかなか総務に戻って来れないなどもよくある話です。

 

総務は営業部や企画部などと違い、会社への貢献度が目に見えにくい部署です。そのため同じ会社で働いていても、直接、会社の売り上げに結びつかない総務の仕事内容を理解していない場合も多くあります。

 

会社の縁の下の力持ちというポジションである総務がしなくてはならない仕事は、驚く程多岐にわたります。その仕事を次々と処理していくためには、他部署の協力がとても大切です。

 

書類の不備を指摘されたら早急に訂正する、総務に報告しなくていけないことは必ず期日内に報告し催促されないようにする、など、レスポンスが早くなるだけで、総務の仕事はかなりスムーズに処理できるようになるのです。

 

ツールを利用した総務の仕事効率化

 

ビジネスチャットでレスポンスの悪さを解消

 

社内での連絡をビジネスチャットに統一すれば、資料作成中にかかってくる他部署からの電話やメールに悩まされることがなくなります。

 

ビジネスチャットはSNSのチャット感覚で、仕事の話をすることが可能です。ビジネスチャットのほとんどはPCだけでなく、タブレットやスマホなどの端末からアクセス可能です。

 

また、メールのように、かしこまった文章から書き始める必要がなく、伝えたいことのみ書くことができるので、社内コミュニケーションのハードルを低くすることができます。

 

例えば総務から営業部に請求書の明細確認について行いたいときも、わざわざ営業部に電話したり、出向いたりする必要はありません。ビジネスチャットにその旨を書き込めば、相手が確認次第、チャット上で返事が返ってくるのです。

 

わざわざ該当部署に出向かなくてもすむ、ということは、出向いた先でお茶出しやコピー取りなど他の仕事を頼まれることもなくなり、総務の仕事に集中しやすくなるということです。

 

取次不要の無人受付システム導入でs総務の負担軽減

 

来客対応も総務の大切な仕事とはいえ、来客のたびに仕事を中断していては、進めなくてはならない仕事もなかなか進みません。そしてビジネスチャットだけでは、残念ながら来客対応まではできません。

 

来客対応には、ipadを使用した無人受付システム「RECEPTIONIST」がおすすめです。

 

従来ならば来客時には総務が受付から内線電話で担当者に取り次いでいましたが、RECEPTIONISTでは来客時にチャットツールを介して直接担当者に連絡がいくので、総務が受付業務を行う必要がありません。

 

チャットワーク、Slack、Oneteam、Workplace、そしてLINE WORKSと5種類のビジネスチャットに対応しているので、すでにこれらのビジネスチャットを導入済みの会社ならば、すぐにRECEPTIONISTを使用することが可能です。

 

RECEPTIONISTは受付業務を簡易化するだけではありません。従来の受付業務ではお客様に手書きして頂いていた来客リストですが、これもRECEPTIONIST使用時のデータで管理可能、そのデータを営業活動に利用することもできます。

 

ipadを使用するRECEPTIONISTですが、設定や管理にipadを直接操作する必要はほとんどありません。Web上で全て操作ができるので、総務にいながら受付に置いたipadの管理が可能となり、さらに総務の仕事を軽減することができるのです。

 

まとめ

 

縁の下の力持ちである総務の仕事は、実に多岐に渡るため、他部署にはその大変さがなかなか伝わりにくく、迅速に対応してもらえないこともあります。

 

ビジネスチャットを導入すれば、総務があちらこちらに奔走する必要も、電話やメール対応に追われることもなくなるので、自然と仕事の処理スピードをあげることが可能です。

ビジネスチャットを活用した受付システムで、ムダな来客対応を0に

iPad無人受付システムRECEPTIONISTは、ビジネスチャットを介してお客様の来訪を担当者に直接お知らせします。これまでの取次業務がなくなり、無駄な時間をカットすることで仕事にもっと集中できます。

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