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忘年会のお店どうする?何やる?仕事中でも幹事達の事前MTGが捗る理由

仕事が忙しい年末に忘年会の幹事に指名されてしまった方はいませんか?気の合う同僚と仕事帰りに飲むのとは違い、忘年会は日程調整や会場探し、余興決めなど事前に打ち合わせしなくてはならないことがたくさんありますよね。そこで、忘年会の打ち合わせがさくさく進むビジネスチャットについてご紹介します。

 

忘年会の幹事はなぜ大変?

 

やる事が多すぎる幹事の仕事とは?

 

忘年会の幹事になってしまうと、参加予定の同僚や上司などが出席しやすい日程の調整、出欠の確認、予算の確認、会場探し、メニュー内容の確認、会場予約、余興があるなら余興の準備やその係決め、必要なものの買い出しなど、通常の仕事以外に行わなくてはならない細々とした仕事がたくさんあります。

 

特に、「美味しい海鮮料理が食べられる店にしてくれ」「余興はビンゴ大会にして欲しい」など、忘年会参加者からの要望が出ている場合、幹事同士の打ち合わせの量も必然的に多くなってしまいます。そして、それが忘年会に参加する上司や取引先からの要望だった場合は特に念入りに打ち合わせしなくてはなりません。

 

通常業務と並行して忘年会当日までに間に合うようつつがなく準備を進めるためには、幹事間の迅速で円滑なコミュニケーションが非常に大切です。

 

ビジネスチャットで一斉連絡が可能に!

 

ビジネスチャットは幹事の強い味方

 

昼休みや仕事後の時間を忘年会の打ち合わせに使うと、プライベートの時間がかなり削られてしまいます。ただでさえ慌ただしい年末、忘年会の打ち合わせは、さくさくっとすませたいものです。

 

そういう場合におすすめなのが、ビジネスチャットです。仕事を迅速に進めるために、今や欠かせないツールのひとつであるビジネスチャットは、忘年会の打ち合わせにも活用できるのです。例えば、忘年会の日程調整や出欠の確認、決定事項の一斉連絡などはビジネスチャットを使えば簡単に行うことができます。

 

ビジネスチャットはパソコンだけでなくスマホやタブレット端末などでも使用が可能です。そのため、外出先でもすぐに確認することができ、打ち合わせのために幹事が集まる必要がありません。

 

個別タスクで忘年会参加者に確認を

 

既読スルーを防ぐタスク機能

 

返信期日をつけた個別タスクを使えば、「読んだけど頼まれてたことをやるの忘れてた」「読んだけど返信し忘れた」などの既読スルーを防ぎ、確実に依頼を遂行してもらえます。

 

特に、「忘年会の参加人数を決定し、1週間前までにお店に予約の連絡をいれなくてはいけない」「忘年会の余興でビンゴ大会をするから、当日夕方までに景品を準備しなくてはいけない」など、実行期日が決まっている場合、タスク機能を使って他の幹事にお願いすることで既読スルーを防ぐことができます。

 

「お店に予約を入れた」「景品を全て準備した」などタスクが完了したら、完了ボタンをクリック。それだけでそのタスクをお願いした幹事にも通知が行きます。メールのようにわざわざ完了報告を書く必要がありません。

 

この便利なタスク機能は、幹事同士の打ち合わせだけでなく、忘年会参加者への連絡事項にも使えます。忘年会の日時や会場決定など大切な連絡は、そのチャットに参加している全メンバーへの一斉メッセージ&タスク形式で送信します。内容を確認したメンバーにタスク完了ボタンを押してもらうことで、確認できていないのは誰なのか、すぐに把握することが可能です。

 

グループチャット、個人チャット、どちらも可能なビジネスチャット

 

個別で相談もできるビジネスチャット

 

ビジネスチャットならグループチャットでは話しにくいことを、幹事との個別チャットで相談することができます。

 

「家の事情で忘年会の途中で早退したい」「アルコールが飲めないから、乾杯のビールをウーロン茶でお願いしたい」「甲殻類アレルギーがあるから、中華料理屋さんは避けて欲しい」など、忘年会に対して盛り上がっているグループチャットでは言い出しにくいことでも、幹事との個別チャットなら、参加者も相談しやすくなります。

 

また、この個人チャットは、余興担当の参加者との打ち合わせにもおすすめです。ビンゴ大会なら景品やビンゴカードなどの購入について、パフォーマンスをしたいならそのパフォーマンス内容や持ち時間についてなど、ネタばれを防ぐ意味でも幹事との個別チャットでの打ち合わせが適しています。

 

このように、他の参加者には内緒で打ち合わせしたい時、個別に相談できる個人チャット機能がついているビジネスチャットは、大勢の参加者を取りまとめなくてはならない忘年会の幹事にとって大きな味方になってくれます。

 

まとめ

1年の終わりに仕事仲間と気兼ねなく飲める忘年会ですが、忘年会を全員が楽しむためには、幹事の事前準備が大きく関係しています。ビジネスチャットを上手く使って、仕事が忙しくても、忘年会の幹事もさくさく乗り切って、楽しい忘年会を開催しましょう。

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