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仕事のスピードが速い人は何故ビジネスチャットを使うのか?

仕事の処理スピードが遅くなってしまう大きな原因のひとつに、社内や取引先との連絡に時間がかかる。というものがあります。大切な連絡がつかず仕事が停滞してしまうことはありませんか?ビジネスチャットは連絡待ちの時間を大幅に削減し、仕事の処理スピードをあげる手助けをしてくれます。

 



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仕事のスピードを上げるためにできることとは?

仕事で時間がとられるのは連絡待ちの時間

 

仕事の処理スピードをあげたいと思っていても、クライアントや社内での連携が上手くとれていないと、なかなかそうもいきません。個人でできる仕事は早く仕上げても、クライアントへの確認や、社内での連絡が上手くまわらないと、待ち時間で時間がとられてしまいますよね。

 

「ここさえ確認できれば、すぐに仕事が片付くのに」「A案かB案かの確認がとれないと仕事が先に進められない」と、いつ読んでもらえるか分からないメールを何度も送ったり、留守電に何度もメッセージを残すのも気がひけます。

 

この待ち時間をいかに短くすることができるかで、仕事の処理スピードは大きく変わってきます。

 

メールは開かないと確認できないだけではありません。メールを開く、読む、返信用ページを開く、返信を書く、送信する。と、工程が多くなるため、どうしてもレスポンスが遅くなりがちです。また、電話の場合、電車やレストラン内など通話不能だったり、留守電の内容の確認すら難しいこともあります。

 

そのためメールと電話だけでは、連絡がなかなかつかず仕事が停滞してしまう場合がでてくるのです。

 

ビジネスチャットを使うと連絡が早くなる

PCでもスマホでも使用可能なビジネスチャット

 

ビジネスチャットは、すでに世の中で認知されている多くのSNSと同じような機能を備えています。

 

ビジネスチャットの種類によっては、タスク機能やチャットにピン留めして、チャットリストの上位に表示する機能など、ビジネスに特化したさまざまな機能を使うことができます。また、一般的なSNSよりセキュリティ面で強化されているものも多いので、守秘義務が伴うビジネスシーンでの使用に最適です。

 

ビジネスチャットは、PCだけでなく、スマホやタブレットなどのモバイル端末でも利用可能です。通話ができない外出先や移動中でも、いち早く連絡事項を確認できます。また、ビジネスメールには欠かせないかしこまった挨拶文などから書き始める必要がないため、仕事に必要な情報だけをさくさくと交換し合うことができます。

 

ビジネスチャットの使い方とは?

チャット機能やタスク機能で仕事を逃さない

 

ビジネスチャットには、仕事用に特化したさまざまな機能がついています。

 

その仕事に関わる全ての人が参加できるグループチャットや他の人には聞かせたくない話ができる個人チャット。期日付きでチャット相手に要件を依頼できるタスク機能、流れの速いグループチャット内でも、自分に関係する話題をすぐに見つけることができるTo機能などがあります。

 

複数の仕事を同時進行していても、このタスク機能やTo機能があれば、既読スルーや未読スルーを防いで、確実にレスポンスを返すことができます。また、これらの機能が使われると、スマホやタブレットなどの端末でも逐一通知が届くのですばやく確認する事が可能です。

 

ビジネスチャットを使いこなそう

複数の仕事の管理も出来るビジネスチャット

 

ビジネスチャットなら、同時進行している複数の仕事についても簡単に管理することができます。優先度の高い仕事のチャットには、ピン留めをし、ずらりと並ぶチャットリストの上位に常に表示させておくことが可能です。

 

また、チャットの内容は全てログが残ります。特に長期に渡る仕事の場合、最初に打ち合わせした内容が徐々に変わっていってしまうことも多々あります。そのような場合、チャットのログを遡って、内容を確認し直すことができます。

 

チャット参加者が多すぎて過去ログから相手の発言を見つけ出しにくい場合は検索機能を使いましょう。チャット発言者の名前と遡りたい期間を指定して検索するだけで、該当の発言を簡単に見つけることが可能です。

 

また、口頭や電話での打ち合わせにありがちなのが、言った言わないのやりとりです。

 

「〇〇っておっしゃってましたよね?」「〇〇ではなく、△△と申し上げましたが?」など、前回までの打ち合わせ内容のすり合わせに時間がとられることもよくある話です。

 

ビジネスチャット上での打ち合わせの場合、過去ログを新しいメッセージ内で引用するとその過去ログ発言時の日時や発言者の名前が自動で追記されるので、打ち合わせもスムーズに進めることが可能です。

 

まとめ

ビジネスチャットは仕事を円滑に進めるのに欠かせないビジネスツールのひとつです。ログが残る代わりにレスポンスが遅くなりがちなメールと、直接話ができる代わりに相手都合で繋がらないことも多い電話、それぞれのメリットを取り入れたビジネスチャットを使って、仕事の処理スピードをあげてくださいね。

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