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「ECRS(イクルス)の原則」を使った業務効率化する方法

「ECRS(イクルス)の原則」を聞いたことがありますか?これは業務改善の方法についてその順番と見方を説明したものです。イクルスの原則に沿って業務改善をしていくことで、最小限のリスクで大きな改善効果を見込めます。そこで今回は、このイクルスの原則を使って業務効率化する方法をご紹介します。

 



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ECRS(イクルス)の原則は業務効率化のフレームワーク

 

イクルスの原則は、業務効率化のフレームワークとも言われ、それは4つのフェーズから成り立っています。

 

  • ・Eliminate:不要な業務を捨てる。
  • ・Combine:似た仕事を一緒にする。違う仕事は分ける。
  • ・Rearrange:作業をあるべき流れに入れ替える。
  • ・Simplify:簡素化する。

 

それでは、順番にもう少し詳しく見ていきましょう。

 

Eliminate(不要な業務を捨てる)

 

イクルスの原則では、まず不要な業務を捨てるところから始まります。このフェーズをEliminateと呼んでいます。

 

業務の成果物そのものをなくすことができればかなりの作業効率化が可能です。生産工程なら、不要な工程がないかを探しましょう。日常業務についても、形骸化した会議やムダな報告業務がなくなれば効果が大きいです。

 

Combine(似た仕事を一緒にする・違う仕事は分ける)

 

次のフェーズはCombineです。似た仕事を一緒にしたり、質の違う仕事を同じ人がやっている場合は分ける、という考え方で作業を進めます。似た仕事を一緒にすると工数そのものを減少させることが可能です。

 

また、質の違う仕事を分離して類似性の高い仕事を合わせることで、業務がよりやりやすくなります。

 

例えば、似た仕事を別々の部署や人がやっているならひとつにまとめる、一人の人が色々な要素の仕事をしているなら分ける、というような形です。まとめる例や分ける例を示します。

 

  • ・まとめる例
    社内で別々の人間が法務関連の調査をしている→そのうちの1人に全て担当させる

 

  • ・分ける例
    エンジニアが事務作業に追われて本来の業務ができない→事務職を置く

 

Rearrange(作業などをあるべき流れに入れ替え)

 

Rearrangeは、作業を本来あるべき流れに入れ替えるフェーズです。一番効率よく仕事をできる順番に並べ替え、仕事の再設計をします。作業の順序だけでなく、作業場所、担当作業者も対象とします。

 

Simplify(簡素化)

 

最後のフェーズに当たるSimplify(簡素化)では、ここまでの工程で見直した後、業務実態を測定・分析して、さらに簡素化できる部分はないか探ります。この時点で業務改善に有効なツールやシステムを導入するかどうかの検討も可能です。

 

ビジネスチャット「Slack」でできる業務効率化

 

ここまで見てきた「イクルスの原則」を進めていく際に、ビジネスチャット「Slack」を導入することで業務効率化できる部分があります。それでは具体的に見ていきましょう。

 

Slackを使ったEliminateの一例(1)

 

Eliminateの一例として、ムダな進捗会議そのものをなくしましょう。そこで進捗会議用のチャンネルをSlackで作成します。その中に掲示する進捗管理表は、チャンネル内でファイル共有します。そこに全員が進捗を書き込むのです。マネージャーはその管理表を見て適切な処置を取ります。

 

Slackを使ったEliminateの一例(2)

 

ネットワーク上からのファイル共有はダウンロードに時間がかかり案外とストレスになるもの。この問題もSlackとboxの連携で解決できます。ファイルダウンロードの時間を効率化することで不要な待ち時間をなくせますよ。

 

イクルスの検討自体をSlackでやってみよう

 

Slackは気楽に情報交換できる場でもあります。業務効率化についていちいち会議を開いて考えるより、思いついた時に書き込めるような環境をSlackで作ることにより、業務効率化を手軽に検討できます。

 

イクルスの原則に則った業務効率化を検討するチャンネルをSlackで作成する手順も紹介しますので参考にしてください。

 

Slackでイクルスのチャンネルを作成

 

Slackでイクルス用のチャンネルを作ります。参加者は、実際に業務改善を考える人だけでなく、改善対象の業務をしている人たちも含めておくと良いでしょう。思いついた時に書き込み、好きなように返信して良い、というゆるめのルールにします。

 

その会議室では1人か2人ファシリテーターを立てておき、発言が活性化するような対応をすると良いでしょう。例えば、誰かが発言したらその発言を肯定しつつ、その発言に関係のある別の作業者に意見を求めるなどです。

 

各工程のプランなどはハッシュタグでまとめる

 

イクルスチャンネル内の意見はハッシュタグ(Eliminate、Combineなど)を付けて見やすくしましょう。チャンネル内の意見交換が活発化すると、過去ログが流れて見えにくくなりますが、ハッシュタグをつけておけばその問題を防げます。

 

まとめ

ECRS(イクルス)の原則について、その具体的な内容を説明した後、ビジネスチャットSlackを使用した業務改善の一例をご紹介しました。イクルスの原則を忠実にたどっていくことにより、飛躍的な業務改善が期待できます。イクルスの原則を学んで、業務をさらに効率化していきましょう。

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