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ビジネスチャットを導入する3つのメリット

「ビジネスチャットのメリットって何だろうか?」

 

これまで社内コミュニケーションの方法として慣れ親しんだ、対面での会話、メール、そして電話というツールを、ビジネスチャットに変更するメリットについて、今回はお伝えしていきます。

 



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いつでもどこでも会議が可能

 

チャットは会話の目的別に作られたそれぞれの1つのページに、複数の人が会話のように同時にメッセージを書き込んでいきます。そのため、チャットに参加している人はいつでもその会話内容を確認することができますし、複数の人にへの報連相が可能になります。

 

PCからでもスマホからでも確認できるため、どこにいても会話に参加することが可能です。

関連記事:ビジネスチャットとは?仕事におけるコミュニケーションの新しい形

 

つまり、いつでもどこでも会議をすることができます。

 

具体例をあげます。

 

ビジネスチャットツールで最も知名度の高い「Slack」では、指定した人だけを招待してグループを作る「チャンネル」という機能があります。プロジェクトや部署などのテーマごとにこのチャンネルを作成し、そこに必要な人を招待してチャットで会話することで、いつでもどこでも会議をすることができます。

 

また、決定権を持つ上司の方は、チーム内で話し合っている内容も文脈もチャットの履歴を見れば一目瞭然なため、「なぜ、こういう結論になったのか?」などの面倒な確認が不要となり、スピーディーにプロジェクトを進めることができます。

 

また、リアルな会議では、関係者の時間を拘束し、その人数が入れる会議室を確保し、その人達全員を集合させないと開催できませんが、ビジネスチャットなら、他の仕事をしながらでも、たとえ遠くにいても、会議室を使わずにWEB上で開催することが可能になります。

 

会議で生じる無駄な要素が省かれます。

  

対面で会議をするよりもチャットで話をする方が相手から感じるプレッシャーも少ないので、言いたいことが言えない会議になる可能性もが低くなります。それにより、質の高い議論ができることでしょう。

 

ネット環境さえあれば、いつでもどこでも会議が可能になるのは、ビジネスチャットの魅力です。テレビ電話機能がついているビジネスチャットを使えば、複数人で対面しながらの会議も可能になります。

 

たまには対面しながら話をすることも大切ですよね。

 

プロジェクト管理が劇的に楽になる

 

プロジェクト管理を行う上で大切なのは、情報共有、スケジュール管理、課題管理、であると言われています。この中でビジネスチャットは、情報共有の部分に最もメリットがありますが、それだけではありません。

 

5つに分けてお伝えします。

 

 

1、管理職でも現場の濃い情報を入手できる

 

プロジェクトのコミュニケーション手段としてビジネスチャットを導入することにより、簡単に情報共有が可能になります。それだけでなく、結論に至った文脈もわかるようになりますので、管理職の方は、「現場がどのような流れで決まった結論なのか」「どういう温度で決まったことなのか」もがわかりやすくなります。

  

2、緊急性の高い情報共有が全員宛に即時に伝達できる

 

プロジェクトを進行していると、緊急の対応、が必要になることが多々あります。

 

いつでもどこでも会話が可能なビジネスチャットでは、各担当者がプロジェクトの進捗をチャットに報告すると、プロジェクト該当者は全員が把握できますので、各々が対応しなければいけない事を認識できます。また、対応方法が不明になっている場合は、全員に意見を求めて問題の解決時間を短縮できます。

 

また、リアクションの無い担当者には、メンションをつけることで重要性を伝えられますので、大切な連絡を担当該当者が見逃さないように通知することも可能です。

 

3、未経験者にも優しいコミュニケーション

 

チャット内ではテキストコミュニケーションになるため、具体的でわかりやすい言葉を使ってコミュニケーションする必要があります。そのため、経験が浅い人がプロジェクトに参加している場合でも、認識ミスが起こりづらくなり、また、すべてのチャットの履歴が残るため、知らない専門用語が出てきたとしても、その場ですぐに調べることが可能になります。

 

4、タスクのステータスの変化を可視化できる

 

世の中には様々なタスク管理のツールがあります。

 

例えば、Trelloやjooto、Workstreamsなどです。

そして、それらの殆どが、ビジネスチャットと連携して使うことが可能です。連携すると下記のような通知がビジネスチャットから受け取ることができるようになります。

 

・自分に新規タスクが割り振られた時・待ち状態だったタスクが進行できる状況になった時

・自分が参加してるプロジェクトのステータスが更新された時

 

こうした連携をすることにより、タスクを見える化するだけでなく、そのステータスの変化までもリアルタイムに可視化することが可能になるため、業務効率が上がるだけでなく、プロジェクトの進行具合も随時正確に把握することが可能になります。

 

5、グループ分けで情報の整理ができる

 

ビジネスチャットは会話内容の目的に合わせてグループ分けをする機能があります。

 

このグループ機能を使う事により、目的毎に複数のグループチャットを用意できるため、更新のあったグループ名を見るだけで、何についての議論で更新があったのかをすぐに把握することができます。

  

例えば、1つのプロジェクトを進める時に

 

1、企画・仕様について議論するグループ2、デザインについて議論するグループ

3、開発に関することについて議論するグループ

4,営業状況・マーケティングについて情報共有するグループ

5,決定事項のみをアナウンスするグループ(ReadOnly)

 

 

など、5つに分けるだけでもプロジェクト担当者は情報の仕分けができ、各グループを見るだけで状況が掴めますので、管理、進行、再確認がしやすくなります。

 

全てがメールよりも簡単に

 

メールでは時間がかかって面倒になることが、ビジネスチャットではとても簡単になります。

 

1、修正が可能

 

「うわ、送ってしまった。。。」

 

メールを送信後に送る内容の間違いに気付き、このような気持ちになってしまった経験はありませんか?

 

メールを一度送信してしまうと、内容の修正をする事ができません。内容訂正の為に、再度メールを作成しなければいけなく、時間がとてもかかってしまいます。しかし、ビジネスチャットでは送信後にテキストの修正をする事が可能です。

 

2、「●●様 お疲れ様です、■■です」が不要で、気軽にすぐに返信ができる

 

メールのように「お世話になっております。」などの冒頭の定型文の必要がなく、チャットは会話のような感覚ですぐに返信をするため、1通1通に時間がかかりません。なので、スマホでも気軽に返信することができるため、どこにいても即座に対応が可能です。

 

移動中であれば、スマホですぐに返信ができますし、PCでも短文ですのでサクっと返信する事ができます。これまでのメールと比較すると気を使う要素が圧倒的に減ります。

 

3、履歴検索が簡単

 

ビジネスチャットでは、送付ファイルややりとりの内容などを検索窓に関連ワードを入力するだけで簡単に検索する事が可能です。

 

メールであれば、キーワードで検索し、検索結果に表示されたメールの件名のリストを見ながら一つ一つ開いて確認するという流れでメール内容を確認する必要がありますが、ビジネスチャットの場合、開かなくてもメッセージ内容が見れるため、すぐに目的のメッセージを見つけることが可能です。

 

とても楽になりますね。

 

 

ビジネスチャットのメリットを最大に

 

 

ビジネスチャットには上記で記述したようなメリットがたくさんあります。社内コミュニケーションを円滑にする事により、会社全体の動きが早くなり、ビジネスのスピードも早くなります。

 

導入直後は操作方法などの教育時間や慣れるまでに多少は時間が必要になりますが、ビジネスチャットは直感的に使えるような仕様になっているものが大半を占めていますので、その時間はほんの少しです。

 

この機会に是非ともビジネスチャットの導入を考えてみてはいかがでしょうか。

 

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