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リモートワークを実現するために、なぜビジネスチャットが必須なのか?

リモートワーク可能な会社環境を整えるにはビジネスチャットが必要なのはわかっているが、実用性が今ひとつ分からない、とお悩みではありませんか?そこで、リモートワークで起こりがちな問題とその解決方法にスポットを当て、ビジネスチャットの有用性について説明します。

 

リモートワークという働き方のメリットとデメリット

ワークライフバランスやダイバーシティ推進などで話題のリモートワーク。育児や介護で家を離れられない人でも、合間で仕事ができるという人は少なくありません。そういった隙間の労働力を活用する施策として、注目が集まっています。

 

ただ、実際にリモートワークを自社に取り入れる場合、勤怠管理などの懸念材料が多く足踏みをする会社が多いのではないでしょうか。まずはリモートワークそのものを知り、メリット、デメリットをしっかり押さえましょう。

 

リモートワークという働き方

 

リモートワークとは職場に出社せず、別の場所(自宅やSOHOオフィスなど)で情報をやり取りしながら働く勤務形態のことを指します。在宅勤務やテレワークも同義語ととらえて良いでしょう。

 

育児や介護などの理由で職場に通えない人のために導入を考える企業が増えています。ただ、本格的な制度導入にはいくつかの壁を乗り越える必要があります。

 

ではリモートワークが導入された際のメリット、デメリットを見ていきましょう。

 

リモートワークのメリット

 

リモートワーク導入によるメリットを労働者側の視点で見ると、主に以下の3点が挙がります。

 

  • ・通勤時間が不要
  • ・ワークライフバランスの実現
  • ・家庭の事情で自宅にいる時も自宅から仕事ができるので会社を辞めなくて良い

 

通勤時間が不要な点が特に大きなメリットです。例えば通勤に片道1時間半かけている人なら、1日あたり3時間は自分の時間が取り戻せます。育児や介護で断続的にしか時間を取れない人が就労可能な点も利点でしょう。

 

会社側のメリットは主に4点。

 

  • ・場所の制約なく人を雇うことができ、より優秀な人材を確保できる可能性が上がる
  • ・優秀な人材が家庭の事情などで流出してしまうことを防げる
  • ・メールやチャットなどで仕事をドキュメント化する習慣がつき利便性が向上
  • ・通勤手当の支給が不要

 

会社にとってはいずれも有益ですね。一方、リモートワークには当然それなりのデメリットも。

 

リモートワークのデメリット

 

リモートワーク導入によるデメリットを労働者側の視点で見ると、1点存在します。

 

  • ・対面よりもコミュニケーションに時間がかかる場合が多い

 

リモートワーク最大の弱点は、直接的なやり取りよりコミュニケーションに時間がかかる場合が多い点です。面と向かって話せば5分で済むことが、チャットやメールでは相手の在籍状況によっては1時間以上かかることも。この点は、リモートワークを始める上で何としても解決しておきたい点です。

 

会社側のデメリットは主に2点。

 

  • ・勤怠管理がしにくい
  • ・進捗管理がしにくい

 

会社としては相手がオンラインでないと進捗状態をすぐに管理できず、スムーズなチーム運営ができなくなるのでは、という不安が発生します。

 

ビジネスチャットが解決するリモートワークの問題点

このようなリモートワークのデメリットを解消するコミュニケーションツールがビジネスチャットです。具体的に見ていきましょう。

 

即時レスポンスでメールよりスピード感あるコミュニケーションが可能

 

メールベースでのやり取りだと、レスポンスにタイムラグがあります。また、リアルタイムでメールのやり取りをしていると、過去のやり取りを掘り起こすのも大変です。ビジネスチャットは、この問題を解決します。相手からの即時レスポンスでコミュニケーションの密度が高まり、チャット上のやり取りがすべて文字で残るため、過去の発言を参照するのも簡単です。

 

また、ビジネスチャットで仕事を始める時と終わる時に一言「これから仕事を始めます」「今日は仕事終わります」と管理者に声をかけるルールを敷くことで、ある程度勤怠管理も楽になります。

 

案件ごとの会議室で情報の共有

 

チーム共通の会議室や案件ごとの会議室を作ってやり取りすることで、自然と情報の整理ができる点もポイント。また、必要な人だけしか情報を見ることができないので、情報セキュリティの観点からも有益です。

 

タスク管理で進捗管理もサポート

 

ビジネスチャットにはタスク機能が標準装備されている場合があります。これを利用して必要なタスクを必要な期間、必要な人数に送信、完了したらタスクを完了して通知、という形を徹底すると進捗管理が楽になります。

 

リモートワークでのビジネスチャットを導入する時の注意点

リモートワークを導入する上で、ビジネスチャットは有用であるという説明をしてきましたが、導入時には気をつけたい点がいくつかあります。順番に確認していきましょう。

 

大切な情報も流れるため情報をストックするツールは別に必要

 

ビジネスチャットでは、大量の情報が行き交い、大切な情報が流れがちになります。ビジネスチャットは、共時性のコミュニケーションには強いですが、情報蓄積型のコミュニケーションには向かないと考えておいた方が良いでしょう。

 

進捗管理表やマニュアルなど、ストック情報はオンラインドキュメントに保持し、いつでも閲覧可能な状態にしておきましょう。また、時間のかかる作業は自分でタスク化してすぐに見られるようにしておくのも良いでしょう。

 

コミュニケーションコストの増大に注意

 

いくらビジネスチャットが優れているとはいえ、やはり顔を合わせて会話をする方が、より多くの情報が交換できます。文字にする分自然とアーカイブできているというメリットはあるのですが、コミュニケーションコストはどうしても増大します。多人数の場合は、工夫して小さなチームに分けるなどの対応をした方が良いでしょう。

 

キーマンにコミュニケーションが集中しない配慮が必要

 

ビジネスチャットは、おしゃべり感覚ですぐ相手に話しかけることができますので、ついつい自分で調べればわかることも他人に聞こうとしてしまい相手の時間を削ってしまう、ということがままあります。この状態を放置すると、何でも知っているキーマンに質問が集中して貴重な時間が浪費される事態に発展します。

 

これは、リモートワークでなくても起こることです。ただ職場であれば相手の状況を見て認識することができるため、このような現象は防げます。しかしチャットだと相手の様子が分からないため、このような事態が通常より発生しやすいのです。

 

チーム全員に根気良く「自分で調べられることは自分で」という姿勢を忘れないように注意喚起するか、ナレッジベースを作ってチームで共有して、対策しましょう。

 

まとめ

リモートワークは、労働者にとってはワークライフバランスを実現でき、会社側にとっても交通費や人件費のコスト削減ができる魅力的な働き方だと言えます。遠くの人たちとすぐにコミュニケーションが取れるツールであるビジネスチャットは、リモートワークを実現するために必須のツールです。

 

ビジネスチャット特有の注意点もありますが、運用時の工夫と他のツールを併用することで問題は解決できます。リモートワークを始める際は、ビジネスチャットの検討を始めてみてはいかがでしょうか。

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