メールと電話をやめると生産性があがる3つの理由

ビジネスにおいてコミュニケーションはとても重要な要素ですが、無駄なメールや非効率的な電話は生産性を落とす要因となります。しかしコミュニケーションをしないわけにはいきません。そこで今回は生産性を向上するコミュニケーションツールとして、ビジネスチャットを紹介します。

 

理由1.無駄なメールに時間が浪費されなくなる！

無駄なメールが生産性を下げる！

 

そもそも対面での話が必要であったり、電話で話すべき内容であったりするにも関わらず、間違った使い方でのメールの使用が生産性を下げる要因になっています。

 

もちろん、純粋に無駄であったり意味もないメールを送る事も含まれます。このため、メールの使用制限をする企業も増えているのです。

 

メールを読んで返信が必要であれば返信を書く。その行為だけでも数分の時間がかかります。大切なメールや必要なメールであれば問題ありませんが、後でも良いものや必要ないメールも多いです。

 

そんなメールに費やす時間は無駄と言えるでしょう。もちろん送る側も同様です。

 

特に社内メールであれば受信者、送信者双方で時間が浪費されてしまいます。逆に言えば、これを無くせばその分の生産性は確保できるのです。

 

メールより電話の方が生産性が上がる！

 

メールはコミュニケーションを取りたいと思う相手がどのような状態でも連絡ができるので送り手側の視点では便利なツールです。

 

一方、メールは文章だけで相手に伝えなければならず、感情や気持ちが汲み取るのが困難なコミュニケーションツールでもあります。

 

それに対し電話は、声のトーンや話し口調によって感情や微妙なニュアンスを伝えることができます。状況の深刻さを伝える必要がある時にはメールではなく電話をした方がスムーズに事が運び、無駄が省けます。

 

電話であれば、コミュニケーションを取りながら同時進行で作業を行うこともできるため生産性も上がります。メールで確認しながら返信を待って作業するよりも、はるかに早く作業を終えることが可能です。

 

理由2.非効率な電話が生産性を落としている！

無駄な電話は生産性が下がる！

 

ビジネスにおける電話では挨拶や世間話がたびたび展開されます。コミュニケーションを取る意味では重要なことですが、無駄な時間であることもまた事実です。

 

また電話は常に受信可能というわけではありません。携帯電話の普及により昔に比べかなり利便性は上がりましたが移動中や会議中など、通話不能なシチュエーションは数多く存在します。

 

さらに通話中は仕事の手が止まりがちになります。同僚との会話であれば業務と並行しての通話でも特に問題はありませんが、上司や顧客の場合だとそうはいきません。

 

丁寧で親切な電話こそ生産性が下がる要因！

 

電話の生産性の低下に寄与している最大の要因、それは親切、丁寧であることです。「？」が浮かぶ方も多いでしょうが、簡単に言えば「親切で丁寧な対応をすると通話時間が自然と長くなる」ということです。

 

用件だけ手短に伝えればほんの数分で終わる会話も、相手への礼儀が必要となると話は別です。失礼のない表現を頭の中で用意しアウトプットする。
そしてそれを実際に発声する。相手の反応をうかがい次を考える。というフローを繰り返すうちに時間を浪費してしまうのです。

 

親切や丁寧は美徳ですし、またビジネスマナーとして必須ではありますが、同時に電話応対の時間を長引かせる原因にもなるのです。

 

理由3.メールと電話の無駄は完全には省けない！

生産性が下がる無駄が多いコミュニケーションツール！

 

ビジネスにおいてコミュニケーションは必須です。しかしメールと電話はこれまで述べたようにどちらも無駄が発生しやすいツールです。

 

無論どちらにも利点はありますが生産性の視点で見るとどうしても難があるのです。

 

メールや電話の無駄を省くことはできないのか？

 

今までの話から、メールや電話の無駄を省く、ということは簡素化とレスポンスの向上によって解決可能ということがわかります。ですがメール、電話でそれが可能でしょうか。

 

実際には難しいでしょう。

 

例えばメールをすぐ返せるように待機しつづけていたら他の業務に差し支えますし、長話が好きな取引先の社長さんに「話が長い」と言うことは不可能です。

 

ではこれらの問題点は解決不能なのでしょうか。実はビジネスチャットの導入により、解決可能なのです。

 

生産性向上が図れるコミュニケーションツール！

ビジネスチャットの有用性

 

昨今、電話やメールに変えてビジネスチャットを導入する企業が増加しています。ビジネスチャットは電話とメール、両方の特性をあわせ持つハイブリットなコミュニケーションツールです。

 

電話の特性である直接的なやり取りは個人チャットによって可能です。

 

メールの特徴である簡易の文書として残す機能は、ビジネスチャットのタスク機能で代用ができます。また、秘匿性に関しては高度のセキュリティによって保護されています。

 

ビジネスチャットはアプリで提供されているものもあり、利便性もメールと同等か、それ以上です。

 

このように、ビジネスチャットの基本機能だけで電話やメールの問題点を解決することができます。

 

さらに、グループチャットを利用することによって多人数でのやり取りも可能となります。イメージとしては会議室を簡単にいくつも持てる感じです。

 

他にもビジネスチャットの種類によって様々な機能がありますが、ここでは割愛致します。

ビジネスチャットで生産性の向上を！

 

生産性の向上という視点に立った場合もビジネスチャットは有用で、これまで電話やメールで浪費してきたコミュニケーションコストを軽減することができます。

 

先の例でいえばメールと違い、ビジネスチャットは業務をしながらでも返信可能です。確かに返事を待つこと自体は変わりはありませんが、メールと違い枕詞や表現をある程度省略することが可能で、話をするようにぱっと返事をすることができます。

 

そのためメールより意識を割く必要がなく、集中して仕事をすることができるため、生産性の向上につながります。

 

また電話の場合は一方的に話をされる長話でも、それに対し相槌を打つ必要があり、またきちんと聞かなければ失礼に当たるためその間は作業が滞ります。

 

一方、ビジネスチャットの場合は相手が打ち終わるまで別の仕事をしていても問題ありません。

 

相手のチャットが完結してからゆっくり返事をすればよいですし、正当な理由があれば返事を伸ばすことも気兼ねなく伝えられます。

 

上記を例示として生産性の向上という観点からも、ビジネスチャットは有用である、ということが分かるでしょう。

 

まとめ

メールや電話はコミュニケーションツールとして、今までとても重宝されていました。その反面でコミュニケーションコストがかかるツールでもありました。

 

これからは、無駄を減らし生産性を上げるコミュニケーションツールとしてビジネスチャットの導入が期待されています。